प्राथमिक दस्तावेजों का अर्क। प्राथमिक लेखा दस्तावेज (मुख्य सूची)

लेखांकन एक वैज्ञानिक रूप से संगठित प्रणाली है जिसे वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों में उपयोग की जाने वाली जानकारी एकत्र करने, संसाधित करने, पंजीकृत करने और विश्लेषण करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। लेखांकन मौद्रिक शब्दों में व्यक्त व्यावसायिक लेनदेन को दर्शाता है।

लेखांकन के बारे में संक्षेप में, आप कह सकते हैं: "हर चीज़ की एक कीमत होती है!"। वस्तुओं और सेवाओं की खरीद और बिक्री का कोई भी लेनदेन, भागीदारों, आपूर्तिकर्ताओं और खरीदारों के बीच संविदात्मक संबंध, काम के घंटों और मजदूरी के लेखांकन से संबंधित श्रम संबंध - सभी को एक मौद्रिक "भाजक" में घटाया जा सकता है।

लेखांकन की सहायता से विभिन्न व्यावसायिक लेन-देनों का निष्पादन परिलक्षित होता है, जो स्वामित्व और गतिविधि के प्रकार की परवाह किए बिना किसी भी उद्यम की गतिविधियों को दर्शाता है।

लेखांकन डेटा की समग्रता आपको काम के अंतिम वित्तीय परिणाम को निर्धारित करने, आगे के काम के लिए संभावनाओं का विश्लेषण और निर्धारण करने की अनुमति देती है प्रदर्शन संकेतकों में सुधार करने के लिए।

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज: यह क्या है?

लेखांकन में प्राथमिक प्रलेखन लेखांकन का आधार है। यदि आप नेत्रहीन रूप से लेखांकन प्रणाली को घने पर्णसमूह के साथ एक फैलते हुए पेड़ के रूप में प्रस्तुत करते हैं, तो पत्तियां प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज हैं।

पत्तियां "शाखाओं" में एकत्र की जाती हैं - रजिस्टर, जिसमें से एक पेड़ का एक शक्तिशाली "मुकुट" बनाया जाता है - लेखांकन खातों के लिए सिंथेटिक लेखांकन, और एक शक्तिशाली हरा मुकुट एक खिलने वाले पेड़ की प्रतिज्ञा है, वे। कंपनी में सही और पूर्ण लेखांकन।

किस क्रम में किया जाता है, आप हमारे नए प्रकाशन में लिंक द्वारा पता लगा सकते हैं।

नमूना प्राथमिक लेखा दस्तावेज - टाइमशीट।

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज क्या है?

प्राथमिक दस्तावेज हैएक निश्चित नमूने का एक मानक रूप, लेखांकन की आवश्यकताओं के अनुसार भरा गया, सांख्यिकीय, कर, बीमा, बैंकिंग और अन्य अधिकारियों की पद्धति संबंधी सिफारिशें।

प्राथमिक दस्तावेजों के मानक रूपों को राज्य सांख्यिकी निकायों द्वारा अनुमोदित किया जाता है। विभिन्न संकीर्ण रूप से केंद्रित दस्तावेजों को मंत्रालयों और विभागों द्वारा गतिविधि के प्रकार द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

व्यावसायिक लेनदेन के निष्पादन के लिए प्राथमिक दस्तावेजों की आवश्यकता होती है, वे बिक्री-खरीद लेनदेन, पट्टे, रसीद और धन के व्यय, आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान के कार्यान्वयन की पुष्टि करते हैं। प्राथमिक दस्तावेज किसी संगठन में लेखांकन का आधार होते हैं।

प्राथमिक दस्तावेजों में सुधार

1. यदि यह सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म नहीं है, तो दस्तावेज़ को सही ढंग से फिर से लिखा जाना चाहिए, और क्षतिग्रस्त दस्तावेज़ को नष्ट कर दिया जाना चाहिए।

2. शीट के एक कोयले से दूसरे कोयले तक तिरछी लाल रेखा के साथ सख्त जवाबदेही के रूप को पार करें और प्रविष्टि को "रद्द" करें। क्षतिग्रस्त रूप को नष्ट न करें।

3. स्वीकार्य सुधार: एक पतली रेखा के साथ गलत प्रविष्टि को पार करें, शीर्ष पर सही प्रविष्टि करें, इसके आगे "बिलीव करेक्टेड" लिखें, अधिकारी पर हस्ताक्षर करें और उद्यम को सील करें।

4.यह वर्जित है!गलत प्रविष्टि को पूरी तरह से काट दें या छायांकित करें, यह स्ट्राइकथ्रू लाइन के नीचे दिखाई देनी चाहिए।

एक व्यवसाय योजना क्या है, इसके लिए क्या है और इसे स्वयं कैसे तैयार किया जाए, आप पता कर सकते हैं

प्राथमिक दस्तावेज़ का एक नमूना एक खेप नोट है।

प्राथमिक दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि

• सभी दस्तावेज रखे जाते हैं कम से कम 5 साल।
• कर्मचारियों के व्यक्तिगत खातों, पेरोल, विदहोल्डिंग टैक्स और पेंशन फंड में योगदान से संबंधित एचआर दस्तावेज कम से कम 75 साल के लिए रखे जाते हैं।
• दस्तावेजों के विनाश के लिए, उद्यम के आदेश से, एक आयोग बनाया जाता है, जो एक विशेष अधिनियम के साथ दस्तावेजों के विनाश को तैयार करता है।

संस्थापकों की उनके द्वारा बनाई गई कानूनी इकाई के ऋणों के लिए क्या दायित्व है - पता करें

लेखा विभाग में प्राथमिक प्रलेखन का सही और विश्वसनीय रखरखाव, दस्तावेज़ प्रवाह का अनुपालन, उद्यम में सटीक लेखांकन सुनिश्चित करेगा।

प्राथमिक लेखा दस्तावेज क्या हैं? उत्तर निम्नलिखित वीडियो में है:

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज या प्राथमिक, जैसा कि उन्हें एक लेखाकार द्वारा बुलाया जाता है, लेखांकन और कर दोनों का लेखांकन का आधार है। उचित पंजीकरण, रखरखाव और प्राथमिक दस्तावेजों के बिना कानूनी उद्यमशीलता गतिविधि का संचालन करना असंभव है।

कानून "ऑन अकाउंटिंग" दिनांक 06.12.2011 नंबर 402-एफजेड इंगित करता है कि "आर्थिक जीवन का प्रत्येक तथ्य प्राथमिक लेखा दस्तावेज द्वारा पंजीकरण के अधीन है।"

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके पास सभी आवश्यक दस्तावेज हैं, आपको नियमित रूप से अपने लेखा विभाग की जांच करनी चाहिए, और जिनके पास इसके लिए समय नहीं है, हम मुफ्त लेखा लेखा परीक्षा सेवा की सलाह देते हैं।

प्राथमिक संगठन एक व्यावसायिक लेनदेन के तथ्य को लिखित रूप में साबित करता है, कर आधार की गणना करते समय व्यावसायिक खर्चों के कमीशन की पुष्टि करता है, उनके द्वारा व्यावसायिक लेनदेन के प्रदर्शन के लिए कलाकारों की जिम्मेदारी स्थापित करता है। घोषणाओं और रिपोर्टों की जांच करते समय कर निरीक्षकों द्वारा प्राथमिक दस्तावेजों का अनुरोध किया जाता है, और चेक पास करते समय वे आवश्यक होते हैं।

यह देखते हुए कि न केवल लेखाकार, बल्कि प्रबंधक, व्यक्तिगत उद्यमी, बिक्री प्रबंधक और अन्य कर्मचारी भी प्राथमिक दस्तावेज भरते हैं और तैयार करते हैं, हमारा सुझाव है कि आप इन दस्तावेजों की आवश्यकताओं से खुद को परिचित करें।

प्राथमिक दस्तावेजों के रूपों का विकास कौन करता है?

प्राथमिक लेखा दस्तावेज हैं एकीकृत(जिसका रूप Rosstat (पूर्व में रूसी संघ के Goskomstat) या सेंट्रल बैंक द्वारा विकसित किया गया था और करदाताओं द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित।

कानून संख्या 402-एफजेड के अनुच्छेद 9 में प्राथमिक दस्तावेजों (एकीकृत या स्वतंत्र रूप से विकसित) के अनिवार्य विवरणों की निम्नलिखित सूची है:

• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• दस्तावेज़ तैयार करने की तारीख;
• दस्तावेज़ को संकलित करने वाली आर्थिक इकाई का नाम;
• आर्थिक जीवन के तथ्य की सामग्री;
• आर्थिक जीवन के तथ्य के प्राकृतिक और (या) मौद्रिक माप का मूल्य, माप की इकाइयों को दर्शाता है;
• लेन-देन करने वाले व्यक्ति की स्थिति, संचालन और उसके निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का नाम;
• इन व्यक्तियों के हस्ताक्षर।

मुहर के लिए, हालांकि यह आवश्यक विवरणों की संख्या में इंगित नहीं किया गया है, यदि कोई फ़ील्ड "एम.पी." है। (मुद्रण के लिए जगह) इसकी छाप चाहिए।

यदि करदाता राज्य सांख्यिकी समिति के एकीकृत रूपों से संतुष्ट हैं (सौभाग्य से, उनकी सूची बहुत बड़ी है), तो अपने स्वयं के रूपों को विकसित करना आवश्यक नहीं है। "आधुनिकीकृत प्राथमिक संगठन" की अवधारणा भी है, अर्थात। एकीकृत प्राथमिक दस्तावेज, जिसमें करदाता ने अपने स्वयं के परिवर्धन किए हैं।

ध्यान दें, स्वतंत्र रूप से विकसित और अनुमोदित नहीं किया जा सकता हैनिम्नलिखित प्राथमिक दस्तावेजों के रूप:

• नकद दस्तावेज;
• भुगतान आदेश और अन्य निपटान बैंक दस्तावेज;
• कैश रजिस्टर का उपयोग करके बस्तियों के लिए एकीकृत रूप;
• वेसबिल;
• पेरोल और पेरोल।

ऐसे प्राथमिक दस्तावेजों को केवल एकीकृत किया जा सकता है।

मुझे एकीकृत प्राथमिक दस्तावेज़ों के नमूने कहाँ मिल सकते हैं?

प्राथमिक दस्तावेजों के रूपों का विकास और अनुमोदन Goskomstat (अब Rosstat) के अधिकार क्षेत्र में है। आज, पिछली शताब्दी के 90 के दशक में विकसित एकीकृत रूपों का उपयोग जारी है। बैंक ऑफ रूस द्वारा विकसित केवल निपटान (भुगतान) दस्तावेजों का अपेक्षाकृत नया संस्करण है - 2012 से।

इस तरह के दस्तावेजों को अलग तरह से कहा जाता है: अधिनियम, पत्रिकाएं, चालान, बयान, आदेश, किताबें, निर्देश, गणना, अटॉर्नी की शक्तियां, आदेश, आदि। इस तालिका का उपयोग करके, आप पाएंगे कि गोस्कोमस्टैट संकल्प में आपको आवश्यक प्राथमिक दस्तावेजों के एकीकृत रूप हैं प्रकाशित।

प्राथमिक दस्तावेजों का उद्देश्य	कानूनी अधिनियम
कार्मिक, कार्य समय और पेरोल लेखांकनroll	०५.०१.२००४ एन १ . के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प
नकद लेनदेन के लिए लेखांकन	०८/१८/१९९८ एन ८८ के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प; ०८/०१/२००१ एन ५५ के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प;
KKT . का उपयोग करके बस्तियों के लिए लेखांकन
निपटान (भुगतान) दस्तावेज	फंड ट्रांसफर करने के नियमों पर नियमन (19 जून, 2012 को बैंक ऑफ रूस द्वारा अनुमोदित एन 383-पी 29 अप्रैल 2014 को संशोधित)
व्यापार और खानपान संचालन के लिए लेखांकन	25 दिसंबर, 1998 एन 132 . के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प
पूंजी निर्माण एवं मरम्मत एवं निर्माण कार्य में कार्य का लेखा-जोखा	रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प ११.१११.१९९९ एन १००
सड़क परिवहन में कार्यों के लिए लेखांकन
निर्माण मशीनों और तंत्र के काम के लिए लेखांकन Account	28.11.1997 एन 78 . के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प
अचल संपत्तियों और अमूर्त संपत्तियों के लिए लेखांकन	21 जनवरी, 2003 एन 7 . के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प
कम मूल्य की वस्तुओं के लिए लेखांकन
उत्पादों और इन्वेंट्री के लिए लेखांकन	Rosstat की डिक्री दिनांक 09.08.1999 N 66
सामग्री लेखांकन	10.30.1997 N 71a . के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प
इन्वेंटरी पोस्टिंग	18.08.1998 एन 88 . के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प

हमारी वेबसाइट पर आप एकीकृत प्राथमिक दस्तावेजों के प्रपत्र डाउनलोड कर सकते हैंऔर द्वारा।

एक सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म (एसआरएफ) भी एक प्राथमिक दस्तावेज है, लेकिन इसके लिए विशेष आवश्यकताएं हैं। अनिवार्य एसएसओ विवरण की सूची सामान्य प्राथमिक दस्तावेजों की सूची से व्यापक है, विशेष रूप से, टीआईएन और मुहर छाप की उपस्थिति को इंगित करना अनिवार्य है।

लेख "" में आप यह पता लगा सकते हैं कि किन मामलों में इस दस्तावेज़ के एकीकृत रूप का उपयोग करना आवश्यक है, और इसे स्वतंत्र रूप से कब विकसित किया जा सकता है।

प्राथमिक दस्तावेजों में त्रुटियां

सबसे पहले, प्राथमिक दस्तावेजों में सही ढंग से निर्दिष्ट अनिवार्य विवरण होना चाहिए। वित्त मंत्रालय के अनुसार, करदाता प्राथमिक की लागतों को ध्यान में रख सकता है, अगर इसमें केवल मामूली त्रुटियां हैं।

इस तरह की त्रुटियों को विक्रेता और खरीदार की सटीक स्थापना, माल का नाम और उनका मूल्य, आर्थिक जीवन के प्रलेखित तथ्य की अन्य परिस्थितियों (वित्त मंत्रालय के दिनांक 4 फरवरी, 2015 के पत्र संख्या 03 से) को रोकना नहीं चाहिए। -03-10 / 4547)।

दुर्भाग्य से, अधिकारियों के स्पष्टीकरण के विशिष्ट सुव्यवस्थित शब्दों से अक्सर यह स्पष्ट रूप से समझना संभव नहीं होता है कि प्राथमिक दस्तावेजों में कौन सी अशुद्धियों या त्रुटियों को महत्वहीन माना जाएगा।

उदाहरण के लिए, यदि करदाता के नाम में बड़े अक्षरों के बजाय छोटे अक्षर हैं तो क्या यह एक छोटी सी गलती है? एक अन्य पत्र में, दिनांक 02.05.2012 नंबर 03-07-11 / 130, वित्त मंत्रालय ने संकेत दिया कि बड़े अक्षरों को लोअरकेस अक्षरों से बदलने और इसके विपरीत जैसी त्रुटियां; स्थानों में पत्र बदलना; संगठनात्मक और कानूनी रूप का गलत संकेत करदाता की पहचान में बाधा नहीं है (सही टीआईएन और अन्य विवरण के साथ)।

लेकिन निम्नलिखित त्रुटियों को प्राथमिक दस्तावेजों के लिए महत्वपूर्ण माना जा सकता है:

• अंकगणितीय त्रुटियां (माल का मूल्य / मात्रा या कर की राशि गलत तरीके से इंगित की गई है);
• एक ही उत्पाद के अलग-अलग नाम (उदाहरण के लिए, कैंडी की आपूर्ति के लिए अनुबंध के विनिर्देश को "चॉकलेट में वफ़ल मिठाई" नाम दिया गया है, और चालान में - "उत्तर में भालू");
• प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने वालों की गलत नौकरी के शीर्षक (उदाहरण के लिए, अटॉर्नी की शक्ति "उप महा निदेशक" कहती है, और स्वीकृति प्रमाण पत्र में - "उप निदेशक");
• आंकड़ों में राशियाँ शब्दों में दर्शाए गए लोगों के साथ मेल नहीं खाती हैं (155,000 रूबल (एक सौ पचपन हजार रूबल) के बजाय, 155,000 रूबल (पचास हजार रूबल) लिखे गए हैं।

कर निरीक्षक ऐसे प्राथमिक दस्तावेजों के लिए खर्च स्वीकार नहीं कर सकता है, वैट की कटौती करते समय प्रतिपक्ष को भी समस्या हो सकती है।

आप प्राथमिक दस्तावेजों को सही कर सकते हैं केवल प्रूफरीडिंग द्वारा(गलत पाठ को एक पतली रेखा से काट दिया गया है, और सही पाठ शीर्ष पर अंकित है)। सुधार शिलालेख "फिक्स्ड", तारीख और जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर के साथ हैं। इनकमिंग और आउटगोइंग ऑर्डर, बैंक दस्तावेज़ और एसआरएफ में सुधार अस्वीकार्य हैं। उन्हें नए सिरे से संकलित करने की आवश्यकता है।

इस तथ्य पर ध्यान दें कि उनके हस्ताक्षर के लिए जारी किए गए पावर ऑफ अटॉर्नी की वैधता अवधि के दौरान प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, अन्यथा निरीक्षक यह मानेंगे कि दस्तावेजों पर एक अनधिकृत कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किए गए थे। आपके प्राथमिक संगठन पर प्रतिपक्ष प्रतिनिधियों के हस्ताक्षर के संबंध में उसी की निगरानी की जानी चाहिए: उन्हें जारी किए गए अटॉर्नी की शक्तियां अद्यतित होनी चाहिए।

प्राथमिक दस्तावेज तैयार करते समय, न केवल उन्हें भरने के लिए, बल्कि उनकी तिथियों और अन्य विवरणों के पत्राचार के लिए भी सावधान रहना चाहिए, उदाहरण के लिए, अनुबंध और चालान। इसलिए, खेप नोट से पहले तैयार किए गए चालान पर वैट की कटौती करना विवादास्पद होगा।

कर अधिकारियों के प्रश्नों से अनुबंध से पहले हस्ताक्षरित चालान या कार्य होंगे, जिसके निष्पादन की पुष्टि प्राथमिक दस्तावेजों द्वारा की जाती है। इस स्थिति से बाहर निकलने का एक रास्ता है, जो कला के पैरा 2 में प्रदान किया गया है। रूसी संघ के नागरिक संहिता के 425: समझौते के पाठ में इस तरह के एक खंड को इंगित करें "इस समझौते की शर्तें उन पार्टियों के संबंधों पर भी लागू होती हैं जो इसके निष्कर्ष से पहले उत्पन्न हुई थीं।"

या, उदाहरण के लिए, अधिनियम में यह संकेत दिया गया है कि कार्य 10 से 30 मार्च की अवधि में पूरा किया गया था, जबकि अनुबंध में कार्य की अवधि 10 से 30 अप्रैल तक निर्धारित की गई है। इस मामले में, आप अनुबंध के लिए एक अतिरिक्त समझौता तैयार कर सकते हैं, जहां आप काम पूरा करने की वास्तविक समय सीमा का संकेत देते हैं, या अधिनियम में ही इंगित करते हैं कि काम समय से पहले पूरा हो गया था।

जब ग्राहक कार्य निष्पादन प्रमाणपत्रों पर हस्ताक्षर करता है तो ठेकेदारों को सावधान रहने की आवश्यकता है। यदि उपठेकेदार एक कार्य अनुबंध के तहत शामिल थे, तो ग्राहक को काम सौंपने से पहले ठेकेदार को उनके साथ अधिनियमों पर हस्ताक्षर करना होगा। यदि ये तिथियां मेल नहीं खाती हैं, तो कर अधिकारी उपठेकेदार की लागतों को अनुचित मान सकते हैं और कर आधार की गणना करते समय उन्हें पहचान नहीं सकते हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ों का दस्तावेज़ प्रवाह

प्राथमिक दस्तावेजों के दस्तावेज़ प्रवाह में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

• प्राथमिक दस्तावेज़ का पंजीकरण;
• दस्तावेज़ को लेखा विभाग में स्थानांतरित करना, जहां इसे चेक किया जाता है और रजिस्टरों में दर्ज किया जाता है;
• संग्रह में दस्तावेज़ का वर्तमान भंडारण और बाद में स्थानांतरण।

एक बेकार सवाल नहीं है - प्राथमिक दस्तावेज कब तैयार किए जाने चाहिए? इसका उत्तर कानून संख्या 402-एफजेड के अनुच्छेद 9 में है "प्राथमिक लेखा दस्तावेज तैयार किया जाना चाहिए" आर्थिक जीवन का एक तथ्य करते समय, और यदि यह संभव नहीं है - इसके पूरा होने के तुरंत बाद।"

व्यापार लेनदेन के कुछ दिनों बाद प्राथमिक दस्तावेज तैयार करना अस्वीकार्य है। प्राथमिक दस्तावेज़ तैयार करने का अधिकार रखने वाले सभी कर्मचारियों को दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची का पालन करना चाहिए, जिसमें, उदाहरण के लिए, लेखा विभाग को दस्तावेज़ जमा करने के लिए निम्नलिखित समय सीमा निर्धारित की जा सकती है:

• इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर - ड्राइंग के दिन;
• बिक्री के पंजीकरण से संबंधित दस्तावेज - अगले कार्य दिवस की तुलना में बाद में नहीं;
• अग्रिम रिपोर्ट - धनराशि खर्च करने के बाद तीन कार्य दिवसों के बाद नहीं;
• काम के लिए अक्षमता का प्रमाण पत्र - काम पर जाने के अगले कार्य दिवस के बाद नहीं, आदि।

प्रतिपक्षों द्वारा हस्ताक्षरित दस्तावेजों के लिए, उन्हें समय पर तरीके से स्थानांतरित करने का दायित्व अनुबंध के पाठ में निर्धारित किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, निम्नानुसार है: "खरीदार आपूर्तिकर्ता को हस्ताक्षरित खेप नोटों के मूल को स्थानांतरित करने का वचन देता है, कार्य और चालान उनके हस्ताक्षर करने की तारीख से दो कार्य दिवसों के बाद नहीं होंगे।"

जब हस्ताक्षरित प्राथमिक को लेखा विभाग में स्थानांतरित किया जाता है, तो दस्तावेज़ के रूप की जाँच की जाती है; आवश्यक विवरण की उपलब्धता; आयोजित व्यापार लेनदेन की वैधता; अंकगणितीय गणना। सत्यापित प्राथमिक दस्तावेजों का डेटा लेखांकन रजिस्टरों में दर्ज किया जाता है।

प्राथमिक दस्तावेजों का वर्तमान भंडारण आमतौर पर लेखा विभाग में किया जाता है, और वर्ष के अंत में, दस्तावेजों को तिथि के अनुसार समूहीकृत किया जाता है, पैक्स में इकट्ठा किया जाता है और संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है। प्राथमिक दस्तावेजों को कम से कम पांच साल तक स्टोर करना आवश्यक है।

लेकिन लगभग किसी भी व्यावसायिक गतिविधि के साथ काफी मात्रा में विभिन्न दस्तावेज होते हैं। प्रश्न वाजिब हो जाता है, प्राथमिक दस्तावेज क्या हैं?

मूल जानकारी

प्राथमिक लेखांकन व्यक्तिगत आर्थिक कार्यों के सामान्यीकरण के प्रारंभिक चरण को संदर्भित करता है, जो संगठन की मुख्य प्रक्रियाओं की विशेषता है।

लेखांकन वस्तुएं हैं:

• उत्पादन प्रक्रिया के लिए कच्चे माल की खरीद;
• भौतिक संसाधनों की खरीद और उनके बाद के खर्च;
• उत्पादन गतिविधियों पर खर्च;
• निर्मित उत्पादों की आवाजाही और प्रगति पर काम;
• तैयार उत्पादों की मात्रा;
• उत्पादों की शिपमेंट और बिक्री;
• आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों और खरीदारों के साथ निपटान लेनदेन;
• बैंकों, संस्थापकों और वित्तीय संरचनाओं को रिपोर्ट करना;
• अन्य।

ये सभी ऑपरेशन दस्तावेजी पंजीकरण के साथ हैं। प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण में व्यावसायिक प्रक्रियाओं और संबंधित बारीकियों के बारे में जानकारी प्रदर्शित की जाती है।

मूल अवधारणा

प्राथमिक दस्तावेज़ की परिभाषा का अर्थ है एक दस्तावेज़ जो किसी भी गतिविधि के परिणामों के बारे में प्रारंभिक जानकारी को कवर करता है।

प्राथमिक दस्तावेज व्यवसाय संचालन के कार्यान्वयन का लिखित प्रमाण है। यह दस्तावेज़ ऑपरेशन के समय या इसके पूरा होने के तुरंत बाद तैयार किया जाता है।

यही है, लेखांकन दस्तावेज जो एक व्यावसायिक लेनदेन के तथ्य की पुष्टि करते हैं, उन्हें प्राथमिक माना जाता है। प्राथमिक दस्तावेजों में मौजूद किसी भी जानकारी को लेखांकन में प्रदर्शित करना आवश्यक है।

इसके संचयन और व्यवस्थितकरण के लिए लेखांकन रजिस्टरों का उपयोग किया जाता है। इनमें संगठन में किए गए सभी व्यावसायिक लेनदेन का डेटा होता है।

एक निश्चित अवधि बीत जाने के बाद, लेखा रजिस्टरों से एक समूहीकृत रूप में जानकारी वित्तीय विवरणों में स्थानांतरित की जाती है।

प्राथमिक दस्तावेजों के मुख्य प्रकार हैं:

• पैसे के आदेश;
• / आदि।

इन दस्तावेजों में किए गए व्यापार लेनदेन के बारे में जानकारी है। कुछ मामलों में, प्राथमिक दस्तावेजों के रूपों को सख्त रिपोर्टिंग के रूपों में स्थान दिया जाता है।

संचालन के प्रकार के आधार पर, प्राथमिक दस्तावेज को अचल संपत्तियों, मजदूरी, नकद लेनदेन, नकद, आदि के लिए लेखांकन पत्रों में विभाजित किया जाता है।

विशेष ध्यान देने योग्य है। वास्तव में, यह दस्तावेज़ शायद ही प्राथमिक है, क्योंकि यह प्राथमिक दस्तावेज़ के परिशिष्ट के रूप में एक विशिष्ट व्यावसायिक लेनदेन की रूपरेखा नहीं देता है।

वैट प्राप्त करने की प्रक्रिया में चालान की आवश्यकता उत्पन्न होती है। हालाँकि, उसी समय आपको एक चालान या अधिनियम प्रस्तुत करना होगा।

उसी समय, टैक्स कोड प्राथमिक दस्तावेजों के साथ सीधे संबंध में चालान का उल्लेख करता है।

उनके कार्य क्या हैं

प्राथमिक दस्तावेज़ का मूल उद्देश्य निष्पादित व्यापार लेनदेन की कानूनी शक्ति की पुष्टि है।

उसी समय, प्रदर्शन किए गए कार्यों के लिए कुछ कलाकारों के लिए संचालन करने की जिम्मेदारी स्थापित की जाती है।

प्राथमिक दस्तावेज़ में एक विशिष्ट व्यावसायिक लेनदेन के बारे में सभी आवश्यक जानकारी होती है, और दस्तावेज़ के अस्तित्व का तथ्य कार्रवाई के निष्पादन की पुष्टि करता है।

यानी संगठन की सभी आर्थिक गतिविधियों का डेटा प्राथमिक दस्तावेजों में संग्रहीत किया जाता है। प्राथमिक दस्तावेज उद्यम की व्यक्तिगत जरूरतों को सुनिश्चित करने के साथ-साथ नियंत्रण संरचनाओं को प्रदान करने के लिए संग्रहीत किया जाता है।

यह प्राथमिक दस्तावेजों के आधार पर है कि लेखांकन किया जाता है। दस्तावेजों में उपलब्ध आंकड़ों के आधार पर, वित्तीय और कर रिपोर्टिंग बनाई जाती है।

वर्तमान नियामक ढांचा

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के लिए बुनियादी नियम संघीय कानून संख्या 402 दिनांक 6.12.11 "लेखा पर" में परिभाषित किए गए हैं।

लेकिन हालांकि कुछ समान रूपों का उपयोग अनिवार्य नहीं माना जाता है, लेकिन उनके उपयोग को रोकने के लिए कुछ भी नहीं है।

इस मामले पर निर्णय आर्थिक इकाई के प्रमुख द्वारा लिया जाता है। यह वह है जो लेखांकन बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की प्रस्तुति पर प्राथमिक दस्तावेजों के लिए फॉर्म को मंजूरी देता है।

लेटरहेड पर, कोड ऊपरी दाएं कोने में स्थित है। यदि एक व्यवसाय संचालन एक मानक रूप का उपयोग करके नहीं बल्कि एक स्वतंत्र रूप से विकसित रूप का उपयोग करके तैयार किया जाता है, तो "कोड" की आवश्यकता नहीं होती है।

इस प्रावधान के खंड 19 के अनुसार, सुधार, धब्बा और मिटाने या बैंक दस्तावेजों में सुधारात्मक निधियों के उपयोग, रसीद / डेबिट नकद आदेश, संलग्न रसीदें और उन्हें बदलने वाले दस्तावेजों की अनुमति नहीं है।

यदि कोई त्रुटि पाई जाती है, तो बैंक और नकद दस्तावेजों को निष्पादन के लिए स्वीकार नहीं किया जा सकता है। बुनियादी आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए उन्हें फिर से संकलित करने की आवश्यकता है।

यह महत्वपूर्ण है कि गलत तरीके से निष्पादित या क्षतिग्रस्त नकद दस्तावेजों को नष्ट नहीं किया जा सकता है। उन्हें काट दिया जाना चाहिए, और फिर उन्हें जारी किए जाने वाले दिन के लिए नकद विवरण (रजिस्टर) के साथ संलग्न किया जाना चाहिए।

उभरती बारीकियां

प्राथमिक दस्तावेजों को तैयार करने और संसाधित करने की प्रक्रिया में, कई अलग-अलग बारीकियां उत्पन्न होती हैं। उनमें से मुख्य निम्नलिखित हैं:

प्राथमिक दस्तावेज़ पर विशेष रूप से अनुमोदित सूची के व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं	प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के हकदार व्यक्तियों की सूची मुख्य लेखाकार के साथ समझौते में संगठन के प्रमुख द्वारा निर्धारित की जाती है। यदि दस्तावेज़ वित्तीय प्रकृति के लेनदेन से संबंधित हैं, तो उन पर प्रमुख और प्रभारी व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। प्राथमिक दस्तावेजों के पंजीकरण की प्रक्रिया में सिर के हस्ताक्षर को प्रतिकृति द्वारा पुन: प्रस्तुत करना निषिद्ध है
पूरा होने के समय प्राथमिक दस्तावेज तैयार किया जाना चाहिए	व्यापार लेनदेन या इसके पूरा होने पर तुरंत। कुछ समय बाद तैयार किए गए दस्तावेज़ को कानूनी मान्यता नहीं दी जाती है
बैंक और नकद दस्तावेजों को सही करना प्रतिबंधित है	अन्य प्राथमिक दस्तावेजों में सुधार की अनुमति है, लेकिन केवल तभी जब जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर की पुष्टि हो और संशोधन की तारीख का संकेत दिया गया हो।
प्राथमिक दस्तावेजों की शुद्धता की सावधानीपूर्वक जांच करना आवश्यक है	अनिवार्य विवरण की अनुपस्थिति दस्तावेज़ को आधिकारिक पुष्टि के रूप में स्पष्ट रूप से मान्यता प्राप्त करने की अनुमति नहीं देती है। यहां तक ​​कि अगर करदाता दस्तावेज के साथ दस्तावेज की वैधता को साबित करने का प्रबंधन करता है, तो उसे चर्चा विवादों और संभवतः मुकदमेबाजी पर बहुत समय बिताना होगा।
एक अनिवार्य आवश्यकता प्राथमिक दस्तावेजों का निष्पादन है	राज्य भाषा में राष्ट्रीय मुद्रा में। यदि किसी विदेशी भाषा में दस्तावेज़ हैं, तो उन्हें रूसी में अनुवाद करना आवश्यक है

दो तरफा दस्तावेज क्या है

कुछ मामलों में, प्राथमिक दस्तावेज तैयार करते समय, दो-तरफा प्राथमिक दस्तावेज़ का उपयोग करने की अनुमति है। यह एक यूनिवर्सल ट्रांसफर डॉक्यूमेंट (UPD) का रूप है।

वीडियो: प्राथमिक दस्तावेज़

UPD प्रपत्र चालान का एक कार्यशील रूप है, जो प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के अपरिहार्य संकेतकों द्वारा पूरक है।

UPD में स्थिति "1" इस दस्तावेज़ को न केवल एक चालान, बल्कि एक अधिनियम या चालान को बदलने की अनुमति देती है।

इस मामले में, मुनाफे के कराधान की प्रक्रिया में खर्चों की पहचान के लिए और गणना में एफआरटी को एक साथ लागू किया जाता है। UPD स्थिति "2" के साथ केवल अधिनियम या चालान को प्रतिस्थापित करता है।

यूपीडी में, चालान के तत्व और व्यवसाय संचालन के पूरा होने की पुष्टि करने वाले प्राथमिक दस्तावेज संयुक्त होते हैं। कानून एक ही पेपर माध्यम के दोनों तरफ चालान या वेबिल जारी करने पर रोक नहीं लगाता है।

क्या मुझे स्टाम्प लगाने की आवश्यकता है

स्टाम्प प्राथमिक दस्तावेजों की अनिवार्य आवश्यकताओं से संबंधित नहीं है। इसका उल्लेख संघीय कानून संख्या 402 के अनुच्छेद 9, भाग 2 में निहित नहीं है।

इसलिए, एक मुहर लगाना आवश्यक है यदि संगठन एक दस्तावेज के अपने स्वयं के विकास का उपयोग करता है जो एक मुहर की उपस्थिति के लिए प्रदान करता है।

लेकिन साथ ही, उन दस्तावेजों को मुहर के साथ प्रमाणित करना अनिवार्य है जिनके लिए कानून द्वारा मुहर की उपस्थिति प्रदान की जाती है। उदाहरण के लिए, इनमें चालान और शामिल हैं।

साथ ही, मुहर की आवश्यकता संगठन की लेखा नीति या पार्टियों के समझौते द्वारा निर्धारित की जा सकती है।

उनकी सुरक्षा के लिए कौन जिम्मेदार है

संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" का अनुच्छेद 17 संगठन को एक निर्दिष्ट अवधि के लिए प्राथमिक दस्तावेज, लेखा रजिस्टर और वित्तीय विवरण रखने के लिए बाध्य करता है।

संग्रह के राज्य संगठन के मानकों के अनुसार, यह अवधि पांच वर्ष से कम नहीं हो सकती है। भंडारण के दौरान, अनधिकृत संपादनों से सुरक्षा सुनिश्चित करना आवश्यक है।

किसी भी सुधार को तर्कसंगत और विधिवत प्रमाणित किया जाना चाहिए। लेखांकन रजिस्टरों और वित्तीय विवरणों की सामग्री एक व्यापार रहस्य है।

इसके प्रकटीकरण के लिए, जानकारी तक पहुंच रखने वाले व्यक्ति रूसी संघ के कानून के मानदंडों के अनुसार जिम्मेदार हैं। प्रारंभ में, प्राथमिक लेखा दस्तावेज संगठन के मुख्य लेखाकार की देखरेख में बंद अलमारियाँ में संग्रहीत किए जाते हैं।

उचित रूप से संसाधित दस्तावेजों को भंडारण के लिए संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। उद्यम का मालिक उनकी सुरक्षा के लिए सीधे जिम्मेदार है।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों की उपस्थिति किसी भी संगठन की गतिविधियों का एक अभिन्न अंग है।

उनके बिना, उद्यम का सामान्य अस्तित्व व्यावहारिक रूप से असंभव है। इसलिए, प्राथमिक दस्तावेजों को तैयार करने और संसाधित करने की प्रक्रिया को जानना और उसका पालन करना बहुत महत्वपूर्ण है।

व्यापार लेनदेन के तथ्यों को दर्शाने के लिए प्रत्येक कंपनी को मानक रूपों का उपयोग करना चाहिए। आइए विचार करें कि सरकार द्वारा प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के कौन से एकीकृत रूप अनुमोदित हैं। सामग्री महत्वपूर्ण पहलू प्राथमिक लेखा दस्तावेजों (सूची) के किन रूपों का उपयोग किया जाता है? उनकी शेल्फ लाइफ क्या है? आप ...

1. आर्थिक जीवन का प्रत्येक तथ्य एक प्राथमिक लेखा दस्तावेज द्वारा पंजीकरण के अधीन है। इसे उन लेखांकन दस्तावेजों के लिए स्वीकार करने की अनुमति नहीं है जो आर्थिक जीवन के उन तथ्यों को औपचारिक रूप देते हैं जो घटित नहीं हुए, जिनमें काल्पनिक और दिखावटी लेनदेन शामिल हैं।

2. प्राथमिक लेखा दस्तावेज के अनिवार्य विवरण हैं:

1) दस्तावेज़ का नाम;

2) दस्तावेज़ तैयार करने की तिथि;

3) दस्तावेज़ को संकलित करने वाली आर्थिक इकाई का नाम;

5) आर्थिक जीवन के तथ्य के प्राकृतिक और (या) मौद्रिक माप का मूल्य, माप की इकाइयों को दर्शाता है;

6) उस व्यक्ति (व्यक्तियों) की स्थिति का नाम जिसने लेनदेन, संचालन और उसके पंजीकरण के लिए जिम्मेदार (जिम्मेदार) किया, या पंजीकरण के लिए जिम्मेदार (जिम्मेदार) व्यक्ति (व्यक्तियों) की स्थिति का नाम घटना की;

(पिछले संस्करण में पाठ देखें)

७) इस भाग के खंड ६ में दिए गए व्यक्तियों के हस्ताक्षर, उनके उपनाम और आद्याक्षर या इन व्यक्तियों की पहचान करने के लिए आवश्यक अन्य विवरण दर्शाते हैं।

3. प्राथमिक लेखा दस्तावेज तैयार किया जाना चाहिए जब आर्थिक जीवन का तथ्य प्रतिबद्ध हो, और यदि यह संभव नहीं है - इसके पूरा होने के तुरंत बाद। आर्थिक जीवन के तथ्य के पंजीकरण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति लेखांकन रजिस्टरों में निहित डेटा के पंजीकरण के साथ-साथ इन आंकड़ों की विश्वसनीयता के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के समय पर हस्तांतरण सुनिश्चित करता है। वह व्यक्ति जिसे लेखांकन सौंपा गया है, और वह व्यक्ति जिसके साथ लेखांकन सेवाओं के प्रावधान के लिए अनुबंध समाप्त किया गया है, अन्य व्यक्तियों द्वारा तैयार किए गए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के अनुपालन के लिए जिम्मेदार नहीं हैं, जो आर्थिक जीवन के पूर्ण हैं। मुख्य लेखाकार की लिखित आवश्यकताएं, लेखांकन के साथ सौंपा गया एक अन्य अधिकारी, या एक व्यक्ति जिसके साथ लेखांकन सेवाओं के प्रावधान पर एक समझौता किया गया है, आर्थिक जीवन के तथ्यों के दस्तावेजीकरण के लिए स्थापित प्रक्रिया के अनुपालन के संबंध में, दस्तावेज जमा करना ( सूचना), लेखांकन के लिए आवश्यक, लेखांकन के साथ सौंपा गया एक अधिकारी, या एक व्यक्ति जिसके साथ लेखांकन सेवाओं के प्रावधान पर एक समझौता किया गया है, एक आर्थिक इकाई के सभी कर्मचारियों के लिए अनिवार्य है।

(पिछले संस्करण में पाठ देखें)

4. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूपों का निर्धारण उस अधिकारी के प्रस्ताव पर आर्थिक इकाई के प्रमुख द्वारा किया जाता है जिसे लेखांकन सौंपा गया है। सार्वजनिक क्षेत्र के संगठनों के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूप रूसी संघ के बजटीय कानून के अनुसार स्थापित किए जाते हैं।

(पिछले संस्करण में पाठ देखें)

5. प्राथमिक लेखा दस्तावेज कागज पर और (या) इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज के रूप में तैयार किया जाता है।

6. इस घटना में कि रूसी संघ का कानून या एक समझौता किसी अन्य व्यक्ति या राज्य निकाय को कागज पर प्राथमिक लेखा दस्तावेज प्रस्तुत करने का प्रावधान करता है, एक आर्थिक इकाई किसी अन्य व्यक्ति या राज्य निकाय के अनुरोध पर बाध्य होती है। , अपने स्वयं के खर्च पर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में तैयार किए गए प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ की कागजी प्रतियों को प्रस्तुत करने के लिए।

7. प्राथमिक लेखा दस्तावेज में सुधार की अनुमति है, जब तक कि अन्यथा संघीय कानूनों या राज्य लेखा विनियमन निकायों के नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित नहीं किया जाता है। प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ में सुधार में सुधार की तारीख, साथ ही उन व्यक्तियों के हस्ताक्षर होने चाहिए, जिन्होंने उस दस्तावेज़ को तैयार किया है जिसमें सुधार किया गया था, जिसमें उनके नाम और आद्याक्षर या इन व्यक्तियों की पहचान करने के लिए आवश्यक अन्य विवरण शामिल हों।

8. यदि, रूसी संघ के कानून के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के रूप में प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़, जब्त किए जाते हैं, तो रूसी संघ के कानून द्वारा निर्धारित तरीके से बनाए गए जब्त किए गए दस्तावेज़ों की प्रतियां इसमें शामिल हैं लेखांकन दस्तावेज।

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज

स्वागत है, प्रिय पाठकों, मेरे ब्लॉग पर!

आमतौर पर, मैं हर दिन अपने काम के मेल के माध्यम से जाता हूं, लेकिन इस सप्ताह यह नहीं बढ़ा है, और बहुत सारे पत्र जमा हो गए हैं। आज मैंने इसे सुलझाने का फैसला किया और एक नए लेख का विषय अपने आप आ गया। चलो प्राथमिक दस्तावेज के बारे में बात करते हैं, क्योंकि यह रजिस्टरों का आधार है और एकाउंटेंट के काम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

मेरी पढ़ाई के दौरान, यह विषय सबसे महत्वपूर्ण नहीं था, और इसे सिद्धांत रूप में मास्टर करना मुश्किल है, लेकिन नौकरी में प्रवेश करने के बाद, मुझे पकड़ना पड़ा। आइए भविष्य में कठिनाइयों से बचने के लिए सभी बारीकियों को पहले से सुलझा लें। पिछले विषय में, हमने लेखांकन रजिस्टरों को अलग किया था, मुझे पता है कि यह थोड़ा जटिल है, लेकिन आज के लेख के बाद यह थोड़ा आसान हो जाएगा।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के क्षेत्र में आत्मविश्वास से नेविगेट करने के लिए, हम इस पर विचार करेंगे:

• उद्यम के प्राथमिक दस्तावेज की अवधारणा और उद्देश्य।
• अनिवार्य विवरण और प्राथमिक दस्तावेजों में परिवर्तन की अनुमति है।
• समूह, प्रकार, विस्तार के स्तर और दस्तावेजों के संभावित संपादन।
• प्राथमिक दस्तावेज की वैधता और भंडारण की शर्तें।

मुख्य लक्ष्य प्राथमिक दस्तावेज़ को समान रूप से महत्वपूर्ण कागजात के बाकी द्रव्यमान से अलग करना सीखना है, उनके विवरण और प्रकारों को याद रखना है। मैं वादा करता हूँ कि यह दिलचस्प होगा, चलिए शुरू करते हैं!

प्राथमिक लेखा प्रलेखन के साथ सही तरीके से कैसे काम करें

शुरुआती, अनुभवहीन लेखाकारों और उद्यमियों के लिए, मैं प्राथमिक लेखा प्रलेखन के साथ काम करने के सिद्धांतों की व्याख्या करना चाहूंगा।

जिन दस्तावेजों के साथ आप काम कर रहे हैं, वे दो समूहों में आते हैं:

• किसी से प्राप्त;
• आप से निवर्तमान।

आने वाले दस्तावेजों के साथ कैसे काम करें?

1. निर्धारित करें: क्या यह दस्तावेज़ एक लेखा दस्तावेज़ है?

लेखांकन के लिए स्वीकार किए गए दस्तावेज़ में लेखांकन में प्रतिबिंब के लिए आवश्यक जानकारी होनी चाहिए, अर्थात किसी भी संपूर्ण आर्थिक घटना के बारे में जानकारी होनी चाहिए।

उदाहरण के लिए, कैशियर का चेक किसी को भुगतान (पैसे की खपत) के बारे में "बोलता है", एक चालान - माल और सामग्री (आय-व्यय), आदि की आवाजाही के बारे में। लेकिन, उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी के आवेदन को जारी करने के अनुरोध के साथ प्रबंधक के वीज़ा के बिना अग्रिम भुगतान काम के लिए स्वीकार नहीं किया जा सकता ...

कोई भी नोट, ड्राफ्ट, अखबार की कतरनें आदि लेखांकन दस्तावेज नहीं हैं। साथ ही उनके लिए स्थापित नियमों के उल्लंघन में तैयार किए गए दस्तावेज।

2. निर्धारित करें: क्या यह दस्तावेज़ आपके संगठन पर लागू होता है या नहीं?

दस्तावेज़, दूसरे शब्दों में, इस उद्यम से संबंधित होना चाहिए, अर्थात इसमें आपके संगठन का विवरण होना चाहिए, या उन्हें आपके कर्मचारी को लिखा जाना चाहिए।

ऐसा होता है कि विभिन्न कारणों से आपको ऐसे दस्तावेज़ लाए जाते हैं जो इस संगठन से संबंधित नहीं हैं। यह शायद सिर्फ एक गलती है। या यह हो सकता है कि कर्मचारी, जानबूझकर, खुद से जवाबदेह राशि को बट्टे खाते में डालना चाहता है।

यह भी संभव है कि कर कटौती के लिए अतिरिक्त राशि प्राप्त करने के लिए इस उद्यम को वस्तुओं और सामग्रियों (कार्यों, सेवाओं) की खरीद के लिए दस्तावेज जानबूझकर जारी किए गए हों।

यदि आपकी गतिविधि के प्रकार और दस्तावेज़ के सार के बीच विसंगति हड़ताली है, तो बेहतर है कि इस दस्तावेज़ को ध्यान में न रखा जाए।

एक और बात - शायद प्रतिपक्ष के पास इस दस्तावेज़ को आपको लिखने का कोई कारण नहीं है, यानी आपका उनके साथ कोई संविदात्मक संबंध नहीं है।

उदाहरण के लिए, उपयोगिता ने आपको यह महसूस किए बिना बिल भेजा कि कोई अन्य संगठन, जैसे कि मकान मालिक, आपके द्वारा उपयोग की जा रही बिजली के लिए भुगतान कर रहा था।

3. विवरण जांचें।

प्रतिपक्ष अपने विवरण की शुद्धता के लिए स्वयं जिम्मेदार है। अब कई उद्यम कंप्यूटर प्रोग्राम का उपयोग करते हैं और इसलिए, एक नियम के रूप में, वे अपने विवरण में गलती नहीं करते हैं, हालांकि ऐसा होता है। लेकिन आपके विवरण की दोबारा जांच होनी चाहिए - उनमें अक्सर त्रुटियां हो सकती हैं।

अलग से, यह हस्तलिखित दस्तावेजों के बारे में कहा जाना चाहिए - इस तथ्य के अलावा कि उनमें त्रुटियां हैं, ऐसा भी होता है कि दस्तावेज़ नकली है, उदाहरण के लिए, एक गैर-मौजूद उद्यम की ओर से लिखा गया है।

कजाकिस्तान गणराज्य की कर समिति की वेबसाइट पर करदाताओं के रजिस्टर के माध्यम से ऐसा कोई उद्यम मौजूद है या नहीं, इसकी दोबारा जांच की जा सकती है।

दस्तावेज़ में हस्ताक्षर प्रामाणिक होने चाहिए, अर्थात, वे लोग जिनसे वे संबंधित हैं, और इन लोगों को ऐसे दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार होना चाहिए। दस्तावेजों पर प्रतिकृति हस्ताक्षर की अनुमति नहीं है।

एक संगठन में कई मुहरें हो सकती हैं। जांचें कि क्या इस दस्तावेज़ पर मुहर है। उदाहरण के लिए, चालान पर "मानव संसाधन" शब्दों की मुहर नहीं लगानी चाहिए।

ऐसा भी होता है कि नाम से मिलते-जुलते संगठन के लिए गलती से एक दस्तावेज़ लिख दिया गया था। ऐसे सभी मामलों में, आपको इस संगठन से संपर्क करना चाहिए और मांग करनी चाहिए कि दस्तावेज़ को फिर से तैयार किया जाए।

4. क्या दस्तावेज़ में दर्ज घटना वास्तव में प्रतिबद्ध थी?

शायद आपूर्तिकर्ता ने आपको इन वस्तुओं और सामग्रियों की आपूर्ति नहीं की या आपको ये सेवाएं प्रदान नहीं की। या शायद प्रतिपक्ष ने आवश्यक मात्रा, मूल्य और, तदनुसार, राशि से अधिक के लिए एक चालान जारी किया है।

उदाहरण के लिए, इनवॉइस में निर्दिष्ट माल आपके वेयरहाउस में डिलीवर नहीं किया गया था। आपके विशेषज्ञों को इस दस्तावेज़ को स्वीकार करना चाहिए (पुष्टि करें)। इस उदाहरण में, माल की प्राप्ति पर अपने हस्ताक्षर के साथ, गोदाम प्रबंधक द्वारा इसकी पुष्टि की जानी चाहिए।

और कीमत, मात्रा और खरीद की शर्तों की तुलना अनुबंध की शर्तों से की जानी चाहिए। या तो इसकी पुष्टि एक अर्थशास्त्री - बाज़ारिया या आपूर्तिकर्ता द्वारा की जानी चाहिए।

5. निर्धारित करें: दस्तावेज़ किस अवधि का है।

अवधि हो सकती है:

• वर्तमान माह,
• वर्तमान तिमाही,
• इस साल,
• बीते हुए महीने में,
• अंतिम चौथाई,
• पिछले साल।

यह इस बात पर निर्भर करता है कि इस दस्तावेज़ को ध्यान में रखना आवश्यक है या नहीं। हां, ऐसा भी होता है कि, उदाहरण के लिए, वे पिछली अवधि के लिए एक चालान लाते हैं - आपके विवेक पर इसे ध्यान में रखना है या नहीं।

सामान्य तौर पर, निश्चित रूप से, आप लेखांकन के लिए दस्तावेज़ को स्वीकार करने के लिए बाध्य हैं, लेकिन यदि आप इसे स्वीकार करते हैं, तो इससे कर रिपोर्ट सहित रिपोर्ट को सही करने की आवश्यकता होगी।

हालांकि, अगर चालू वर्ष की पिछली अवधि (अंतिम तिमाही, पिछले महीने) की रिपोर्ट को सही करना मुश्किल नहीं है, तो पिछले साल की रिपोर्ट को सही करना बहुत मुश्किल है। चुनना आपको है;

शायद आपके पास पहले से ही यह दस्तावेज़ (है) था। फिर या तो यह एक डुप्लिकेट (कॉपी) है, या यह दस्तावेज़ आपसे किसी चीज़ के लिए लिया गया था और अब वापस कर दिया गया है। सावधान रहें कि एक ही दस्तावेज़ को दो बार स्वाइप न करें। इससे दोहरा कारोबार होगा, यानी यह कुछ मात्रा में अनुचित रूप से वृद्धि करेगा।

6. निर्धारित करें: दस्तावेज़ किस लेखा अनुभाग से संबंधित है।

लेखा अनुभाग:

1. कैश बॉक्स,
2. बैंक,
3. सामग्री,
4. माल,
5. अचल संपत्तियां,
6. जवाबदेह व्यक्तियों,
7. आपूर्तिकर्ता,
8. खरीदार, आदि।

आने वाले दस्तावेज़ों के साथ कैसे काम करें

लेखा अनुभागों के लिए दस्तावेजों का एक विनियमन है। आप इसे किसी भी लेखांकन पाठ्यपुस्तक में पढ़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक बैंक स्टेटमेंट "बैंक" अनुभाग का एक दस्तावेज है, वही उस रजिस्टर का नाम है जहां आप इस दस्तावेज़ को रखेंगे।

यह आसान है। लेकिन माल और सामग्री के आगमन से संबंधित दस्तावेजों के साथ स्थिति और अधिक जटिल है।

निर्धारित करें कि आपकी कंपनी के लिए आने वाली इन्वेंट्री क्या है: सामग्री, वस्तु, अचल संपत्ति, अमूर्त संपत्ति या सेवा / कार्य (और ऐसा होता है)?

सामग्री- यह वही है जो काम में उपयोग किया जाता है और साथ ही खर्च किया जाता है, यानी समाप्त होता है। उदाहरण के लिए, यह कागज, गैसोलीन, सीमेंट आदि है। सामग्री अपना आकार बदलती है: सीमेंट था - एक ठोस उत्पाद है।

उत्पाद, सामग्री के विपरीत, काम में उपयोग नहीं किया जाता है, इसे आगे की बिक्री के लिए खरीदा जाता है, अर्थात बिक्री के लिए। बस इतना ही इसका अंतर है। व्यवहार में, हम जो व्यापार करते हैं, उसके आधार पर कागज, गैसोलीन और सीमेंट एक वस्तु हो सकते हैं।
1C कार्यक्रम में माल की संदर्भ पुस्तक को "नामकरण" कहा जाता है।

मुख्य बात- यह काम में इस्तेमाल होने वाला एक प्रकार का उपकरण है, जो सामग्री के विपरीत, अपना भौतिक रूप नहीं बदलता है। यानी यह खत्म नहीं होता और न खाया जाता है।

उदाहरण के लिए, यह एक टेबल, कंप्यूटर, कार आदि है। और ऑपरेशन के कुछ वर्षों के बाद, वे एक टेबल, कंप्यूटर और कार रहेंगे। OS का मूल्यह्रास (पहनना) केवल ऑपरेशन के दौरान होता है।

1C प्रोग्राम में, OS को अचल संपत्ति कहा जाता है।

ऐसा भी होता है कि एक निश्चित सेवा (कार्य) के लिए वे एक दस्तावेज लिखते हैं, जैसे कि उन्होंने आपको एक उत्पाद बेचा हो। उदाहरण के लिए, एक सर्विस स्टेशन ने आपकी कार के इंजन में तेल को बदल दिया है, और चालान, "तेल परिवर्तन" के बजाय लिखा है "इंजन तेल ऐसा और ऐसा, ऐसी और ऐसी मात्रा, ऐसी और ऐसी कीमत पर"।

अपने आप से एक प्रश्न पूछें: क्या हमें वास्तव में यह उत्पाद हाथ में मिला है? नहीं। फिर - यह एक सेवा (कार्य) है और आपको इस दस्तावेज़ को तदनुसार प्राप्त करने की आवश्यकता है।

7. आप इस दस्तावेज़ को किस रजिस्टर (जर्नल) में फिट करेंगे?

इसे तुरंत निर्धारित करें, और अधिमानतः, प्रसंस्करण के तुरंत बाद, दस्तावेज़ को उसके स्थान पर दर्ज करें। यह सच है कि दस्तावेज़ को अभी तक "हटाया" नहीं जा सकता है - इसके लिए अभी भी कुछ परिस्थितियों में कुछ संशोधन या स्पष्टीकरण की आवश्यकता है। ऐसे कागजात या एक अलग ट्रे के लिए एक अलग फ़ोल्डर रखने की सलाह दी जाती है।

एक एकाउंटेंट की सबसे खराब कमियों में से एक आलस्य है। "बाद के लिए" स्थगित किया गया दस्तावेज़ बहुत परेशानी का कारण बन सकता है।

इसलिए, रसीद के बाद जितनी जल्दी हो सके दस्तावेजों को संसाधित करना बेहतर है। जिन दस्तावेजों को वस्तुनिष्ठ कारणों से स्थगित किया गया था, उन्हें इस तरह की संभावना प्रकट होते ही अंतिम रूप दिया जाना चाहिए।

8. निर्धारित करें: क्या इस दस्तावेज़ से संबंधित कोई और घटनाएँ होंगी?

कुछ दस्तावेजों के भविष्य में परिणाम हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, कर समिति की अधिसूचना भविष्य में अप्रिय परिणाम दे सकती है: खाते की गिरफ्तारी, आदि। इसलिए, अन्य सभी मामलों को स्थगित करते हुए, ऐसे दस्तावेजों को तुरंत निपटाया जाना चाहिए।

ऐसे दस्तावेज़ भी हैं जिनके सही होने की पुष्टि करने के बाद आपके अप्रिय परिणाम हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, आपके देय खातों को दर्शाने वाला एक समाधान विवरण आपकी कंपनी के खिलाफ मुकदमा दायर करने का आधार हो सकता है।

इसलिए, यदि आप निश्चित नहीं हैं, तो ऐसे दस्तावेजों को प्रबंधक के विवेक पर छोड़ना बेहतर है। अन्य दस्तावेजों को अन्य दस्तावेज प्राप्त करने की आवश्यकता हो सकती है।

उदाहरण के लिए, चालान के बिना माल के आगमन के लिए चालान। शायद यह इतना स्थापित हो गया है कि आपका प्रतिपक्ष बाद में आपको एक निश्चित अवधि या माल की मात्रा के लिए एक सामान्य चालान जारी करेगा।

इस मामले में, इन चालानों को एकत्र किया जाना चाहिए और अवधि की समाप्ति या सहमत मात्रा की प्राप्ति के तुरंत बाद, चालान के आपूर्तिकर्ता को याद दिलाना चाहिए।

यहां निम्नलिखित का उल्लेख करना आवश्यक है: लेखाकार को आवश्यक दस्तावेजों की समय पर प्राप्ति को नियंत्रण में रखना चाहिए।

अपेक्षित रसीद के बारे में दस्तावेज जिनके बारे में आप जानते हैं, उन्हें प्रतिपक्ष या जिम्मेदार कर्मचारी से समय पर प्राप्त नहीं होने पर आवश्यक होना चाहिए।

स्रोत: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज

लेखांकन रजिस्टरों में प्रविष्टियों का आधार है स्रोत दस्तावेज़.

प्राथमिक दस्तावेजों को लेखांकन के लिए स्वीकार किया जाता है यदि वे रूसी संघ में लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग पर विनियमों के अनुसार, प्राथमिक लेखा प्रलेखन के एकीकृत रूपों के एल्बमों में निहित रूप में तैयार किए जाते हैं, जो कि वित्त मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित है। रूस दिनांक 29 जुलाई 1998 नंबर 34 एन (26.03.2007 नंबर 26 एन द्वारा संशोधित)

यदि आवश्यक हो, तो अतिरिक्त पंक्तियों और स्तंभों को मानक प्रपत्र में शामिल किया जा सकता है, लेकिन स्वीकृत प्रपत्र द्वारा प्रदान किए गए सभी विवरण बनाए रखने चाहिए। किए जाने वाले परिवर्तनों को उचित आदेश (डिक्री) द्वारा औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए।

केवल नकद लेनदेन के लेखांकन के लिए दस्तावेजों के रूप, प्राथमिक लेखा दस्तावेज के एकीकृत रूपों के आवेदन की प्रक्रिया के अनुसार परिवर्तन के अधीन नहीं हैं, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के 24 मार्च, 1999 के संकल्प द्वारा अनुमोदित। 20.

रूस के गोस्कोमस्टैट द्वारा अनुमोदित रूपों में, सूचना कोडिंग क्षेत्र प्रदान किए जाते हैं, जो अखिल रूसी क्लासिफायर के अनुसार भरे जाते हैं।

कोड जिनके लिए अखिल रूसी क्लासिफायरियर का कोई संदर्भ नहीं है (उदाहरण के लिए, "ऑपरेशन के प्रकार" नाम वाले कॉलम) का उद्देश्य कंप्यूटर प्रौद्योगिकी द्वारा डेटा को संसाधित करते समय जानकारी को सारांशित और व्यवस्थित करना है और कोडिंग प्रणाली के अनुसार नीचे रखा गया है। संगठन।

इसके अलावा, संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" द्वारा प्रदान किए गए संबंधित अनिवार्य विवरण वाले एक छोटे उद्यम द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किए गए रूपों को लेखांकन के लिए स्वीकार किया जाता है।

आप केवल उन्हीं दस्तावेजों को विकसित कर सकते हैं जो एकीकृत रूपों के एल्बम में शामिल नहीं हैं।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों का विवरण

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों की अनिवार्य आवश्यकताओं में शामिल हैं:

• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• इसके संकलन की तारीख;
• उस संगठन का नाम जिसकी ओर से दस्तावेज़ तैयार किया गया था;
• भौतिक और मूल्य शर्तों में व्यापार लेनदेन की सामग्री;
• व्यापार लेनदेन के प्रदर्शन और इसके पंजीकरण की शुद्धता के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के पदों के नाम;
• इन व्यक्तियों के व्यक्तिगत हस्ताक्षर।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों का समय पर और उच्च-गुणवत्ता वाला निष्पादन, लेखांकन में प्रतिबिंब के लिए समय पर लेखा विभाग में उनका स्थानांतरण, साथ ही उनमें निहित डेटा की विश्वसनीयता उन व्यक्तियों द्वारा सुनिश्चित की जाती है जिन्होंने इन दस्तावेजों को तैयार किया और उन पर हस्ताक्षर किए। .

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के हकदार व्यक्तियों की सूची को मुख्य लेखाकार के साथ समझौते में संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

दस्तावेज़ जो धन के साथ व्यापार लेनदेन को औपचारिक रूप देते हैं, संगठन के प्रमुख और मुख्य लेखाकार द्वारा हस्ताक्षरित होते हैं। प्रमुख और मुख्य लेखाकार के बजाय, अन्य अधिकारी प्राथमिक दस्तावेजों में हस्ताक्षर कर सकते हैं, लेकिन उनकी सूची को प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। संगठन और मुख्य लेखाकार के साथ सहमत हुए।

प्राथमिक दस्तावेज एक व्यापार लेनदेन (माल के लिए भुगतान, एक रिपोर्ट के खिलाफ नकद संवितरण, आदि) का एक लिखित प्रमाण है और लेनदेन के समय तैयार किया जाना चाहिए, और यदि यह संभव नहीं है - इसके पूरा होने के तुरंत बाद।

दस्तावेजों के प्रकार

सभी प्राथमिक दस्तावेजों को निम्नलिखित समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

1. संगठनात्मक और प्रशासनिक;
2. विस्मयादिबोधक;
3. लेखांकन दस्तावेजों।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज आदेश, निर्देश, निर्देश, अटॉर्नी की शक्ति आदि हैं। ये दस्तावेज़ कुछ व्यावसायिक लेनदेन के संचालन की अनुमति देते हैं।

वाउचर में चालान, आवश्यकताएं, रसीदें, स्वीकृति प्रमाण पत्र आदि शामिल हैं। ये दस्तावेज़ एक व्यावसायिक लेनदेन के तथ्य को दर्शाते हैं और उनमें निहित जानकारी को लेखांकन रजिस्टरों में दर्ज किया जाता है।

कुछ दस्तावेज अनुमेय और व्याख्यात्मक दोनों हैं। इनमें शामिल हैं, उदाहरण के लिए, एक व्यय नकद आदेश, पेरोल, आदि।

संगठन का वर्कफ़्लो शेड्यूल

प्राथमिक लेखांकन के सही संचालन के लिए, एक दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची विकसित और अनुमोदित की जाती है, जो उद्यम के भीतर प्राथमिक दस्तावेजों की आवाजाही की प्रक्रिया और समय निर्धारित करती है, लेखा विभाग द्वारा उनकी प्राप्ति।

लेखा विभाग (लेखाकार) द्वारा प्राप्त प्राथमिक दस्तावेजों की जाँच की जानी चाहिए:

• फॉर्म के अनुसार (दस्तावेज़ की पूर्णता और शुद्धता, विवरण भरना);
• अंकगणितीय रूप से (मात्राओं की गिनती);
• सामग्री द्वारा (व्यक्तिगत संकेतकों के बीच संबंध, आंतरिक विरोधाभासों की अनुपस्थिति)।

लेखा रजिस्टर

स्वीकृति के बाद, प्राथमिक दस्तावेज़ से जानकारी को लेखांकन रजिस्टरों में स्थानांतरित कर दिया जाता है, और इसके दोहरे उपयोग की संभावना को बाहर करने के लिए दस्तावेज़ पर ही एक निशान बनाया जाता है (उदाहरण के लिए, लेखांकन रजिस्टर में प्रविष्टि की तारीख डाल दी जाती है)।

लेखा रजिस्टरक्रेडेंशियल्स को पंजीकृत करने और समूहबद्ध करने के लिए कागज की विशेष रूप से अनुकूलित शीट हैं। उन्हें विशेष पुस्तकों (पत्रिकाओं) में, अलग-अलग शीट और कार्ड पर, कंप्यूटर तकनीक का उपयोग करके प्राप्त मशीनों के रूप में, साथ ही चुंबकीय टेप, डिस्क, फ्लॉपी डिस्क और अन्य मशीन मीडिया पर रखा जाता है।

व्यापार लेनदेन को लेखा रजिस्टरों में कालानुक्रमिक क्रम में प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए और संबंधित लेखांकन खातों के अनुसार समूहीकृत किया जाना चाहिए।

उपस्थिति में, लेखा रजिस्टर हैं:

1. किताबें (नकद, मुख्य);
2. कार्ड (अचल संपत्तियों का लेखा-जोखा, सामग्री का लेखा-जोखा);
3. पत्रिकाएँ (मुफ्त या श्रेणीबद्ध पत्रक)।

उत्पादित अभिलेखों के प्रकार के अनुसार, रजिस्टरों को विभाजित किया गया है:

1. कालानुक्रमिक (लॉगबुक);
2. व्यवस्थित (खातों का सामान्य खाता बही);
3. संयुक्त (पत्रिका आदेश)।

लेखांकन रजिस्टरों में निहित जानकारी के विवरण की डिग्री के अनुसार, वे हैं:

1. सिंथेटिक (खातों का सामान्य खाता बही);
2. विश्लेषणात्मक (कार्ड);
3. संयुक्त (आदेश पत्रिकाएँ)।

प्राथमिक दस्तावेजों में अभिलेखों को संग्रह में उनके भंडारण के लिए निर्धारित समय के लिए इन अभिलेखों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के माध्यम से बनाया जाना चाहिए।

प्राथमिक और समेकित लेखा दस्तावेज कागज और कंप्यूटर मीडिया पर तैयार किए जा सकते हैं। बाद के मामले में, संगठन व्यवसाय संचालन में अन्य प्रतिभागियों के लिए अपने स्वयं के खर्च पर कागज पर ऐसे दस्तावेजों की प्रतियां बनाने के लिए बाध्य है, साथ ही रूसी संघ के कानून के अनुसार नियंत्रण करने वाले निकायों के अनुरोध पर, अदालत और अभियोजक के कार्यालय।

संग्रह में जमा करने के लिए, दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में चुना जाता है, इकट्ठा किया जाता है, बाध्य किया जाता है और फ़ोल्डरों में दर्ज किया जाता है। संग्रह में दस्तावेज़ जमा करना एक प्रमाण पत्र के साथ है।

लेखांकन रजिस्टरों को संग्रहीत करते समय, उन्हें अनधिकृत सुधारों से संरक्षित किया जाना चाहिए। लेखांकन रजिस्टर में त्रुटि के सुधार को उस व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा उचित और पुष्टि की जानी चाहिए जिसने सुधार की तारीख का संकेत दिया हो।

जिन व्यक्तियों ने लेखांकन रजिस्टरों और आंतरिक लेखा विवरणों में निहित जानकारी तक पहुँच प्राप्त की है, उन्हें वाणिज्यिक रहस्य रखना आवश्यक है। इसके प्रकटीकरण के लिए वे रूसी संघ के कानून द्वारा स्थापित जिम्मेदारी वहन करते हैं।

प्राथमिक दस्तावेजों और लेखा रजिस्टरों में त्रुटियों का सुधार। कला के अनुसार। 9 संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" के लिए, इसे नकद और बैंक दस्तावेजों में संशोधन करने की अनुमति नहीं है।

शेष प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों को केवल व्यावसायिक संचालन में प्रतिभागियों के साथ समझौते से ही ठीक किया जा सकता है, जिसकी पुष्टि उन्हीं व्यक्तियों के हस्ताक्षर से होनी चाहिए, जिन्होंने दस्तावेजों पर हस्ताक्षर किए, सुधार की तारीख का संकेत दिया।

प्राथमिक दस्तावेज़ की आवश्यकता जो सुधार के अधीन है, एक स्पष्ट, लेकिन पतली रेखा के साथ पार की जाती है, ताकि संशोधित विशेषता का मूल अर्थ (सामग्री) दिखाई दे। इसके बगल में हाथ से "बिलीव करेक्टेड" का निशान बनाया गया है, और सुधार को उस व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है, जिसने उपनाम और आद्याक्षर का संकेत दिया है।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि

कला के अनुसार। संघीय कानून "ऑन अकाउंटिंग" के 17, संगठन राज्य अभिलेखीय मामलों के आयोजन के नियमों के अनुसार स्थापित अवधि के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेज, लेखा रजिस्टर और वित्तीय विवरण रखने के लिए बाध्य हैं, लेकिन कम से कम पांच साल।

प्राथमिक दस्तावेजों की वसूली

लेखांकन कानून में स्पष्ट रूप से स्थापित नियम शामिल नहीं हैं जो उनके नुकसान के मामले में प्राथमिक दस्तावेजों को बहाल करने की प्रक्रिया को नियंत्रित करते हैं।

कई नियामक कृत्यों में, प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के लिए केवल भंडारण अवधि निर्धारित की जाती है। कानून यह स्थापित नहीं करता है कि किसी संगठन को अपने नियंत्रण से परे कारणों से दस्तावेजों के नुकसान के मामले में क्या करना चाहिए। मॉस्को के लिए रूस के यूएमएनएस के पत्र में दिनांक 13.09.2002 नंबर 26-12 / 43411, प्राथमिक दस्तावेजों के नुकसान या विनाश के मामले में संगठन के प्रमुख की सिफारिश की जाती है:

• आदेश द्वारा एक आयोग को नुकसान के कारणों की जांच करने के लिए, प्राथमिक दस्तावेजों को नष्ट करने के लिए, जिसमें भागीदारी के लिए, जांच अधिकारियों, सुरक्षा और राज्य अग्नि पर्यवेक्षण के प्रतिनिधियों को आवश्यक रूप से आमंत्रित किया जाता है;
• उन प्राथमिक दस्तावेजों को पुनर्स्थापित करने के उपाय करें जो कानून द्वारा स्थापित अवधि के भीतर बहाली और भंडारण के अधीन हैं। उदाहरण के लिए, बैंक खातों पर नकदी प्रवाह के विवरण की प्रतियां उन बैंकों से प्राप्त की जा सकती हैं जिनमें संगठन के खाते खुले हैं; प्रतिपक्षों, आदि से अनुबंध, अधिनियम, चालान का अनुरोध किया जा सकता है।

लेकिन सभी खोए हुए दस्तावेजों के डुप्लिकेट प्राप्त करना हमेशा संभव नहीं होता है, उदाहरण के लिए, यदि पहले से ज्ञात पते पर आपूर्तिकर्ताओं (खरीदारों) की अनुपस्थिति के कारण, या ऐसे संपर्कों की अनुपस्थिति के कारण बड़ी संख्या में प्रतिपक्ष हैं। इस प्रकार, वस्तुनिष्ठ कारणों से, संगठन सभी खोए हुए प्राथमिक दस्तावेजों को पुनर्स्थापित करने में सक्षम नहीं होगा।

व्यावहारिक प्रश्न: इस मामले में क्या करना है? क्या कर प्राधिकरण को सूचित किया जाना चाहिए?

कई विशेषज्ञों के अनुसार, कर निरीक्षक को सूचित करना आवश्यक नहीं है, खासकर जब से यह संभावित दायित्व से बचने में मदद नहीं करेगा, और प्राथमिक दस्तावेजों की अनुपस्थिति कला के अनुसार जुर्माने की धमकी दे सकती है। रूसी संघ के टैक्स कोड के 120।

इस मामले में, करदाता तीन विकल्प चुन सकता है:

1. यदि संभव हो, खोए हुए दस्तावेज़ों को पुनर्स्थापित करें (कम से कम आंशिक रूप से)।
2. उन खर्चों पर सुधारात्मक प्रविष्टियां करने के लिए जिन्हें दस्तावेज नहीं किया गया है और रिपोर्टिंग वर्ष के लिए संशोधित आयकर घोषणा में सुधारों को प्रतिबिंबित करते हैं, क्योंकि जिन खर्चों का दस्तावेजीकरण नहीं किया गया है उन्हें कर लेखांकन में व्यय के रूप में मान्यता नहीं दी जाती है।
3. टैक्स ऑडिट की स्थिति में कर प्राधिकरण के प्रतिनिधियों को बजट में भुगतान की जाने वाली राशि का निर्धारण करने के लिए, करदाता के लिए उपलब्ध आंकड़ों के आधार पर, साथ ही साथ अन्य समान करदाताओं (उप-अनुच्छेद) पर डेटा के आधार पर गणना द्वारा सक्षम करने के लिए रूसी संघ के टैक्स कोड के अनुच्छेद 31 के पैरा 1 के 7)।

प्राथमिक दस्तावेजों की जब्ती

उन्हें केवल रूसी संघ के कानून के अनुसार अपने निर्णयों के आधार पर जांच, प्रारंभिक जांच और अभियोजक के कार्यालय, अदालतों, कर अधिकारियों और आंतरिक मामलों के निकायों द्वारा वापस लिया जा सकता है।

आरएसएफएसआर के वित्त मंत्रालय के पत्र दिनांक २६.०७.१९९१ नंबर १६/१७६ ने मुनाफे (आय) के छिपाने (कम करने) की गवाही देने वाले दस्तावेजों के राज्य कर निरीक्षण के एक अधिकारी द्वारा जब्ती की प्रक्रिया पर निर्देश को मंजूरी दी या उद्यमों, संस्थानों, संगठनों और नागरिकों से कराधान से अन्य वस्तुओं को छिपाना।

मुख्य लेखाकार या संगठन के अन्य अधिकारी को अनुमति के साथ और दस्तावेजों की जब्ती करने वाले निकायों के प्रतिनिधियों की उपस्थिति में, उनकी प्रतियां बनाने के लिए आधार और जब्ती की तारीख का संकेत देने का अधिकार है।