Gli importi emessi nell'ambito della relazione riflettono. Riflessione del "Subreport" in contabilità

Il conto 71 della contabilità è un conto attivo-passivo "Regolamenti con persone responsabili", serve per registrare gli importi contabili emessi e restituire gli importi non spesi. Nelle imprese, i dipendenti possono essere assegnati Contanti nel conto per le spese di famiglia, per l'acquisto di materiali o per le spese di viaggio. Considera come tenere i registri degli insediamenti con persone responsabili ed esempi scritture contabili per conto 71.

L'account 71 è attivo-passivo, quindi il saldo dell'account può essere a debito oa credito.

Il conto Dt 71 riflette la quantità di denaro ricevuta dal dipendente;
L'account 71 CT riflette la spesa di fondi.

La contabilità analitica sul conto "Transazioni con persone responsabili" è tenuta separatamente per ciascuna persona responsabile.

La procedura per l'emissione di un sottoreport

In base al rapporto anticipato, è consentito emettere denaro solo ai dipendenti dell'impresa. Gli importi contabili vengono emessi in contanti dalla cassa o trasferiti tramite bonifico bancario su una carta di credito.

La regola principale quando si emette denaro è che il dipendente segnali l'importo contabile precedentemente ricevuto. Nelle imprese, di norma, fissano l'ordine delle persone che hanno il diritto di ricevere fondi come conto, poiché con loro viene concluso un accordo di responsabilità:

Quando si paga denaro a una persona responsabile, è necessario osservare le seguenti regole:

Controllare il saldo della persona responsabile (secondo il registro contabile). Motivo: clausola 6.3 delle istruzioni della Banca centrale della Federazione Russa n. 3210, in cui si afferma che è vietato emettere fondi responsabili nei confronti di un dipendente non dichiarato per un importo precedentemente ricevuto.
Ricevere una domanda scritta dal dipendente in qualsiasi forma, che rifletta i dettagli principali: lo scopo della ricezione, l'importo richiesto, il termine per la presentazione della relazione, la data. La domanda deve essere vistata dal responsabile della società o da persona autorizzata.

È stato stabilito un periodo di 3 giorni in cui il dipendente deve presentare una denuncia per gli importi contabili ricevuti, restituire i fondi alla cassa e presentare una relazione. Se il dipendente non si è presentato entro il termine prescritto, l'importo da lui ricevuto deve essere trattenuto dal reddito del dipendente e deve essere addebitata l'imposta sul reddito delle persone fisiche (articolo 137 del Codice del lavoro della Federazione Russa). in cui:

Importante: le detrazioni da un dipendente possono essere effettuate solo su richiesta scritta e non oltre il 20%. salari(Articolo 138 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Se un debito (soprattutto di importo elevato) per un soggetto responsabile è stato registrato per molto tempo, l'ispettore fiscale, durante una verifica, può riclassificare tale pagamento come prestito o considerarlo reddito (comma 3 dell'articolo 137 del Codice del lavoro della Federazione Russa) e addebitare un'imposta sul reddito delle persone fisiche aggiuntiva.

L'importo massimo di emissione sul conto non è previsto dalla legge, ma va tenuto conto del fatto che se un dipendente regola i conti con le controparti per conto dell'impresa, in base a un contratto non è possibile pagare più di 100.000 rubli.

Rapporto anticipato

Il dipendente riflette tutte le spese di fondi nella relazione anticipata. Un dipendente può spendere importi contabili per l'acquisto di beni, materiali, immobilizzazioni, beni immateriali, pagamento per le esigenze aziendali dell'azienda.

Il diagramma mostra i tipi di spese sul conto 71 e i documenti principali che dovrebbero essere allegati alla relazione anticipata:

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Se un dipendente ha una spesa eccessiva per importi contabili, ovvero un dipendente ha speso i suoi soldi personali, l'azienda ha il diritto di rimborsarli secondo le procedure stabilite.

Esempi di registrazioni tipiche sul conto 71

No. p / p	Il contenuto delle famiglie. operazioni	Addebito	Credito	Documenti di fondazione
1	Pagamento in contanti sul conto	71	50	Nota del cassiere, nota spese
2	Elencato nel sub-report per le spese di viaggio su una carta di credito	71	51	Estratto conto bancario, ordine di pagamento
3	I fondi vengono trasferiti al sub-report sulla carta aziendale	71	55	Estratto da conti speciali
5	Spese adottate sulla relazione anticipata sull'acquisto di immobilizzazioni	08	71	Atto sull'accettazione di lavori e servizi
6	I materiali acquisiti da una persona responsabile vengono accreditati	10	71	Lettera di vettura, documenti di trasporto, certificato di accettazione
7	Si riflette l'importo delle spese per la produzione e le esigenze economiche	20/26/44	71	Rapporto anticipato, incarico di lavoro, rapporto di viaggio di lavoro
9	Le merci per la rivendita acquistate da una persona responsabile vengono accreditate	41	71	Anticipo e fatture
11	Ritorna alla cassa dei fondi non spesi	50	71	Rapporto del cassiere, ordine di ricevuta
12	Debito maturato sugli importi non pagati della persona responsabile	73	71	Rapporto anticipato

Considera esempi pratici con registrazioni sul conto 71 per l'emissione, la spesa e la restituzione di fondi responsabili.

Esempio 1: Rimborso per spese eccessive dell'estratto conto - Registrazioni

Un dipendente di Romashka LLC Ivanov I.I. i fondi sono stati assegnati al conto in forma non in contanti per un importo di 2.500 rubli. (su carta di credito) per l'acquisto di cancelleria. In effetti, Ivanov I.I. speso 2.840 rubli. È stato redatto un rendiconto anticipato delle spese effettive e al rendiconto sono stati allegati i documenti giustificativi (ricevuta di vendita). Il superamento dei costi del rapporto anticipato è stato di 340 rubli. I fondi sono stati accreditati a Ivanov I.I. sul carta di credito.

Romashka LLC ha generato voci sull'account 71:

Esempio 2: Rimborso dell'estratto conto anticipato - Registrazioni

LLC "Romashka" e LLC "Vasilek" hanno concluso un accordo per la fornitura di servizi di trasporto per un importo di 7.200 rubli, incl. I.V.A. Per pagare i servizi previsti dal contratto, il dipendente di Romashka LLC Ivanov A.B. ricevuto sul conto l'importo di 7 500 rubli. Dopo aver concluso accordi con Vasilek LLC, Ivanov A.B. ha consegnato la relazione anticipata e ha restituito il resto dei fondi al cassiere.

Il contabile di Romashka LLC ha generato i seguenti messaggi:

Dt	ct	Descrizione	Importo, strofinare.	Una base di documenti
26/44	60	I servizi di Vasilek LLC si riflettono nella struttura dei costi (7.200 rubli - 1.098 rubli)	6 102	Certificato di completamento
19	60	L'importo dell'IVA è imputato al costo dei servizi di trasporto	1 098	Certificato di completamento
68/2 IVA	19	L'importo dell'IVA dal costo dei servizi di trasporto è accettato per la detrazione	1 098	Certificato di completamento, fattura
71	50/1	Dalla cassa di Romashka LLC Ivanov A.B. ricevuto fondi nell'ambito del rapporto	7 500	Mandato in contanti per le spese, estratto conto della persona responsabile
60	71	La contabilità riflette il pagamento per i servizi, che è stato effettuato da Ivanov A.B. per conto di Romashka LLC	7 200	Relazione anticipata, certificato di completamento
50/1	71	Il saldo dei fondi non spesi è stato restituito alla cassa di Romashka LLC (7.500 rubli - 7.200 rubli) da Ivanov A.B.	300	Conto mandato di cassa, relazione anticipata, atto di lavoro svolto

Esempio 3: registrazioni contabili per le spese di viaggio

Il lavoratore Vasilkov I.I. inviato in viaggio d'affari per 3 giorni, gli fu dato un conto per un importo di 20.000 rubli. L'indennità giornaliera è di 2.000 rubli.

Al rientro, presenta una relazione anticipata con allegati i documenti giustificativi:

I biglietti ferroviari per un importo di 8.000 rubli, IVA inclusa 1.220 rubli, sono evidenziati in una riga separata.
Fattura dell'hotel su un modulo di segnalazione rigoroso per 5.000 rubli, incl. IVA 763 rubli. Anche l'IVA è evidenziata separatamente.

Riflessione delle spese di viaggio sul conto 71 negli annunci:

Dt	ct	Contenuto dell'operazione	Importo, strofinare.	Una base di documenti
71	50	I fondi sono stati emessi per rendere conto a Vasilkov I.I. dal registratore di cassa	20 000	Conto mandato in contanti
20	71	Spese di biglietto cancellate senza IVA	6 780	Anticipo, biglietto ferroviario
19	71	IVA allocata sui costi del biglietto	1 220	Biglietto ferroviario
68. IVA	19	IVA inviata in detrazione	1 220	Acquista la voce del libro
20/44	71	Spese di alloggio (hotel) cancellate senza IVA	4 237	Modulo di segnalazione rigorosa, ricevuta di cassa dell'hotel
19	71	IVA allocata sulle spese alberghiere	763
68. IVA	19	IVA inviata in detrazione	763	Acquista la voce del libro
20/44	71	Indennità giornaliera cancellata	6 000	Rapporto anticipato
50	71	Il dipendente ha restituito i fondi non spesi al cassiere	1 000	Ordine in contanti in entrata

L'organizzazione effettua la maggior parte degli insediamenti tramite il conto corrente di una persona giuridica in una banca. Ma spesso, se necessario, per eseguire calcoli per le esigenze dell'organizzazione, i fondi vengono emessi contro il rapporto al dipendente. L'articolo descrive la contabilizzazione degli insediamenti con le persone responsabili.

Registrazione dell'emissione di denaro ai sensi del rapporto

Viene stabilita la procedura per l'emissione del contante Istruzioni della Banca di Russia n. 3210-U. Al punto 6.3, per l'attuazione della presente procedura, è necessario:

avere un documento amministrativo di una persona giuridica (IP) o una dichiarazione scritta di un dipendente;
emettere un mandato in contanti di spesa (RKO) sotto forma di KO-2.

Offriamo un esempio di compilazione di una domanda in conformità con i requisiti della Procedura.

Il denaro viene emesso per un periodo limitato, dopodiché il dipendente deve presentare una relazione anticipata (di seguito - AO) con documenti che confermano le spese. Non ci sono tali limiti di tempo. Di norma, è stabilito in un atto locale.

Facciamo un esempio di ordine.

L'emissione di importi contabili può essere effettuata sulla carta bancaria del dipendente e sulla carta aziendale dell'organizzazione (Lettere n. 02-03-10 / 37209, n. 03-11-11 / 42288), che dovrebbe essere prevista da un atto locale.

La base del trasferimento è anche la domanda del dipendente, contenente, oltre alle informazioni obbligatorie (articolo 6.3 della Procedura), gli estremi della carta bancaria.

Importante: in ordine di pagamento nella riga "Finalità del pagamento" è necessario scrivere: i fondi trasferiti sono responsabili ("Pagamento anticipato per esigenze aziendali").

Contabilità degli insediamenti con soggetti responsabili

Un dipendente con cui una persona giuridica ha un contratto di lavoro o un contratto di diritto civile (Lettera n. 29-Р-Р-6/7859) può agire come persona responsabile.

Importante: per escludere le pretese dei credenti, è consigliabile fissare l'elenco dei dipendenti nell'atto locale dell'organizzazione, nonché indicare questa possibilità nei contratti di diritto civile.

Le persone responsabili in contabilità sono principalmente il conto 71 (Ordine 94n).

La tabella riassume la contabilizzazione degli insediamenti con soggetti responsabili (brevemente) in contabilità:


Emissione di denaro nell'ambito del rapporto (contanti, su una carta bancaria)
Soldi emessi a un dipendente
Riflessione AO
Spese riflesse (economiche, di viaggio, di rappresentanza, ecc.)	20, 26, 44, ecc.
Rifletteva il costo di acquisto di materiali, merci
Rimborso del debito verso il fornitore
Ricevimento al cassiere, sul conto corrente bancario del saldo di denaro contabile non speso
Il saldo del denaro non speso è stato ricevuto dalla persona responsabile
Pagamento di spese eccessive a un dipendente sulla base di un AO approvato
Al dipendente è stata pagata una spesa eccessiva per AO
Trattenuta dallo stipendio di un anticipo non restituito in tempo
Importi contabili non restituiti entro la data di scadenza
Importi contabili dedotti dallo stipendio

Relazione sugli importi ricevuti

La procedura è:

La relazione anticipata sugli importi spesi deve essere trasmessa all'ufficio contabilità per la verifica.
Dopo la verifica, viene approvato dal capo dell'organizzazione.
Quindi il saldo monetario finale viene effettuato con il contabile.

Al saldo finale, il dipendente restituisce il denaro non speso e, se è stato speso più del previsto, gli viene pagata la spesa eccessiva, ma dopo l'approvazione della direzione dell'organizzazione.

Il modulo di relazione anticipata (AO-1) è unificato ( Risoluzione del Comitato Statale di Statistica n. 55). Dal 2013 non è obbligatorio (Legge n. 402-FZ) e può essere sviluppato da un'organizzazione contenente i dettagli obbligatori del documento primario.

Il rapporto è redatto in una copia: una parte è compilata dal responsabile, l'altra dal responsabile dell'impresa. Ad esso devono essere allegati anche i documenti attestanti le spese.

L'importo di denaro dal dipendente viene addebitato solo dopo l'approvazione della relazione da parte del capo.

Il saldo non utilizzato dell'anticipo viene consegnato alla cassa dell'organizzazione con un ordine di cassa in entrata e la spesa in eccesso viene pagata al dipendente con un ordine di spesa o trasferita su una scheda salari.

Se viene presa la decisione di non trattenere dalla retribuzione del dipendente gli importi emessi per i bisogni dell'organizzazione per i quali non ha fornito il JSC, gli importi non restituiti sono riconosciuti come reddito e sono soggetti a premi assicurativi e imposta sul reddito delle persone fisiche.

Pertanto, l'emissione di fondi a un dipendente nell'ambito del rapporto può essere effettuata sia in contanti che tramite bonifico bancario. La procedura per il rilascio dell'emissione è in ogni caso identica. La procedura per la conferma dell'utilizzo del denaro emesso è la stessa per entrambi i casi. Gli errori più comuni nella contabilizzazione degli insediamenti con soggetti responsabili sono causati dal mancato rispetto dei requisiti legali. Se hai letto questo articolo, la probabilità di tali violazioni sarà zero.

Contabilità contabile degli insediamenti con soggetti responsabili.

La contabilità per gli insediamenti con persone responsabili è tenuta sul conto 71 "Transazioni con persone responsabili" (A-P). La contabilità analitica per il conto è mantenuta per ogni persona responsabile. Dopo l'emissione denaro al dipendente, il contabile effettuerà un distacco:

Addebito 71 - denaro emesso nell'ambito del rapporto

Credito 50 (51)

Cancellare gli importi contabili spesi vengono effettuati sulla base della relazione anticipata approvata e si riflettono nel credito del conto 71.

ANNULLAMENTO DELLE SPESE COMMERCIALI

Tipo di spesa	Cablaggio
− proprietà acquisita	D 10 (08, 41) - i materiali sono capitalizzati (immobilizzazioni, K 71 merci) acquistati da un'entità che redige il bilancio Al momento dell'acquisto di oggetti di valore al dettaglio, il dipendente deve presentarsi all'ufficio contabilità ricevuta di vendita o fattura e controlla antrolno-bancomat (KKM).
− le spese sono legate alle esigenze delle industrie principali, ausiliarie o di servizi	D 20 (23, 29) - le spese della persona responsabile sono cancellate per spese K 71 principale (ausiliaria, di servizio) produzione
− spese relative alle attività di gestione	D 25 (26) - pagato da soggetti responsabili per la produzione generale K 71 spese (generali).
− spese connesse alla vendita di prodotti finiti o merci	D 44 - I costi delle persone responsabili sono inclusi nei costi di vendita
- spese per attività di natura non produttiva (ad esempio spese per la realizzazione di eventi sportivi, ricreativi, di intrattenimento, ecc.):	D 91 - Tra le altre spese sono incluse le spese del debitore

ANNULLAMENTO SPESE DI VIAGGIO

Scopo del viaggio di lavoro	Cablaggio
− acquisto, consegna di immobilizzazioni (attrezzature, autovetture, ecc.)	D 08 - i costi di un viaggio di lavoro associati all'acquisto vengono ammortizzati, K 71 consegna di immobilizzazioni
− acquisto, consegna dei materiali	D 10 - i costi di un viaggio d'affari associati all'acquisto sono ammortizzati, K 71 consegna dei materiali
− acquisto, consegna della merce	D 41 - i costi di un viaggio di lavoro associati all'acquisto sono ammortizzati, K 71 consegna della merce
− conclusione di contratti per la vendita di prodotti, studio dei mercati di vendita in altre regioni, partecipazione a fiere	D 44 - i costi di un viaggio di lavoro relativi alle vendite vengono ammortizzati
− partecipazione a seminari di formazione, assemblee dei soci, altre finalità connesse alle attività produttive	D 26 - le spese di un viaggio d'affari necessario per K 71 esigenze di gestione dell'organizzazione
− riparazione in garanzia di prodotti precedentemente venduti (se è stata costituita una riserva per riparazioni in garanzia)	D 96 - le spese di viaggio di lavoro relative alla restituzione sono ammortizzate, K 71 trasporto di prodotti difettosi
− una trasferta di lavoro di natura non produttiva (ad esempio verifica di una colonia estiva che è nel bilancio di un'impresa)	D 29 (91) - le spese di viaggio d'affari vengono ammortizzate, non direttamente A 71 relativi ad attività produttive pre-
− eliminazione delle conseguenze delle situazioni di emergenza	D 91 - le spese di un viaggio d'affari relative a Entro il 71 eliminazione delle conseguenze di un'emergenza

Se il dipendente ha saldo anticipato non speso, quindi entro i 3 giorni previsti per la predisposizione del verbale di anticipo, deve essere restituito alla cassa secondo l'ordine di cassa in entrata.

2.4.2 Contabilità degli insediamenti con soggetti responsabili

In contabilità, tale operazione viene registrata registrando:

D 50 - il saldo dell'anticipo versato dal responsabile è stato restituito al cassiere

Se un dipendente ragionevolmente speso denaro per un importo maggiore dell'anticipo versato, quindi importo di spesa eccessiva gli viene rimborsato dalla cassa dell'organizzazione sulla base della relazione anticipata approvata. Questa operazione è documentata pubblicando:

D 71 - spese rimborsate al dipendente eccedenti l'importo dell'anticipo erogato

Se un dipendente non è tornato importo contabile entro il termine stabilito, quindi entro un mese(termine di prescrizione), per ordine del capo dell'impresa, deve essere trattenuto dallo stipendio del dipendente. Questa operazione è documentata da post:

D 94 - si riflette l'importo contabile non restituito in tempo

D 70 - un importo contabile non restituito è stato detratto dallo stipendio del dipendente

Finché l'importo non pagato viene accreditato al dipendente, è considerato un prestito a lui concesso. In tal caso, dovrebbe essere calcolato il beneficio materiale derivante dall'utilizzo dei fondi presi in prestito. Se il debito viene cancellato a spese dell'organizzazione, questo importo deve essere incluso nel reddito totale del dipendente e trattenerlo dall'imposta sul reddito delle persone fisiche.

Contabilità degli insediamenti con il personale per altre operazioni.

condotta per conto 73 “Transazioni con il personale per altre operazioni” (A − P). Per il conto possono essere aperti sottoconti: 73-1 “Regolamenti su prestiti concessi”;

73-2 “Calcoli per il risarcimento del danno materiale”;

73-3 “Pagamenti per beni forniti a credito”;

73-4 “Transazioni per assicurazioni”, ecc.

Persone responsabili - dipendenti dell'impresa che ricevono anticipi di cassa per l'esecuzione di spese aziendali e per spese per viaggi di lavoro. Ordine di condotta transazioni in contanti determina la procedura per l'emissione di denaro ai sensi del rapporto. L'emissione viene effettuata in presenza di cassa e senza cassa si emette un assegno dalla cassa della banca.

Gli importi contabili per le spese domestiche sono emessi per l'importo di un fabbisogno di 2 giorni per non più di 3 giorni. Se al di fuori della sede dell'impresa - per un importo di un requisito di 10 giorni fino a 15 giorni. Per viaggi di lavoro: per il costo del viaggio di andata e ritorno, diarie e spese per l'affitto dell'abitazione.

Se il lavoratore viaggiante è temporaneamente inabile al lavoro, gli viene rimborsato l'affitto dell'alloggio, salvo i casi in cui il lavoratore fosse ricoverato in ospedale, e l'indennità giornaliera è corrisposta per tutto il tempo fino a quando non ha potuto continuare l'incarico e tornare, ma non più di 2 mesi.

L'invalidità temporanea e l'impossibilità al rientro devono essere documentate. Il periodo del viaggio di lavoro non comprende i giorni di invalidità temporanea. Il dipendente viene rimborsato per i servizi di preacquisto dei biglietti, l'uso del letto, le spese di assicurazione, il costo della prenotazione dell'alloggio, l'utilizzo dei mezzi pubblici (esclusi i taxi), se fuori destinazione solo sulla base di documenti .

Il giorno di partenza è il giorno di partenza veicolo dal luogo di lavoro permanente e il giorno di arrivo è il giorno di arrivo del veicolo al luogo di lavoro. Quando si parte per un luogo prima delle 24:00, viene utilizzato il giorno corrente; dopo le 0:00, il giorno successivo.

Se la destinazione è fuori dai confini della città, viene preso in considerazione l'orario di arrivo alla stazione. Il modo di lavoro e di riposo è determinato dall'impresa che lo ha inviato. Al posto dei giorni di riposo non fruiti durante un viaggio di lavoro, non sono previsti altri giorni.

Quali messaggi per riflettere l'emissione di denaro

Se un dipendente va in viaggio d'affari su ordine dell'amministrazione in un giorno libero, gli viene concesso un altro giorno di riposo secondo la procedura stabilita.

Gli anticipi ricevuti possono essere utilizzati da persone responsabili solo per gli scopi per i quali sono stati emessi. Entro 30 giorni dal ritorno da un viaggio di lavoro, le persone responsabili sono tenute a presentare una relazione anticipata sugli importi spesi.

Gli insediamenti con soggetti responsabili sono registrati sul conto attivo-passivo 71 “Transazioni con soggetti responsabili”. L'emissione di denaro contante viene rilasciata a un responsabile sulla base di una nota, che deve indicare: l'oggetto della spesa, i tempi e l'importo necessario per questo. Il memorandum deve essere firmato dal capo dell'impresa e solo successivamente il contabile può emettere un mandato in contanti di spesa per questo importo e il cassiere può emettere l'importo contabile.

Il responsabile deve presentare all'ufficio contabilità dell'impresa una relazione anticipata con documenti giustificativi (ricevute di vendita) sul fatto di acquisire oggetti per esigenze amministrative ed economiche entro il termine prescritto. La persona responsabile restituisce il saldo dell'importo non utilizzato alla cassa dell'impresa in base all'ordine di ricevuta di cassa.

Il capo dell'impresa può inviare una persona responsabile in viaggio d'affari (ad esempio, in viaggio per un certo periodo in un'altra regione o città per soddisfare eventuali istruzioni del capo).

Quando si invia una persona responsabile in viaggio d'affari all'interno Federazione Russa nel reparto contabilità dell'impresa viene rilasciato un certificato di viaggio che deve contenere i seguenti dettagli necessari:

1) cognome, nome, patronimico del responsabile;

2) la destinazione del viaggio di lavoro;

3) il nome dell'impresa presso la quale è inviato il responsabile;

4) lo scopo del viaggio di lavoro;

5) la durata del viaggio di lavoro.

Il certificato di viaggio deve essere firmato dal capo dell'impresa. La normativa vigente prevede le seguenti garanzie e risarcimenti per trasferte di lavoro:

1) conservazione del luogo di lavoro (posizione) e della retribuzione media per il dipendente distaccato durante tutto il tempo del viaggio di lavoro;

2) pagamento della diaria per il tempo trascorso in trasferta di lavoro;

3) pagamento delle spese di viaggio per la destinazione e ritorno;

4) pagamento delle spese per l'affitto di un'abitazione. In contabilità, le transazioni con le persone responsabili si riflettono nelle seguenti voci:

1) è stato rilasciato un anticipo per le spese di viaggio:

Addebito sul conto 71 “Transazioni con soggetti responsabili”, Accredito sul conto 50 “Cassa”;

2) riflette i costi di locazione di un'abitazione (IVA esclusa):

Addebito sul conto 44 “Spese di vendita”, Accredito sul conto 71 “Transazioni con soggetti responsabili”;

3) si tiene conto dell'importo dell'IVA pagata per l'affitto di un'abitazione:

Conto di addebito 19 "Imposta sul valore aggiunto sui valori acquisiti",

Accredito sul conto 71 "Transazioni con soggetti responsabili";

4) restituzione in cassa dell'importo non utilizzato da parte del responsabile:

Conto di addebito 50 "Cassiere",

La relazione anticipata è accompagnata da documenti compilati che confermano la spesa di importi contabili; per viaggi di lavoro, è allegato un certificato di viaggio compilato, ecc.

Nel reparto contabilità vengono controllati i rapporti anticipati e vengono determinati gli importi che devono essere approvati dalla direzione dell'impresa.

Per gli importi emessi in rendicontazione si registra:

Per gli importi spesi, accettati e approvati in base a relazioni anticipate vengono effettuate le seguenti registrazioni:

Addebito su conti 25 "Spese generali di produzione", 26 " Costi generali di gestione”, 10 “Materiali”,

Accredito sul conto 71 "Transazioni con soggetti responsabili".

Gli importi non spesi vengono restituiti alla cassa dell'impresa:

Addebito sul conto 50 "Cassiere", Accredito sul conto 71 "Transazioni con soggetti responsabili".

Per i viaggi di lavoro all'estero, l'emissione di un pagamento anticipato in valuta estera si riflette nella contabilità come segue:

Addebito sul conto 71 "Transazioni con soggetti responsabili", Accredito sul conto 50 "Cassa".

Gli importi contabili non puntualmente restituiti dai dipendenti sono cancellati come segue: Debito 94 “Mancanze e perdite da danni a valori”, Credito 71 “Transazioni con soggetti responsabili”.

Se questi importi possono essere detratti dallo stipendio, viene inserita una voce:

Debito 70 “Transazioni con il personale per compenso”, Credito 94 “Mancanze e perdite per danni a valori”.

Se non possono essere trattenuti:

Debito 73 “Transazioni con personale per altre operazioni”,

Prestito 94 "Carenza e perdite da danni a valori".

La contabilità analitica è mantenuta per ogni emissione anticipata. L'emissione di nuovi anticipi può avvenire solo con un rapporto completo sull'anticipo precedente. Non è consentito trasferire l'anticipo ad un'altra persona.

Base normativa

I fondi contabili in contanti vengono emessi dalla cassa ai dipendenti solo per soddisfare le esigenze dell'organizzazione.

L'emissione di fondi dalla cassa alle persone responsabili si riflette nella voce ...

Questa non è una procedura facile. Per la sua implementazione esiste un certo algoritmo (ne abbiamo parlato nell'articolo su come organizzare gli accordi con i commercialisti), l'eventuale scostamento dal quale porterà manager e responsabili a verifiche da parte delle autorità fiscali di regolamentazione e successiva responsabilità amministrativa. Pertanto, quando ci si chiede quale sia l'importo massimo che può essere preso come sub-relazione, è necessario essere guidati solo dalla normativa vigente e dalla politica contabile dell'organizzazione.

L'importo massimo contabile nel 2018 è regolato dalle normative locali: politiche contabili e regolamenti sugli accordi con le persone responsabili. Base legislativa questi documenti per istituto di bilancio Istruzioni della Banca della Federazione Russa n. 3210-U dell'11 marzo 2014, fatte salve le modifiche apportate dall'Istruzione della Banca centrale della Federazione Russa n. 4416-U del 19 giugno 2017, nonché dell'Ordine di il Ministero delle Finanze della Russia n. 70n del 26 agosto 2004, l'Ordine del Ministero delle Finanze della Federazione Russa n. 25n e il Codice di bilancio della Federazione Russa.

Qual è l'importo massimo da segnalare nel 2018

La regola che stabilisce un limite agli insediamenti nell'ambito di un accordo per un importo di 100.000 rubli tra organizzazioni non si applica agli accordi tra un'istituzione di bilancio e i suoi dipendenti. Legislativamente, l'importo massimo imputabile a un dipendente non ha restrizioni. Tuttavia, le stesse organizzazioni hanno il diritto di fissare un limite agli importi anticipati come spese di viaggio e di lavoro e di prescriverlo nelle proprie politiche contabili e contratti collettivi. Inoltre, l'istituto deve sviluppare un regolamento sull'insediamento con i contabili.

Gli importi massimi che vengono emessi ai lavoratori distaccati sono determinati mediante calcolo sulla base delle tariffe di rimborso del viaggio, del numero di giorni di viaggio lavorativo, nonché delle tariffe dell'indennità giornaliera.

Modifiche importanti dal 19.08.2017

Le modifiche del 19 agosto 2017, introdotte alle Direttive della Banca di Russia n. 3210-U dell'11 marzo 2014, hanno stabilito una serie di modifiche nella procedura per gli accordi con i contabili. Ora, secondo la Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa del 19 giugno 2017 n. 4416-U, la persona responsabile non ha più bisogno di scrivere una domanda. La base principale per il pagamento anticipato sarà un ordine o altro documento amministrativo del capo dell'istituto.

Significative anche altre novità:

nuovi fondi anticipati possono essere ricevuti senza rendicontazione su quelli precedenti;
gli assegni vecchio stile sono accettati nell'elenco dei documenti di conferma del pagamento;
il denaro responsabile può essere trasferito su qualsiasi carta di credito, incluso lo stipendio;
puoi pagare con una carta di credito personale anche se i fondi sono stati emessi in contanti (lettera del Servizio fiscale federale del 22/06/2011 n. ED-4-3 / 9876). Questo articolo deve essere incluso nell'ordine sulla politica contabile dell'organizzazione (lettera del Ministero delle finanze della Federazione Russa del 25 agosto 2014 n. 03-11-11 / 42288).

In connessione con tutte le innovazioni adottate per legge, le organizzazioni devono anche apportare modifiche agli ordini sulle politiche contabili, ai contratti collettivi e ai regolamenti sulla conduzione di transazioni in contanti e sui regolamenti con persone responsabili.

Il denaro responsabile è una certa quantità di denaro di un'organizzazione di bilancio emessa a un dipendente per l'esecuzione delle spese per lo scopo previsto.

Queste potrebbero essere spese:

indennità di viaggio;
per le esigenze economiche dell'ente;
rappresentante.

Il principale documento normativo che disciplina gli accordi reciproci con i soggetti responsabili sono le Istruzioni Banca centrale Russia n. 3210-U del 03/11/2014. È possibile emettere denaro responsabile solo ai dipendenti dell'organizzazione con cui sono stati conclusi contratti di lavoro o di diritto civile.

Fino al 19/08/2017 c'era un divieto per i dipendenti debitori, ovvero ai dipendenti indebitati era vietato dare denaro in acconto. Le modifiche approvate dalle nuove Istruzioni n. 4416-U del 19/08/2017 hanno annullato tale divieto.

Come emettere

Per fare ciò, è necessario redigere due documenti: una domanda di un dipendente, che indica l'importo, la direzione dell'obiettivo, il calcolo stimato e altre informazioni, e un ordine del capo di emettere denaro sul conto.

Inoltre, l'organizzazione deve sviluppare e approvare i seguenti documenti locali obbligatori:

Regolamento sugli accordi con i responsabili.
Ordine sull'approvazione dell'importo massimo del conto (non limitato dalla legge).
Un ordine per stabilire il periodo massimo di emissione del denaro (non sono previste restrizioni normative).
Un ordine sulla fissazione del termine per la presentazione di una relazione anticipata sul denaro emesso (non più di tre giorni lavorativi).

Su richiesta del capo, l'organizzazione può stabilire un elenco di dipendenti a cui è consentito emettere fondi responsabili.

Per violazione della procedura di emissione di fondi, gli ispettori hanno il diritto di imporre una sanzione ai sensi dell'articolo 15.1 del Codice degli illeciti amministrativi fino a 50.000 rubli a una persona giuridica.

Come segnalare a un dipendente

Diciamo che il dipendente ha già presentato domanda al manager e ha ricevuto l'approvazione.

In base all'ordine, il cassiere emette contanti dalla cassa dell'organizzazione o il reparto contabilità lo trasferisce sulla carta del dipendente.

Quando si effettua un acquisto, il dipendente deve assicurarsi di conservare i documenti giustificativi.

Quando un dipendente ha finito di spendere, deve affrontare la questione di come contabilizzare il denaro responsabile. Per fare ciò, deve redigere una relazione anticipata e presentarla all'ufficio contabilità. Il documento dovrebbe indicare: quanto ha ricevuto, quanto ha speso e per quali scopi, qual è il saldo. Allegare al verbale la documentazione giustificativa (scontrini, assegni, lettere di vettura, biglietti, ecc.).

Il rapporto viene verificato dal contabile responsabile o dal capo contabile. Viene quindi sottoposto al gestore per l'approvazione. Successivamente, vengono effettuati gli accordi finali con il dipendente: la restituzione del saldo non utilizzato dei fondi contabili o il pagamento aggiuntivo per spese eccessive. Se il dipendente non vuole restituire il saldo non speso, l'importo può essere trattenuto dal suo stipendio.

Come riporta il leader?

Proprio come qualsiasi altro lavoratore. È necessario redigere una relazione, allegare assegni e altri documenti giustificativi, restituire il saldo dell'importo emesso.

Una situazione in cui il direttore di un'istituzione si rifiuta di segnalare o restituire i fondi non è comune. Ma se sorgesse la domanda su come recuperare i fondi responsabili dal direttore, si può raccomandare al contabile di un'istituzione di bilancio:

Spiegare con competenza al dirigente cosa minaccia il suo comportamento: responsabilità amministrativa, e in alcuni casi penale, che può comportare la sua revoca dall'incarico.
Raccontare l'importo delle multe che verranno emesse dagli ispettori per violazione della disciplina del contante, per falsa dichiarazione di bilancio.
Ricordiamo che i fondi non restituiti possono essere utilizzati per altre spese importanti dell'ente, inclusi bonus o sviluppo di attività.

È impossibile trattenere i fondi dai salari senza l'ordine e il consenso del capo. L'importo non restituito del sub-relazione dovrebbe essere soggetto a tassazione, ovvero trattenere l'imposta sul reddito delle persone fisiche e accumulare premi assicurativi.

I requisiti per l'emissione di denaro ai sensi del rapporto sono in continua evoluzione. Per evitare errori di calcolo nel lavoro, oggi è necessario essere guidati dall'Istruzione della Banca di Russia dell'11 marzo 2014 N 3210-U. Tuttavia, gli errori principali non sono dovuti all'ignoranza delle nuove norme legislative. Il motivo è piuttosto nell'abitudine di eseguire in modo errato questa o quell'operazione durante l'elaborazione dei fondi. Questo è ciò di cui parleremo in questo articolo.

Errore n. 1. Senza una dichiarazione

I fondi vengono emessi a fronte di un rapporto senza ricevere una domanda dalla persona a cui viene trasferito il denaro. Ad esempio, un'azienda ha urgente bisogno di fare copie autenticate di documenti; per essere in tempo, il contabile emette semplicemente i fondi senza richiedere al dipendente di presentare una domanda corrispondente. Successivamente, nessuno ricorda anche un documento del genere. Tuttavia, l'assenza di una dichiarazione è un errore. Secondo l'articolo 6.3 della Direttiva N 3210-U, per l'emissione di denaro contante a fronte di una relazione sulle spese associate all'attuazione delle attività, deve essere emesso un ordine di cassa nel modulo 0310002. Tale documento deve essere redatto su richiesta scritta di il responsabile, redatto in qualsiasi forma e contenente una voce circa l'importo del denaro e il periodo per il quale sono emessi, la firma del capo e la data.
Ti consiglio di preparare in anticipo i modelli per le domande di emissione di fondi per un rapporto, in cui il dipendente inserirà solo il suo cognome, nome, patronimico, l'importo e il periodo per il quale viene emesso il denaro.

Errore n. 2. Soldi non spesi

I fondi emessi in base al rapporto e non spesi devono essere restituiti alla cassa dell'impresa entro tre giorni. Sarà un errore se il dipendente non lo fa. Così come se restituisce i fondi molto più tardi o la spesa non è confermata da documenti primari.
Ai sensi della clausola 6.3 della Direttiva N 3210-U, la persona responsabile è obbligata a presentare una relazione anticipata oa restituire il denaro.
Al fine di evitare errori, è consigliabile familiarizzare in anticipo il dipendente con la necessità di restituire i fondi. Questo può essere fatto se gli si fa leggere i documenti interni dell'azienda, fissando l'obbligo di restituire il denaro emesso in base alla relazione, o prescrivendo i corrispondenti obblighi in contratto di lavoro. Un'altra via d'uscita dalla situazione è la preparazione di una relazione anticipata.
Se il dipendente non ha restituito l'importo non speso entro il termine prescritto, il datore di lavoro deve adottare misure per recuperarlo. A tal fine, ai sensi dell'art. 137 del Codice del lavoro della Federazione Russa, ha il diritto di trattenere dallo stipendio un anticipo non restituito, tenendo comunque conto del limite del 20 per cento previsto dall'art. 138 del Codice del lavoro della Federazione Russa, ad ogni pagamento della retribuzione. Tale decisione viene presa entro e non oltre un mese dalla data di scadenza del termine stabilito per la restituzione dell'anticipo, ea condizione che il dipendente non contesti i motivi e gli importi della detrazione (Lettera di Rostrud del 08.09.2007 N 3044 -6-0).

Errore n. 3. Emesso in precedenza

Le aziende e i singoli imprenditori possono emettere contanti in acconto solo a coloro che hanno segnalato fondi precedentemente emessi. Se il dipendente non lo facesse, sarebbe un errore dargli un nuovo "lotto" di denaro.
Secondo la clausola 6.3 della Direttiva N 3210-U, il responsabile è tenuto, entro un termine non superiore a tre giorni lavorativi dalla data di scadenza del periodo per il quale è stato emesso denaro contante, o dalla data di ingresso al lavoro, a presentare al capo contabile o al ragioniere (in loro assenza, al capo) una relazione anticipata con allegato i documenti giustificativi.
Pertanto, prima di emettere fondi in rendicontazione, è necessario verificare se il dipendente ha denunciato per gli importi precedenti, se ha restituito i fondi non spesi.
Questo errore porta spesso a contenzioso. A titolo di esempio si può citare la Risoluzione della Nona Corte d'Appello Arbitrale del 25 febbraio 2014 N 09AP-47328/2013 nella causa N A40-144835/13.
Allo stesso tempo, i pagamenti tramite carte aziendali non sono equiparati ai pagamenti in contanti, ma sono riconosciuti come non contanti, pertanto ad essi non si applica tale norma (Delibera della Nona Corte Arbitrale d'Appello N 09AP-10884/2013) .

Nota. Il direttore ha prelevato denaro dalla cassa dell'azienda, ma lo ha restituito lo stesso giorno. Il giorno successivo, il manager voleva prendere altri 144.000 rubli e il contabile ha dato questi soldi. Di conseguenza, l'ispezione ha ritenuto la società responsabile ai sensi della parte 1 dell'art. 15.1 del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa. E gli arbitri erano d'accordo con lei.

Errore n. 4. Non esiste un rapporto anticipato

In alcuni casi, la nota spese, che conferma la spesa di fondi, potrebbe semplicemente non essere presente nell'azienda, ad esempio è andata persa. Un altro errore è l'errata compilazione di questo documento, ad esempio, tali inesattezze includono: l'assenza di un pagamento anticipato, dettagli obbligatori della relazione; discrepanza tra gli importi dei fondi emessi e quelli effettivamente spesi, che sono confermati da documenti primari; assenza di firme del responsabile e del capo contabile.
La forma unificata del rapporto anticipato (modulo N AO-1) è stata approvata dal decreto del Comitato statale di statistica della Russia del 1 agosto 2001 N 55. Tuttavia, dal 1 gennaio 2013, il suo utilizzo non è obbligatorio. Se l'azienda utilizza un proprio modulo approvato, allora questo deve contenere le indicazioni obbligatorie previste dall'art.

9 della Legge N 402-FZ:
1) il nome del documento;
2) la data della sua compilazione;
3) il nome della società che ha redatto il documento;
4) il contenuto del fatto della vita economica;
5) il valore di misura naturale e (o) monetario, con indicazione delle unità di misura;
6) la posizione del dipendente che ha effettuato l'operazione, l'operazione e responsabile della sua esecuzione;
7) firme.
L'assenza di una relazione anticipata o la sua errata compilazione è una violazione molto comune. Al fine di evitare tale errore, è necessario verificare l'esistenza della segnalazione, nonché il suo contenuto. Affinché i documenti possano essere controllati in maniera continuativa, è opportuno nominare un responsabile della revisione del documento. Può essere un contabile o uno specialista di revisione interna. Le responsabilità rilevanti devono essere specificate nel contratto di lavoro con il dipendente.

Errore N 5. Limite violato

L'importo massimo degli insediamenti in contanti nell'ambito di un accordo tra persone giuridiche, nonché tra società e singoli imprenditori è di 100.000 rubli. (Istruzione della Banca di Russia del 07.10.2013 N 3073-U "Sull'attuazione dei pagamenti in contanti"). Questa restrizione si applica anche se la persona responsabile dell'acquirente deposita contanti alla cassa del fornitore. Tuttavia, la spesa per l'emissione di denaro da parte di un dipendente nell'ambito del rapporto viene effettuata senza tenere conto dell'importo massimo dei calcoli.
Ricordiamo che in precedenza c'era una restrizione all'emissione di fondi ai sensi del rapporto (Istruzione N 1843-U). E un tale errore può essere identificato dai revisori dei conti per periodi precedenti nell'ambito di un audit per tre anni. Ciò significa che è troppo presto per rilassarsi.
Se possibile, effettuare i pagamenti tramite bonifico bancario. Si consiglia di eseguire calcoli con denaro "in tempo reale" solo in caso di emergenza, ad esempio se l'azienda necessitava di penne o carta per la stampante.

Errore 6. No documenti primari

Qualsiasi fatto dell'attività economica della società deve essere confermato da primarie carte. Tuttavia, le aziende spesso dimenticano di rilasciare tali documenti.
L'articolo 9 della legge “Sulla contabilità” stabilisce che il documento contabile primario deve essere redatto quando viene commesso il fatto della vita economica, e se ciò non è possibile, immediatamente dopo il suo compimento. La spesa dei fondi deve essere documentata. Ad esempio, un assegno, una ricevuta, un atto di accettazione e trasferimento, una fattura TORG-12, biglietti ferroviari e aerei, ordini di pagamento.
In assenza di documenti primari, non sarà possibile confermare che i fondi siano stati spesi esattamente per le finalità indicate dal dipendente nella relazione anticipata. I funzionari presteranno sicuramente attenzione a questo durante l'audit.

Errore n. 7. Solo un assegno

In caso di pagamento di beni (lavori, servizi) in contanti, per la conferma documentale delle spese, oltre allo scontrino fiscale, sono necessari anche altri documenti primari, che indichino il collegamento tra le spese sostenute e le attività dell'impresa finalizzate alla generazione di reddito. Tali chiarimenti sono forniti nella lettera del Servizio fiscale federale russo del 25 giugno 2013 N ED-4-3 / [email protetta]
Pertanto, non è sufficiente che il responsabile prenda solo un assegno per confermare che le spese sono state effettuate per scopi aziendali.
Per evitare contenziosi, è necessario specificare nell'atto locale quali documenti confermano le spese, nonché istruire i dipendenti su quali documenti dovrebbero raccogliere.

Errore N 8. Non c'è nessun ordine in contanti

Dopo aver preso una domanda da una persona responsabile per l'emissione di fondi per un rapporto, il contabile potrebbe dimenticare di emettere un mandato di cassa. Tuttavia, la forma di un tale documento è persino documentata. Secondo il paragrafo 6.4 della Direttiva N 3210-U, l'emissione dalla cassa di una persona giuridica divisione separata il contante necessario per l'effettuazione di operazioni in contante viene effettuato secondo le modalità stabilite dalla persona giuridica, secondo l'ordine di cassa spese 0310002.
Pertanto, l'assenza di un mandato è un errore. Per evitarlo, è necessario regolamentare l'emissione e l'esecuzione di questo documento nella politica contabile. Inoltre, nel contratto di lavoro con il commercialista, è necessario prescrivere chiare responsabilità per l'emissione di warrant al momento della registrazione dei fondi per il rapporto.

Errore N 9. Accantonamento dell'imposta sul reddito delle persone fisiche

Se il dipendente non ha restituito il denaro, questi fondi sono considerati un suo vantaggio. Tuttavia, può verificarsi una situazione in cui il dipendente non ha restituito il denaro a causa della dimenticanza. O, ad esempio, ha davvero speso i soldi, ma non ne ha riferito, dato che era in viaggio d'affari.
Il Tesoro ritiene che un beneficio imponibile possa derivare dalla remissione del debito. In una delle loro lettere, gli specialisti del dipartimento hanno indicato che alla data della remissione del debito, il dipendente riceverà il diritto di disporre dei fondi e avrà un reddito imponibile (Lettera del Ministero delle finanze russo del settembre 24, 2009 N 03-03-06 / 1/610).
Tuttavia, i tribunali non sono d'accordo con questa posizione. Gli arbitri ritengono che fintantoché vi sia la possibilità che il lavoratore denunci, vi sia la possibilità di trattenere le somme non utilizzate (non essendo scaduto il termine di prescrizione), i fondi erogati non dovrebbero essere riconosciuti come beneficio economico del dipendente ( Risoluzione del Servizio federale antimonopoli del distretto del Volga del 1 aprile 2013 N A55 -15647/2012).
A mio avviso, in questo caso non è appropriato addebitare l'imposta sul reddito delle persone fisiche. In effetti, in una situazione del genere, è possibile una controversia con un dipendente e può comunque restituire i soldi.

Errore n. 10. Il peso della legislazione valutaria

Come regola generale, le transazioni in valuta estera tra residenti sono vietate. Cioè, ad esempio, un'azienda non può dare $ 10 a un dipendente del registratore di cassa per acquistare articoli di cancelleria. Tuttavia, ci sono eccezioni a questa regola. Ad esempio, in valuta estera, è possibile emettere un anticipo per un viaggio d'affari all'estero (Risoluzione del Presidium della Corte suprema arbitrale della Federazione Russa del 18 marzo 2008 N 10840/07 nel caso N A33-1127 / 2007). Ma l'emissione di denaro straniero porta spesso a contenzioso.
Un'altra domanda: è possibile emettere contanti contro un rapporto in rubli a un dipendente straniero? Nella Delibera della Terza Corte Arbitrale d'Appello dell'11 febbraio 2014 nella causa N A69-3113/2013, il tribunale ha indicato che ciò era possibile. Gli arbitri hanno concluso che l'emissione di rubli a uno straniero non è inclusa nell'Elenco delle valute e altre operazioni di residenti e non residenti, contenuto nell'Appendice 2 alle Istruzioni della Banca di Russia del 4 giugno 2012 N 138-I. Pertanto, l'emissione di fondi da parte di una società al suo dipendente estero ai sensi del rapporto non può essere attribuita a transazione valutaria. Analoga conclusione è stata formulata nella Delibera della Terza Corte Arbitrale d'Appello del 5 febbraio 2014 nella causa N A69-3098/2013.
Di norma è vietata la ricezione da parte di un dipendente di contanti in valuta estera. Ma puoi emettere valuta per un viaggio di lavoro.
Quando si emette valuta estera, è necessario compilare correttamente un rapporto anticipato. I dettagli ad esso relativi (riga 1a del frontespizio del modulo, colonne 6 e 8 del retro del modulo) sono compilati solo se sono emessi fondi in valuta estera al soggetto responsabile secondo la procedura stabilita dal legislazione vigente della Federazione Russa. Non devono essere dimenticati. Se la transazione viene eseguita in una valuta, è necessario controllare i dettagli del rapporto anticipato.

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Prelievo di contanti sotto il rapporto

La procedura per l'emissione di contanti a un dipendente a fronte di una relazione sulle spese associate all'attuazione delle attività di una persona giuridica, un singolo imprenditore

6.3 Istruzioni della Banca di Russia n. 3210-U dell'11 marzo 2014.

Per ricevere contanti dalla cassa, un dipendente (persona responsabile) deve presentare all'ufficio contabilità una domanda redatta in qualsiasi forma e contenente una voce:

- sull'importo in contanti;

- sul periodo di emissione del contante;

- firma del responsabile (singolo imprenditore, altro soggetto autorizzato) e data.

Sulla base dell'applicazione, il commercialista redige un mandato di cassa spese 0310002.

L'emissione di contanti ai sensi del rapporto viene effettuata a condizione rimborso completo dalla persona responsabile del debito sull'importo di denaro precedentemente ricevuto ai sensi del rapporto.

Il responsabile è tenuto, entro un termine non superiore a tre giorni lavorativi dalla data di scadenza del periodo per il quale è stato emesso il contante per la relazione, a presentare al capo contabile o contabile (in loro assenza - al capo, persona fisica imprenditore, altro soggetto autorizzato) una relazione anticipata con allegati documenti giustificativi.

In caso di incasso di acconti per spese di viaggio, il dipendente è tenuto a presentare una denuncia anticipata entro e non oltre tre giorni lavorativi dalla data di ingresso al lavoro.

Il controllo della relazione anticipata è effettuato dal capo contabile o contabile (in loro assenza - il capo, il singolo imprenditore, altro soggetto autorizzato). I regolamenti interni dell'organizzazione (singolo imprenditore) dovrebbero stabilire i termini:

— verifica della relazione anticipata;

— approvazione della relazione anticipata da parte del responsabile (singolo imprenditore, altro soggetto autorizzato);

- liquidazione definitiva della relazione anticipata.

Esempio di regolamenti interni per accordi con persone responsabili

Per ordine del capo di Our Firm LLC, è stato approvato lo standard organizzativo 08-06.14 "Insediamenti con persone responsabili, pratiche burocratiche".

La norma afferma quanto segue:

I contanti per le necessità domestiche, l'acquisto di carburante e lubrificanti, le forniture per ufficio vengono emessi dalla cassa dell'organizzazione sulla base del rapporto dei dipendenti, il cui elenco è approvato annualmente per ordine del capo.

2. Il denaro per le spese di viaggio viene emesso dalla cassa dell'organizzazione sotto la relazione dei dipendenti distaccati se è presente un ordine di invio del dipendente (dipendenti) in viaggio d'affari (moduli unificati n. T-9, n. T- 9a).

3. La base per l'emissione di un ordine di cassa del conto 0310002 per l'emissione di contanti dalla cassa dell'organizzazione è un'applicazione nel modulo in conformità con l'Appendice n. 1 al presente Standard.

4. È prevista la seguente procedura per il rilascio e la sottoscrizione della domanda:

1) il dipendente compila e firma la domanda. La domanda può essere compilata a mano o al computer;

2) il contabile senior appone una nota sulla domanda che il dipendente non ha debiti per l'importo in contanti precedentemente ricevuto ai sensi della relazione;

3) la domanda è presentata per la firma al direttore finanziario;

4) il direttore finanziario esamina e sottoscrive la domanda entro e non oltre il giorno lavorativo successivo;

5) sulla base di una domanda firmata, un contabile per la contabilità delle transazioni in contanti redige un conto in contanti per il prelievo di contanti nei confronti del dipendente e lo trasmette al cassiere con la domanda allegata;

6) il dipendente (ad eccezione dei lavoratori distaccati) è obbligato, il giorno successivo alla data di scadenza del periodo per il quale è stata emessa la liquidità per la denuncia, a presentare al ragioniere anziano una relazione anticipata (modulo unificato n. AO-1) con allegati documenti giustificativi;

7) un lavoratore distaccato è obbligato a presentare una relazione anticipata (modulo unificato n. AO-1) al ragioniere senior il giorno in cui inizia a lavorare;

8) il contabile senior verifica la relazione anticipata e i documenti primari ad essa allegati, se necessario, risolve le questioni sulla relazione anticipata con il responsabile entro 2 giorni lavorativi e, se necessario, pacchetto completo la conferma dei documenti trasmette la relazione anticipata per la firma al capo contabile;

9) quando una persona responsabile acquisisce articoli di inventario, il contabile senior trasferisce fatture, fatture e, in loro assenza, copie di ricevute di vendita, ricevute di cassa, altri documenti che confermano il pagamento e l'acquisizione di articoli di inventario (il loro nome, quantità e prezzo), contabile per i materiali contabili;

10) lo stesso giorno il capo contabile sottoscrive la relazione anticipata e la sottopone all'approvazione del direttore finanziario;

11) il Direttore Finanziario esamina, approva la relazione anticipata e la trasmette al Dottore Commercialista entro 2 giorni lavorativi;

12) in caso di spesa eccessiva per la relazione anticipata, il contante viene emesso al dipendente sulla base di una nota del contabile senior firmata dal capo contabile nel modulo in conformità con l'Appendice n. 2 al presente Principio;

13) la relazione anticipata approvata e la nota sono trasferite al capo contabile per il consuntivo con il dipendente entro 2 giorni lavorativi dalla data di approvazione della relazione anticipata.

Domanda n. 1

Direttore finanziario della nostra azienda LLC

________________________________

Da (nome completo e posizione del dipendente)

Applicazione numero. ___

da "__" ________ _______

Ti chiedo di emettere un rapporto __________ strofinare. per __________________ per un periodo di ___________.

In accordo con lo Standard Organizzativo 08-06.14, mi impegno a:

1) presentare una relazione anticipata entro e non oltre il _________;

2) in caso di utilizzo incompleto dell'importo in contanti ricevuto ai sensi del rapporto, depositare il saldo in contanti _________ nella cassa dell'organizzazione.

In caso di mancato pagamento del saldo contante alla cassa, vi chiedo di trattenere dal mio stipendio l'importo contabile non utilizzato calcolato in base all'anticipo.

Dipendente:(posizione, firma, trascrizione della firma)

Ragioniere senior: l'ultima ricevuta di contanti sotto il rapporto è _________, non c'è debito .

Consentito: Direttore finanziario

Domanda n. 2

Alla norma dell'organizzazione 08-06.14

Capo contabile della nostra azienda LLC

_____________________________________

Da _______________, ragioniere senior

PROMEMORIA N. _____

da "___" ________ ____

Da emettere (posizione, nome completo della persona responsabile) spese eccessive per la dichiarazione anticipata n. _____ del __________, approvata dal CFO (NOME E COGNOME.) per un importo di ______ strofinare. __ kop.

Dettagli di pagamento:

- ricevuto con un mandato in contanti n. _____ da _________ - _______ rubli. __ cap.;

— relazione anticipata approvata per un importo di ______ rubli. ____ cap.;

- spese eccessive - ____ strofinare __ kop.

Ragioniere senior:(firma, trascrizione della firma).

Autorizzo al pagamento (indicare la data di pagamento):

Capo Ragioniere(firma, trascrizione della firma, data)

Contabilità contabile degli insediamenti con soggetti responsabili.

Addebito 71 - denaro emesso nell'ambito del rapporto

Credito 50 (51)

Cancellare gli importi contabili spesi vengono effettuati sulla base della relazione anticipata approvata e si riflettono nel credito del conto 71.

ANNULLAMENTO DELLE SPESE COMMERCIALI

Tipo di spesa	Cablaggio
− proprietà acquisita	D 10 (08, 41) - i materiali sono capitalizzati (immobilizzazioni, K 71 merci) acquistati da un'entità che redige il bilancio Al momento dell'acquisto di oggetti di valore al dettaglio, il dipendente deve presentarsi all'ufficio contabilità ricevuta di vendita o fattura e controlla antrolno-bancomat (KKM).
− le spese sono legate alle esigenze delle industrie principali, ausiliarie o di servizi	D 20 (23, 29) - le spese della persona responsabile sono cancellate per spese K 71 principale (ausiliaria, di servizio) produzione
− spese relative alle attività di gestione	D 25 (26) - pagato da soggetti responsabili per la produzione generale K 71 spese (generali).
− spese connesse alla vendita di prodotti finiti o merci	D 44 - I costi delle persone responsabili sono inclusi nei costi di vendita
- spese per attività di natura non produttiva (ad esempio spese per la realizzazione di eventi sportivi, ricreativi, di intrattenimento, ecc.):	D 91 - Tra le altre spese sono incluse le spese del debitore

ANNULLAMENTO SPESE DI VIAGGIO

Scopo del viaggio di lavoro	Cablaggio
− acquisto, consegna di immobilizzazioni (attrezzature, autovetture, ecc.)	D 08 - i costi di un viaggio di lavoro associati all'acquisto vengono ammortizzati, K 71 consegna di immobilizzazioni
− acquisto, consegna dei materiali	D 10 - i costi di un viaggio d'affari associati all'acquisto sono ammortizzati, K 71 consegna dei materiali
− acquisto, consegna della merce	D 41 - i costi di un viaggio di lavoro associati all'acquisto sono ammortizzati, K 71 consegna della merce
− conclusione di contratti per la vendita di prodotti, studio dei mercati di vendita in altre regioni, partecipazione a fiere	D 44 - i costi di un viaggio di lavoro relativi alle vendite vengono ammortizzati
− partecipazione a seminari di formazione, assemblee dei soci, altre finalità connesse alle attività produttive	D 26 - le spese di un viaggio d'affari necessario per K 71 esigenze di gestione dell'organizzazione
− riparazione in garanzia di prodotti precedentemente venduti (se è stata costituita una riserva per riparazioni in garanzia)	D 96 - le spese di viaggio di lavoro relative alla restituzione sono ammortizzate, K 71 trasporto di prodotti difettosi
− una trasferta di lavoro di natura non produttiva (ad esempio verifica di una colonia estiva che è nel bilancio di un'impresa)	D 29 (91) - le spese di viaggio d'affari vengono ammortizzate, non direttamente A 71 relativi ad attività produttive pre-
− eliminazione delle conseguenze delle situazioni di emergenza	D 91 - le spese di un viaggio d'affari relative a Entro il 71 eliminazione delle conseguenze di un'emergenza

D 50 - il saldo dell'anticipo versato dal responsabile è stato restituito al cassiere

D 71 - spese rimborsate al dipendente eccedenti l'importo dell'anticipo erogato

Questa operazione è documentata da post:

D 94 - si riflette l'importo contabile non restituito in tempo

D 70 - un importo contabile non restituito è stato detratto dallo stipendio del dipendente

Contabilità degli insediamenti con il personale per altre operazioni.

tenuto conto 73 “Transazioni con il personale per altre operazioni” (A − P). È possibile aprire sottoconti per il conto: 73-1 "Regolamenti su prestiti";

73-2 “Calcoli per il risarcimento del danno materiale”;

73-3 "Liquidazione di beni forniti a credito";

73-4 "Transazioni per assicurazioni", ecc.

Il conto contabile 71 viene utilizzato per riflettere nelle registrazioni le informazioni sugli importi dei fondi emessi ai dipendenti nell'ambito del rapporto. Quali documenti vengono utilizzati per redigere transazioni contabili e quali scritture contabili riflettono gli insediamenti con persone responsabili: lo imparerai dal nostro articolo.

La procedura per l'attuazione di operazioni responsabili

Una persona responsabile è un dipendente che ha ricevuto fondi per il loro utilizzo per le esigenze economiche dell'impresa.

La base per l'emissione di fondi per il rapporto è una domanda compilata da un dipendente e approvata dalla firma del capo. L'applicazione fissa l'importo e lo scopo dell'erogazione dei fondi (, ecc.). La forma di domanda per l'emissione di importi contabili non è stata stabilita dalla legge, il documento è redatto in forma arbitraria.

Al completamento di un'operazione commerciale, il dipendente presenta all'ufficio contabilità una relazione anticipata e documenti che confermano le spese da lui sostenute (scontrini, fatture, certificati di lavoro svolto, fatture, ecc.). Questi documenti sono la base per riflettere le spese aziendali nella contabilità.

Se l'importo dei fondi precedentemente ricevuti dal dipendente supera le sue spese effettive, l'importo della differenza viene restituito dal dipendente. In caso di eccesso di spesa e relativa conferma documentale, l'importo delle spese eccedenti viene rimborsato al dipendente tramite la cassa o in forma non in contanti.

Va sottolineato che un dipendente che non ha dichiarato importi precedentemente ricevuti non possono essere emessi fondi per l'attuazione di nuovi transazione d'affari. Se i fondi sono stati emessi in contanti o su una carta di credito in questo caso non importa.

Registrazioni tipiche per 71 account

C viene utilizzato per riflettere le transazioni con le persone responsabili. Quando si emettono fondi, gli importi vengono effettuati secondo Dt 71, al momento dell'allocazione delle spese - secondo Kt 71.

Può essere effettuato sia in contanti che in forma non in contanti:

Se l'importo dei fondi emessi non è stato completamente speso, il suo saldo può essere restituito:

Le transazioni con le persone responsabili possono essere riflesse utilizzando i conti di produzione:

Dt	ct	Descrizione	Documento
20	71	Riflessione di importi contabili come parte dei costi della produzione principale
	71	Riflessione degli importi contabili come parte dei costi di produzione ausiliaria	Relazione anticipata, documenti giustificativi
	71	Riflessione sugli importi contabili come parte del costo della correzione del matrimonio	Relazione anticipata, documenti giustificativi
	71	Riflessione sugli importi contabili come parte dei costi di manutenzione della produzione	Relazione anticipata, documenti giustificativi

Presso i rivenditori, le spese di vendita possono essere sostenute da una persona responsabile:

I beni e i materiali acquistati da una persona responsabile sono registrati nelle seguenti voci:

Dt	ct	Descrizione	Documento
10	71		Rapporto anticipato
41	71		Rapporto anticipato

Un esempio di registrazioni contabili su 71 conti

Un dipendente di Consul LLC Petrenko S.P. contro il rapporto sono stati emessi fondi in forma non in contanti per un importo di 2500 rubli. per comprare la carta. Infatti Petrenko S.P. speso 2840 rubli, 433 rubli IVA, che è stato confermato dalla relazione anticipata e dalla ricevuta di vendita. Spesa eccessiva per un importo di 340 rubli. Petrenko è stato accreditato su una carta di credito.

Nella contabilità di Consul LLC sono state effettuate le seguenti registrazioni:

Dt	ct	Descrizione	Somma	Documento
71		Sul conto bancario di Petrenko S.P. finanziato per i bisogni delle famiglie	2500 rubli.	Ordine di pagamento
10	71	Carta ricevuta acquistata da Petrenko (2840 rubli - 433 rubli)	2407 strofinare.
	71	Importo IVA riflesso	433 sfregamenti.	Rapporto anticipato, ricevuta di vendita
.1		IVA riflessa nelle spese	433 sfregamenti.	Rapporto anticipato, ricevuta di vendita
71		Sul conto bancario di Petrenko S.P. importo di spesa eccessivo accreditato	340 rubli.	Ordine di pagamento