Практическая работа "Общие вопросы организации кассовой работы в кредитных организациях". Если есть касса на предприятии обязателен ли кассир? С кассиром в обязательном порядке заключается

На данную должность назначается лицо, имеющее полное среднее или средне-специальное образование, старше 18 лет. Основные обязанности:

Хранение и учет денежной наличности
Произведение расчетных операций на ККМ.
Ведение отчетной документации, кассовой книги
Определение подлинности купюр

В некоторых предприятиях практикуется выдача работником заработной платы по расчетной ведомости. Так как организация полностью доверяет сотруднику материальные средства, то он полностью ручается за их хранение, что подтверждается договором.

Любые убытки, причиненные компании по вине работника, возмещаются им в обязательном порядке, в соответствии с договором.

Виды

Виды материальной ответственности, применяемые к должности:

Индивидуальная — кассир обязан сохранять доверенные ему материальные средства, представлять ежедневный отчет об их движении. В ситуации нехватки или недостачи ценностей, обязуется компенсировать убытки в индивидуальном порядке.
Коллективная материальная . Действующие сотрудники предприятия обязаны сохранять в целостности предоставляемое им имущество. В случае повреждения или утраты (хищения) товара, работники возмещают недостачу компании в равных долях.

Помимо прочего, на него может налагаться административная или уголовная ответственность. Сотрудник привлекается к административной ответственности при нарушении им прописанных в контракте правил работы, которые регламентируются статьей 15.1 КоАП РФ и влекут за собой наказание в виде штрафа от 4000 до 5000, это:

выявление наличности в кассе свыше требуемого, по результатам кассового отчета
нарушения при ведении учетной документации
несвоевременное или неполное оприходование кассовой наличности

При хищении финансовых ценностей компании, он привлекается к уголовной ответственности, подтверждаемой статьей 160 УК РФ, и подлежит наказанию в виде штрафных санкций, назначения исправительных работ или лишения свободы.

В чем заключается?

Кассир обязан в целости сохранять имущество компании, вести отчетность в кассовом журнале (приход и расход). Работник несет обязательства возместить убыток предприятию, который произошел по его вине, в результате преднамеренных действий или пренебрежительного отношения.

Если в кассе обнаружена недостача, то он обязан возместить ее в полном размере. Взыскание недостачи производится следующим образом:

Должна быть обязательно проведена проверка, устанавливающая причины возникновения недостатка средств.
Работник обязан в письменном виде предоставить объяснительную записку, в которой подробно описаны причины возникшей ситуации.
Он должен компенсировать убытки в течение последующего месяца, в противном случае, взыскание производится в судебном порядке.

Однако договором регламентируются случаи, когда работник освобождается от взыскания недостачи, если:

Недостача возникла в результате хищения наличности другими лицами и их вина установлена.
Если свободный доступ к кассе помимо кассира имеют другие сотрудники организации.
Если должностное лицо выдало деньги по расходному ордеру, полученному от бухгалтера, в котором была совершена ошибка. В данной ситуации недостачу должен возместить бухгалтер.
Если сотрудник вынужденно покинул рабочее место в результате обстоятельств, угрожающих его здоровью и жизни, к ним относятся стихийные бедствия, пожары, акты терроризма.

Основания и условия

Кассир должен максимально ответственно относиться к доверенным ему ценностям, а работодатель, в свою очередь, обязан обеспечить работника необходимыми условиями для сохранности средств.

Основанием для наступления ответственности является наличие убытков, в данном случае недостачи денежных средств, виной которым явились действия или бездействия работника.

Кассир привлекается к обязательству возместить причиненный им ущерб, если соблюдены следующие условия:

Установление причины , которая является прямым доказательством вины работника. То есть, если установлено, что недостача явилась следствием преднамеренных действий сотрудника, или возникла по неосторожности или халатности.
Противоправные действия или бездействия. Если недостаток денежных ценностей возник в результате невыполнения его прямых обязательств, регламентируемых трудовым договором. К ним относятся: несоблюдение правил хранения и передачи ценностей, ошибочное совершение кассовых операций, нарушение правил эксплуатации кассовой машины, самовольный уход с рабочего места в течение дня.
Установление причинно-следственной связи между вышеперечисленными условиями, то есть доказанная вина должна являться следствием действий человека на должности.

Таким образом, кассир должен возместить ущерб, причиненный организации, если все вышеперечисленные условия имеют место быть.

Заключение договора

Заключение

Заключение договора о материальной ответственности не является обязательным, однако, для людей, чья работа напрямую связана с финансовым имуществом организации (должности прописаны в постановлении Минтруда РФ №85 от 31.12.2002), он имеет юридическую силу.

Поэтому наниматель имеет право отказать соискателю, претендующему на должность, если он отказывается подписывать данный контракт.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам установлен Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации (утв. ЦБ РФ 24.04.2008 N 318-П).

Сначала в подразделение инкассации банка представляем образцы оттисков пломб, которыми будут опломбировываться инкассаторские сумки.

Образцы заверяются руководителем кредитной организации или его заместителем. Первый экземпляр заверенного образца передается торговой организации для предъявления инкассаторским работникам при получении ими сумок с наличными деньгами, второй - выдается работникам кредитной организации, осуществляющим прием сумок с наличными деньгами от инкассаторов.

На каждой сумке проставляется порядковый номер. Банк ведет в произвольной форме список организаций, сдающих сумки с наличными деньгами, с указанием в нем наименований организаций, количества и номеров закрепленных за каждой организацией сумок.

Кроме подготовки пломб и сумок ежемесячно на каждую организацию для инкассации денежной наличности выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке.

Кассир организации должен к каждой сдаваемой в банк сумке с денежной наличностью выписать ведомость, накладную и квитанцию, имеющие одинаковый код формы документа по ОКУД 0402300.

Инкассатор предъявляет кассиру документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку.

Кассир организации в свою очередь предъявляет образец оттисков пломб, сумку с ценностями и оформленную препроводительную ведомость (Приложение 8 к вышеуказанному Положению).

Инкассатор в присутствии кассира организации проверяет целость сумки, наличие целых и четких оттисков пломб, соответствие их имеющемуся образцу, правильность заполнения документов и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения.

Затем инкассатор проверяет соответствие сумм наличных денег, проставленных в явочной карточке, накладной и квитанции к сумке (Приложение 9 к Положению), номера сумки, указанного в явочной карточке, накладной и квитанции к сумке, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами, после чего подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию к сумке кассиру организации.

Принесенная инкассатором порожняя сумка остается в организации.

Она будет использована для подготовки наличности к сдаче на следующий день, а сумка с деньгами забирается инкассатором.

В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием ценностей прекращается.

Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира организации. Инкассатору не разрешается производить записи в явочной карточке.

В случае отказа от сдачи денежной наличности кассир организации делает запись в явочной карточке "Отказ" и заверяет ее своей подписью.

Если организация самостоятельно отвозит деньги в банк, то ведомость вкладывается в сумку с наличными деньгами, а накладная к сумке и квитанция к сумке представляются в банк вместе с сумкой.

Кассир должен опломбировать сумку так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.

Доставленные в кредитную организацию в течение операционного дня денежная наличность и другие ценности сдаются уполномоченному работнику банка, который осуществляет их приемку и оформление.

Банковский работник проверяет соответствие записей в накладной к сумке и квитанции к сумке, если сумка с наличными деньгами принимается от организации, и составляет журнал (код по ОКУД 0402301).

При выявлении несоответствия записей в накладной и квитанции к сумке, сумка с наличными деньгами, а также документы к ней (накладная и квитанция) возвращаются организации.

Внесение исправлений в препроводительную ведомость к сумке не допускается.

Таким образом, по окончании рабочей смены кассир-операционист

снимает Z-отчет ККТ в присутствии старшего кассира
заносит данные о выручке в журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4)
составляет справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6)
сдает деньги старшему кассиру (руководителю) вместе со справкой-отчетом

Старший кассир

принимает деньги по приходному кассовому ордеру, подписанному в бухгалтерии и зарегистрированному в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов
вносит приходную запись в кассовую книгу (форма N КО-4);
по приезду инкассатора передает ему сумку с наличностью, накладную к сумке и препроводительную ведомость, заполняет явочную карточку инкассатора;
получает от инкассатора подписанную препроводительную ведомость
подписывает в бухгалтерии расходный кассовый ордер на сданную выручку и вносит расходную запись в кассовую книгу (форма N КО-4)
в конце дня передает в бухгалтерию отчет кассира с кассовыми ордерами и прилагаемыми к ним документами.

Бухгалтер на основании этих документов отражает в учете: поступление выручки в кассу: Дт 50-1 "Касса организации" Кт 90-1 "Выручка";

Что касается материальная ответственность кассовых работников, то с кассиром должен быть заключен трудовой договор и договор о материальной ответственности.

Статья 244 ТК РФ определяет, что письменные договоры о полной ответственности, т.е. о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

В Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (утв. Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85), упомянуты кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).

Итак, с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Если договор о полной материальной ответственности по каким-то причинам не был заключен, работник несет ответственность лишь в размере среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ).

Статья 247 ТК РФ определяет, что до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения.

Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным.

Материал, представленный в настоящей статье, предоставлен исключительно для информационных целей и может оказаться не применимым в конкретной ситуации, и не должен воприниматься как гарантия будущих результатов. За решением конкретных вопросов рекомендуем обращаться к специалистам нашей компании.
Обращаем внимание на необходимость учитывать изменения в законодательстве, произошедших после даты подготовки материала.

Что недопустимо в общении с инспекторами?
О чем должен помнить сотрудник, если пришли налоговики?
Стоит ли на месте улаживать конфликт с проверяющими?
Надо ли требовать документы от ревизоров?

Артем Родионов , главный редактор

До проверки

Действия контролеров

Результат проверок использования ККМ во многом зависит от ваших сотрудников. В первую очередь, – от кассира, продавца либо другого работника, принимающего деньги клиентов. Поэтому их стоит заранее подготовить, рассказав о вероятных действиях контролеров. Начать лучше с перечня интересующих их документов.

Кассир должен отвечать за наличие и правильность документов, находящихся в торговой точке. Обговорите сразу этот вопрос: устно или в договоре – в зависимости от вашей формы отношений с сотрудниками

При кассовых проверках чиновники нередко обращают внимание на то, зарегистрирован ли кассовый аппарат? Следовательно, в магазине нужно держать карточку регистрации ККМ, опечатанную в налоговой (приложение № 3 к Порядку, одобренному приказом Госналогслужбы России от 22 июня 1995 г. № ВГ-3-14/36). Нередко инспекторы требуют, чтобы карточка не просто лежала, а была видна всем покупателям. Можно пойти им навстречу, хотя необязательно. В пункте 9 Порядка сказано лишь, что такой документ надо предъявлять по просьбе контролеров.

Та же ситуация с журналом кассира-операциониста. Он, как и паспорт ККМ, должен находиться у директора (в нашем случае – предпринимателя) либо у его заместителя, либо у главного бухгалтера. Это по пункту 3.7 Типовых правил эксплуатации ККМ. А по жизни налоговики его требуют, проверяя палатку или иное место торговли, где может и не быть предпринимателя. Так что лучше держать журнал и паспорт рядом с кассой и сразу выдавать его «гостям». Исключение – случаи, когда надо скрыть ошибки, о чем мы расскажем дальше.

Кроме того, налоговики изучают договор предпринимателя с продавцом или кассиром. Могут спросить и личные документы продавца: паспорт или, что реже, санитарную книжку. Договор и санитарную книжку, как и копии свидетельства о регистрации предпринимателя с разрешением на право торговли, лучше хранить на рабочем месте. Еще желательно (но не обязательно!) там же хранить бумаги, связанные с ККМ. Это журнал вызова технических специалистов (форма № КМ-8), копии свидетельств на обучение кассиров – если такие удостоверения имеются 1 . Случается, ревизоры хотят взглянуть и на другие бланки.

Юрий Бисеров , налоговый консультант:

– Встречается такой прием – завалить вопросами. Его хорошо освоили многие проверяющие со стажем. К примеру, вначале они спросят у продавца кассовые отчеты, а они – в бухгалтерии, а не на торговой точке. Налоговик недоволен и интересуется еще чем-нибудь. Хотя бы договором предпринимателя с сотрудником. Взяв его, чиновник, возможно, заявит: «договор не тот, мне нужен трудовой, а вы даете возмездного оказания услуг. Это две разные вещи!» 2 . Потом визитер запрашивает, скажем, договор о полной материальной ответственности кассира. Его отсутствие – очередной недочет. И так далее. Причем умный инспектор обычно на работника не нападает, а скорее сочувствует, говоря что-то вроде: «сколько же ваш хозяин ошибок наделал». Он пытается «сломать» проверяемого. Уверовав во множество нарушений, человек без особого сопротивления будет признавать новые. Тем более, обвиняют не его.

Формально с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Но нет штрафа за его отсутствие

Способы защиты

Как бороться с данным приемом? Сообщите продавцу о том, какие документы нужны (те, о которых рассказали выше и санитарные), заставьте следить за их наличием. Укажите, что штрафы он будет платить из своего кармана (может частично, но будет). Правда, для таких заявлений следует обеспечить нормальную зарплату, иначе люди просто уйдут.

Еще подчиненный должен заучить – все имеющиеся у него документы оформлены правильно. Если инспектор считает иначе, то пусть разговаривает с самим предпринимателем. Так советуем отвечать контролерам. И, конечно, работнику надо запретить подписывать любые акты и другие подобные бумаги, где сообщается о нехватке документов у предпринимателя или ошибках в них. В крайнем случае, подпись допустима, но с обязательной оговоркой. Ее примерный текст: «ознакомлен, все документы находятся у предпринимателя». Текст может быть и другим. К примеру, кассир сообщает, что он не ведет учет и поэтому не дает пояснений. Зависит от обстоятельств.

Также установите, – о начале проверки работник обязан сразу же сообщить вам или тому из ваших помощников, кого вы назначите ответственным за проверки. Нужный номер мобильного телефона доводится до каждого продавца и кассира.

Работник, не сообщивший о начале проверки, из своего кошелька оплачивает все штрафы. Таково неофициальное правило у многих предпринимателей

Во время проверки

Первичная ревизия

По словам опрошенных нами инспекторов, объект для проверки они часто выбирают на месте: одну из нескольких палаток. Иногда выбор произволен, а иногда – нет.

Юрий С. , налоговый инспектор:

– Я могу как обычный покупатель, приобрести что-нибудь и проверить, выдали ли мне чек. Если нет, то проверяемый найден. Еще всегда смотрю ценники. У тех, кто их небрежно оформляет, легче найти и нарушения закона о контрольно-кассовой технике.

Поэтому за ценниками надо следить внимательно (см. статью в СП № 3, 2007, стр. 38 – Примеч. ред.). Что же касается чеков, то некоторые ИП инструктируют продавцов – пробивайте все мелкие покупки (в пределах 100 рублей). Экономия от сокрытия невелика, а под контроль они попадают чаще всего 3 . Кроме того, опытные сотрудники нередко узнают проверяющих – по тому, как долго те разглядывают товар, вернее ценники.

На время проверки ревизоры часто запрещают работу. Такой устный запрет незаконен, но с ним лучше смириться. Сложно отвечать контролерам и в то же время обслуживать покупателей

Ну а если проводится проверка нескольких рядом расположенных точек, то о ней становится известно, как только инспекторы зашли к первому из торговцев. «Остальные тут же начинают работать правильно или закрывают палатки, что не запрещено», – с грустью сказал нам один из опрошенных чиновников.

Понимая свою заметность, налоговики стараются поймать на мелочах. Одна из них – несоблюдение алгоритма работы с чеком (см. таблицу 1), например его выдача отдельно от сдачи. Бывает, контролеры провоцируют продавца (говоря что-то вроде «быстрее, я спешу и мне не до чека»). Впрочем, сейчас это встречается все реже. Зачастую подобные действия прямо запрещены. Например, в Москве – порядком организации работы по контролю за применением ККТ (п. 4.1), утвержденном приказом налогового управления от 29 июня 2004 г. № 189. Жалуясь туда на провокацию, можно (хотя и трудно) добиться отмены штрафа.

Таблица 1. Алгоритм выдачи чека

№ п/п	Положенное действие	Наш комментарий
	Принять деньги, четко назвав их сумму и положив на виду у покупателя
	Напечатать чек	Нельзя сразу (до чека) выдавать товар или сдачу. Это уже серьезное нарушение. Оно грозит штрафом за неиспользование ККТ. На нем многие попадаются
	Сообщить сумму сдачи и выдать ее вместе с чеком. Тогда же (не раньше!) можно передать товар	Желательно товар отдать вместе с чеком. Так установлено пунктом 27 примерных правил розничной торговли (одобрены письмо Роскомторга от 17 марта 1994 г. № 1-314/32-9). Можно положить вещь сразу за чеком – закон о ККТ не будет нарушен. Нельзя сначала предложить товар, а потом чек. Чиновники заявят о работе без кассового аппарата

Серьезно относятся инспекторы к кассирам, которые не выдают часть сдачи. Так что, подозревая контролеров, ваш сотрудник должен быть особенно щепетильным.

Пример

Клиентом заплачено 355 рублей за товар, стоящий 352,2 рубля. Чек был пробит на 352,2 рубля, а сдачу покупателю не вернули. Следовательно, 2,8 рубля (355 – 352,2) не проведены через кассовый аппарат. Так решили налоговики, выставив штраф по статье 14.5 КоАП РФ (для ИП – от 3 до 4 тыс. рублей, для фирмы – в 10 раз больше). Коммерсанту удалось оспорить взыскание: цена товара соответствовала сумме по чеку. Он пробит верно. Отсутствие сдачи – обсчет потребителя, но в этом бизнесмена не обвинили. Чиновники незаконно требуют штраф – заключил Федеральный арбитражный суд Восточно-Сибирского округа (постановление от 24 июля 2006 г. № А33-4716/06-Ф02-3652/06-С1). Налогоплательщик ушел от серьезного наказания. А все началось с конфликта вокруг 3 рублей.

Штраф за неприменение ККМ взимается, даже если не пробита самая дешевая покупка

Опасные ситуации нередко создают сами проверяющие, отказываясь от мелкой сдачи. Услышав: «сдачи не надо», лучше насторожиться и отдать покупателю все до копейки. Даже если он не возьмет деньги, то это будет уже его воля. Предприниматель закон выполнит.

Проблемными иногда становятся покупки на ровную сумму. К примеру, инспектор может потребовать весового товара на 300 рублей. Продавец, сказав, что именно столько не отмеришь, отпустит на чуть меньшую сумму (299,94 руб.), сразу же пробьет на нее чек и выдаст вместе с покупкой. Лишь потом он вернет сдачу, а будет уже поздно. Налоговик заявит о нарушении: чек передан раньше чем сдача и его сумма меньше полученной кассиром. Это приравнивается к неиспользованию ККМ 4 . В рассмотренном случае от штрафа удалось уйти, – через суд (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 25 сентября 2006 г. № А56-2487/2006). Трудностей не возникло бы, если приложить сдачу к чеку. Данное правило продавец и кассир должны знать назубок.

Допустим, несмотря на все предосторожности, чек не пробит, или его сумма меньше положенной. Ревизоры предъявят свои документы. Тогда кассир сразу же обязан провести по кассе всю покупку, не обращая внимания на запрет визитеров. Этого надо требовать от персонала. Подобные действия незаконны, зато операция отразится в фискальной памяти ККМ. Вы сможете утверждать – все деньги учтены. Чиновникам сложно опровергнуть показания кассовых счетчиков и доказать нарушение.

В конфликтных ситуациях неизбежна (да и в остальных встречается) вторая часть контроля – документальная. Она обычно начинается с того, что «гости» заходят в палатку или требуют показать и другие документы на ККМ.

Юридическая консультация

Об использовании бланков

Артем Зуйков , эксперт журнала:

Соблюдение закона об использовании контрольно-кассовой техники проверяется и у тех, кто применяет бланки строгой отчетности (БСО). Чиновники смотрят: выдаются ли эти бланки, и кем они изготовлены.

ИП не вправе сам распечатать их на принтере. Они должны выпускаться типографией – сообщил Минфин России в письме от 27 сентября 2005 г. № 03-01-20/5-193. В законе нет такого ограничения. Суд его не учитывает (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 2 февраля 2007 г. № А65-19217/ 2006-СА3-38 и др.). Но спокойней работать с типографскими документами.

Не забудьте еще завести книгу учета бланков строгой отчетности. О ее необходимости сказано в пункте 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171. Ее стоит пронумеровать и прошнуровать. На последней странице указывается количество листов и дата, когда книга скреплена подписью ИП. Кроме того, ставится печать либо штамп, если они имеются.

Общей формы документа нет. Бизнесмен разрабатывает ее сам. Обычно хватает двух разделов. В первом пишется дата поступления бланков, их наименование (к примеру, квитанция), реквизиты (серия и номера) и количество. Во втором дается та же информация по выбытию БСО.

Таблица 2. Возможные действия кассира после снятия показаний ККМ

Итог сверки: сумма, пробитая за день:	Выводы налоговиков	Возможные действия кассира
Сходится с наличными в кассе	Нарушений не установлено	Упирая на соответствие можно опровергнуть обвинения в работе без ККМ (если они были)
Меньше, чем сумма наличных в кассе	Выявлена работа без ККМ. Штраф для ИП от 3 до 4 тыс. рублей	Когда расхождения невелики, есть шанс оправдаться. Продавец может сказать, что он ошибся в сдаче или в кассе лежит сумма, полученная в начале работы для размена (на нее составляется расходный ордер, который находится у бухгалтера). Еще вариант - личные деньги в кассе. Это запрещено, но не влечет штрафа. Плохо, что налоговики, догадываются об уловках и часто заранее спрашивают сотрудника: нет ли в кассе неоприходованных средств
Больше, чем сумма наличных в кассе	Неоприходована выручка. Штраф для ИП от 4 до 5 тыс. рублей	Здесь легче защищаться, чем в прошлом случае. Если разница незначительна, то кассир может объяснить ее своей ошибкой: дал лишнюю сдачу одному из покупателей или не получил с него деньги. При существенных расхождениях - ИП взял часть денег из кассы для расчета с поставщиком. Выписанный расходный ордер находится у бухгалтера

Осмотр и документы

У ряда инстанций есть право осмотра торгового помещения. В соответствии со статьей 27.8 КоАП РФ он разрешен тем, кто оформляет протокол. Для ревизий по ККМ это налоговики и сотрудники милиции – следует из статьи 28.3 КоАП РФ. У иных инстанций такого права нет, поэтому их не стоит допускать к осмотру – такое указание предлагаем дать продавцу.

До начала торговли в журнале кассира-операциониста должны быть заполнены данные на конец предыдущего дня (графы 9 и 10) и на начало текущего (графа 6)

Особняком стоит торговая инспекция. С одной стороны ей дозволено выписывать протоколы о работе без ККМ (ст. 23.49 КоАП РФ). С другой – контроль за работу с ККТ возложен на налоговиков и милицию (ст. 7 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Поэтому попытки осмотра торговыми инспекторами тоже можно пресекать.

Еще подчиненным лучше объяснить – журнал кассира-операциониста желательно не выдавать проверяющим, если в нем не отражены показания счетчиков на вчерашний день. Иначе говоря, не заполнены графы 9 и 10 на эту дату. Такие действия показывают, что ИП не учел выручку – утверждается в ряде писем (например, от 30 ноября 2005 г. № 09-24/87838, изданном УФНС России по г. Москве). Штраф тут равен от 4 до 5 тыс. рублей (с предпринимателя), в 10 раз больше – с юридического лица (ст. 15.1 КоАП РФ). В суде индивидуала часто освобождают от наказания (пример – постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 22 марта 2007 г. № А47-7862/06) 5 . Но лучше не доводить дело до спора. В журнале недочеты? Проще сказать, что он у бухгалтера или ИП. Это разрешено (о заполнении журнала читайте в СП № 3, 2006, стр. 37 – Примеч. ред.). Конечно, мы не говорим о ситуациях, когда журнал лежит вместе с кассовыми документами и виден «гостям».

Таблица 3. Объяснительная. Выгодные и опасные аргументы

№ п/п	Аргумент
Аргументы, которые помогли предпринимателям
	В кассе не было мелочи. Продавец взял деньги на сдачу из своего кошелька. Отсюда излишек наличности в кассе (по сравнению с показаниями счетчиков ККТ). Налоговики зря обвиняют в работе без ККМ. Так сказал коммерсант, а вслед за ним - судья (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 5 марта 2007 г. № А56-48435/2006)
	Продавец ошибочно не дал сдачу. Поэтому в кассе излишек денег. Работа без ККТ не доказана - решал суд (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 31 августа 2006 г. № А65-1169/2006-СА3-38). Аргумент не гарантирует победы бизнесмену. Иногда подобные дела выигрывают чиновники. Но лучше хоть какие-то защитные доводы, чем их отсутствие
Аргументы, которые были использованы против предпринимателей
	Чек не сразу пробит, – касса была занята (другим продавцом, отпускавшим товар). Подобным «аргументом» налогоплательщик признался в нарушении правил работы с ККТ. Его оштрафовали (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 27 декабря 2006 г. № КА-А41/12416-06)
	Чек пробит после того, как реализован товар – указал продавец в объяснительной. Это нарушение статьи 5 Закона о ККТ (Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ) – чек надо выдать в момент оплаты. Так признал суд и согласился со штрафом (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 7 февраля 2007 г. № А66-5984/2006). От себя заметим – удобней пробить чек, но не признаваться в опоздании. Тогда вину доказать очень трудно
	Предприниматель в объяснительной сообщил – работа без ККТ допущена, но по вине продавца. Его предупредили о необходимости использовать кассу. Тем не менее, суд оштрафовал предпринимателя (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 27 апреля 2005 г. № А14-15954/2004/492/18). Он отвечает за подчиненного
	В объяснительной сотрудник сам признал нарушение и это стало одним из доказательств вины ИП (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 6 апреля 2006 г. № Ф09-2441/06-С1). Советуем запретить подобные объяснения. Лучше отказываться от дачи показаний
	ККМ не применялась, так как я отвлекся на раскладку товаров - сообщил кассир. Это суд резонно посчитал свидетельством вины налогоплательщика (постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 18 апреля 2006 г. № А57-811АД/05-10)

Сведения из других документов по ККМ чиновники сопоставляют с информацией на самом кассовом аппарате. Любое расхождение (например, в номерах пломбира ЦТО) трактуется как нарушение. Хотя часто оно объясняется ошибками механиков центра технического обслуживания (подробности в СП № 3, 2006, стр. 16 – Примеч. ред.). Так что продавцу не стоит паниковать, когда обнаружены подобные нарушения. Нужно запомнить – где именно выявлены несоответствия и сообщить предпринимателю. Потом совместно с ЦТО определяются причины нестыковок.

Если вы принимаете оплату по кредитным карточкам, то эта сумма учитывается в выручке, когда проверяется использование ККМ

Заключительная часть документальной проверки – снятие данных кассы. Имеющиеся в ней деньги контролеры сравнивают с суммой, показанной в Х-отчете (таблица 2).

По итогам проверки контролеры должны составить акт. Это правило выполняется не всегда. Иногда акт выписывается вместе с протоколом только на нарушителей. Тогда рекомендуем коммерсанту присутствовать при его оформлении. Не для того, чтобы ознакомиться с ним. Гораздо важней следить за объяснениями работника, не пробившего чек. Они могут как избавить от штрафа, так и наоборот – стать аргументом «за» наказание. Поэтому предпринимателю желательно самому получить информацию от продавца и решить, что стоит говорить налоговикам, а о чем промолчать. Такие доводы приведены в таблице 3. Она и для предпринимателя, и для его подчиненного – если тот станет общаться с ревизорами.

При составлении протокола вам должны сообщить о ваших правах (не свидетельствовать против себя и т. д.). Если этого не произошло, укажите в объяснениях: «мои права мне не разъяснены». Такая фраза – частая причина для отмены штрафа

Бывает, инспекторы предлагают обойтись без акта и «договориться по-хорошему». Иногда на это можно пойти, когда вы уверены: проверяющие – чиновники, а не работающие под их видом самозванцы. Но не будьте слишком щедрыми. С вас могут потребовать чересчур большую сумму, говоря – официальный штраф за работу без кассы составляет 40 тыс. рублей. Не верьте. Такие суммы введены для юридических лиц. Это ясно из статьи 14.5 КоАП РФ. Санкции с предпринимателя – от 3 до 4 тыс. рублей. Столько берут с должностных лиц, к ним относится индивидуальный предприниматель (ст. 2.4 КоАП РФ).

Юридическая консультация

Требуйте документы

Юрий Бисеров , налоговый консультант:

Надо ли проверять наличие полномочий у пришедших проверять использование ККМ? Мы считаем, что лучше проверить. Не для того, чтобы выявить самозванцев, проверяющих под видом налоговиков и милиции. Эти, если захотят, подделают любое удостоверение.

Проглядев (а при необходимости – спросив) документы у официальных контролеров, ИП покажет – он не будет молчащим участником проверки, которому могут приписать все что угодно. Поэтому скажем – у чиновников должны быть удостоверения, а кроме того – решение (поручение) о проведении проверки. В нем сообщается либо проверяемый объект (предприниматель такойто), либо их группа (проверка торговых точек на такомто рынке). При несовпадении с вашими данными или отсутствии поручения вы можете не пускать контролеров. Впрочем, тут надо быть очень осторожными. В частности, у милиции почти никогда не бывает решений на проверку, однако спорить с ними опасно. Один раз милиционер уйдет, а потом сумеет отыграться. Также и налоговики могут постоянно ходить к тем, кто сорвал им работу.

При отсутствии поручения лучше связаться с инспекцией или отделением милиции (в зависимости от того из какого ведомства проверяющие). Допустим, полномочия подтвердят. Тогда рекомендуем принять ревизоров, объяснив, что своим запросом вы просто защищались от возможных самозванцев. О невыписанном решении помните – пригодится, если станете оспаривать результаты проверки. Ее сомнительный статус обязательно надо упомянуть, жалуясь, к примеру, в налоговое управление.

1 Необходимость обучения кассиров следует из пункта 2.1 Типовых правил эксплуатации ККМ. Но требования к нему не установлены. Нет штрафа за его отсутствие.

2 С кассиром может быть заключен только – сказано в письме Минфина России от 25 мая 2006 г. №03-01-15/4-114. Требование нарушается постоянно, потому что за это нарушение нет штрафов.

3 Мы рассказываем об имеющейся практике, а не призываем принимать деньги без кассового аппарата. Иногда это даже бессмысленно (к примеру, при ЕНВД).

4 Если пробита не вся стоимость покупки, то это работа без ККМ. Так решил Пленум Высшего арбитражного суда (постановление от 31 июля 2003 г. № 16).

5 Штраф незаконен, если приход денег отражен в других документах, в частности в кассовой книге. Так решил суд.

Васильев Ю.А., генеральный директор КГ «Аюдар», к.э.н.,
автор книги «Годовой отчет-2004»

В хозяйственной жизни организации достаточно часто возникают ситуации, когда ей приходится рассчитываться наличными средствами. Оформление таких операций в бухгалтерском учете не вызывает особых затруднений. Вопросы в основном возникают по налогу на добавленную стоимость: можно ли принять «входной» НДС к вычету, если товары (работы, услуги) оплачены наличными, а продавец не выдал кассовый чек? Или для зачета налога есть все необходимые документы, однако НДС в контрольно-кассовом чеке не выделен отдельной строкой?

Кроме того, не понятны определенные моменты и при использовании хозяйствующими субъектами контрольно-кассовой техники: надо ли применять ККТ при расчетах по залогу (займу)? при возврате денежных сумм подотчетными лицами? Какие организации должны использовать в своей работе кассовую технику?

Ответы на эти и некоторые другие вопросы, обзор писем специалистов Минфина и налоговых служб, разъясняющих ту или иную ситуацию, а также возможные нарушения при работе с денежной наличностью и меры ответственности за них представлены вашему вниманию в настоящей статье.

Порядок ведения кассовых операций

Для работы с наличными деньгами организация должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные .

Ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе организации, несет кассир. С кассиром должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. В небольших организациях функции кассира может выполнять главный бухгалтер.

Лимит остатка кассы

Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Размер лимита устанавливает банк, обслуживающий организацию, и при необходимости может быть пересмотрен (в том числе в течение года).

Банки периодически проверяют фирмы на следование кассовой дисциплине. В их компетенцию входит, в частности, контроль за соблюдением лимита остатка кассы. Право налоговых органов контролировать лимит кассы не закреплено ни в одном из нормативных актов, поэтому они не могут проводить такие проверки. Это подтверждает, например, Письмо УМНС по г. Москве от 18.12.03 № 11-24/69763 .

К административной ответственности за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а равно накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов , предусмотренной ст. 15.1 КоАП РФ , фирму могут привлечь только сотрудники милиции (ст. 23.3 КоАП РФ ) и налоговой инспекции (ст. 23.5 КоАП РФ ). То есть проверять лимит остатка кассы могут сотрудники банков, и если они найдут нарушения, то обязаны отразить их в справке и направить ее в налоговую инспекцию. И только после этого инспекция может оштрафовать фирму на 40–50 тыс. руб., а руководителя, главбуха и кассира – на 4–5 тыс. руб.

Возникает вопрос: как взыскивается штраф при нарушении лимита – за каждое его превышение или единожды? Ответ будет зависеть от того, кто именно и когда обнаружит эти нарушения. Дело в том, что согласно ст. 4.4 КоАП наказание назначается за каждое совершенное административное правонарушение. При этом если дела о нескольких допущенных нарушениях рассматриваются одним и тем же органом, то наказание назначается в пределах только одной санкции, а если разными органами (или в разное время) – штраф будет взыскиваться за каждое нарушение.

Предельный размер расчетов наличными

Указанием ЦБ РФ от 14.11.01 № 1050-У был установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке – он составляет 60 000 руб.

Предельный размер расчетов наличными относится к расчетам, осуществляемым в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. При расчете как по одному, так и по нескольким денежным документам этот размер превышать нельзя. Данное мнение высказано в совместном Письме ЦБ РФ от 02.07.02 № 85-Т и МНС РФ от 01.07.02 № 24-2-02/252 .

Если расчеты наличными деньгами осуществляются между предпринимателями без образования юридического лица (ПБОЮЛ) либо между юридическим лицом и ПБОЮЛ, то какие-либо ограничения по размеру таких расчетов законодательством не предусмотрены.

Варианты оформления расчетов наличными денежными средствами с покупателями, позволяющие минимизировать расходы предприятия

Рекомендации по применению тех или иных схем расчетов наличными денежными средствами будем рассматривать с точки зрения обоюдной выгоды сделки и для продавца, и для покупателя.

Наиболее приемлемой (и это очевидно) является ситуация, позволяющая реализованный товар (по «большому договору») разделить на части (несколько «маленьких договоров») стоимостью не более 60 000 руб. и оформить на каждую из них отдельный договор купли-продажи. Тогда лимит расчетов наличными будет сохранен. Но нужно учесть, во-первых, что договоры на момент проведения проверки должны быть в наличии и подписаны обеими сторонами в целях избежания споров с налоговыми органами. Во-вторых, желательно, чтобы «маленькие» договоры не были связаны друг с другом даже косвенно, то есть в одном договоре не надо делать ссылку на другой. Например, фраза «отгрузка товара по договору № 1 будет произведена только после поступления денег по договорам № 1 и № 2» наводит на мысль, что данные договоры представляют собой единое целое.

Если разбить «большой договор» о продаже товара невозможно, то существует несколько вариантов оформления расчетов. Какой из них выбрать, решать, взвесив все «за» и «против», предприятию.

Рассмотрим варианты оформления расчетов на конкретном примере. Предположим, что в кассу предприятия от покупателя поступила денежная сумма за проданный товар в размере 200 000 руб .

Вариант 1.

Организация принимает в кассу от покупателя 60 000 руб. Оставшиеся 140 000 руб. оформляются как оплата через подотчетное лицо, которое на основании доверенности продавца получило деньги от покупателя и затем вернуло их в кассу продавца.

При такой схеме расчетов сразу видно, что платежи производились между одними и теми же юридическими лицами, в рамках одного и того же договора, и, следовательно, нарушен лимит расчетов наличными. Покупатель может быть привлечен к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ . В отношении продавца ни КоАП РФ, ни НК РФ ответственность за «сверхнормативные» расчеты наличными денежными средствами не предусматривает.

Таким образом, применение этого варианта достаточно рискованно, скорее, он рассчитан на невнимательность проверяющих органов либо на отдаленность проверки по времени (по ст. 4.5 КоАП РФ давность привлечения к административной ответственности составляет два месяца со дня совершения административного правонарушения).

Вариант 2.

Покупатель приобретает векселя (возможно, у банка продавца) на сумму 200 000 руб. Номинал каждого векселя не должен превышать 60 000 руб. Затем этими векселями покупатель расплатится с продавцом за отгруженный товар.

В этом случае между юридическими лицами отсутствуют расчеты наличными денежными средствами с превышением норматива.

Недостаток данной схемы – потребуется время для оформления дополнительных сделок с банком, и, возможно, появятся дополнительные издержки на услуги банка (как минимум на приобретение бланков векселей).

Вариант 3.

Продавец заключает договор с частным предпринимателем на продажу товара на сумму 199 900 руб. Предприниматель продает покупателю данный товар на сумму 200 000 руб.

В основе этой схемы лежит нераспространение на предпринимателя требования о соблюдении лимита расчетов наличными – оно введено только в отношении юридических лиц, к которым ПБОЮЛ не относится согласно п. 2 ст. 11 НК РФ . К ее минусам можно отнести то, что, во-первых, такой предприниматель должен быть в оперативном доступе, то есть принимать участие в сделке сразу, как только пришел покупатель с наличными денежными средствами. Во-вторых, она невыгодна, если предприниматель перешел на уплату единого налога по упрощенной системе с объектом налогообложения «доходы». Также нужно учесть, что применение предпринимателем специальных налоговых режимов лишает покупателя возможности принять НДС к вычету.

Предприниматель и кассовая книга

Во многих регионах вопрос о ведении кассовой книги, об оформлении приходных и расходных кассовых ордеров предпринимателями, применяющими УСНО и ЕНВД, остается достаточно спорным. Проверяющие органы не раз налагали штрафы на коммерсантов по ст. 15.1 КоАП за несоблюдение кассовой дисциплины. В частности, за отсутствие кассовой книги, которую, по их мнению, необходимо вести на основании п. 4 ст. 346.11 и п. 2 ст. 346.26 НК РФ , в которых говорится, что для фирм и предпринимателей, переведенных на ЕНВД или применяющих «упрощенку», сохраняется порядок ведения кассовых операций. Учитывая, что в соответствии с п. 3 ст. 23 ГК РФ предпринимательская деятельность граждан подчиняется тем же правилам, что и деятельность фирм, налоговые органы сделали вывод о том, что предприниматели обязаны соблюдать все правила, установленные Порядком ведения кассовых операций . То есть, получая деньги от покупателей, они должны не только выбивать кассовые чеки, но и в конце дня оформлять приходный кассовый ордер на общую сумму выручки. То же относится и к «расходникам», которые предприниматель якобы должен оформлять, прежде чем тратить свои деньги.

Отстаивая свою правоту в спорах с налоговыми органами, можно использовать следующие аргументы. Во-первых, п. 44 Порядка ведения кассовых операций указывает на обязательное применение этого документа всеми предприятиями , а не предпринимателями! Само понятие «предприятие» не установлено ни налоговым, ни гражданским законодательством. Однако по обычаям делового оборота под предприятием понимают фирму, юридическое лицо.

В Письме МНС РФ от 20.09.04 № 33-0-11/593@ , отмененном Письмом МНС РФ от 01.10.04 № 33-0-11/609@ , было прямо указано, что для индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы, законодательно установлено ведение налогового учета показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы налога, на основании книги учета доходов и расходов (для индивидуальных предпринимателей, применяющих УСНО), ведение кассовой книги для них не предусмотрено.

Кроме того, в силу п. 7 ст. 3 НК РФ все неустранимые сомнения, противоречия и неясности законов толкуются в пользу налогоплательщика, поэтому даже если дело дойдет до суда, у предпринимателей есть все шансы выиграть спор.

Далее рассмотрим вопросы, связанные с применением контрольно-кассовой техники в организациях, попутно обращая внимание на рекомендательные письма специалистов Минфина, налоговых служб и имеющуюся арбитражную практику.

О применении контрольно-кассовой техники

Регистрация ККТ

Письмом МНС РФ от 12.05.04 № 33-0-11/326@ дополнен перечень моделей кассовых аппаратов, разрешенных к регистрации. Ранее такие перечни были приведены в письмах МНС РФ от 17.12.03 № ШС-6-33/1321@ , от 06.02.04 № 33-0-11/105@ и от 10.03.04 № 33-0-11/197@ .

Согласно Письму МНС РФ от 01.10.04 № 33-0-11/608@ ККТ необходимо поставить на учет в том налоговом органе, в котором организация или индивидуальный предприниматель зарегистрированы в соответствии с п. 1 ст. 83 НК РФ и на контролируемой территории которого налогоплательщик производит наличные денежные расчеты, связанные с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг.

Штрафные санкции

В Письме МНС РФ от 19.09.04 № 33-0-11/584 разъяснено, что за отсутствие на кассовом аппарате пломбы ЦТО организацию или предпринимателя могут оштрафовать как за неприменение кассового аппарата, то есть по ст. 14.5 КоАП . Однако такой подход верен лишь отчасти – когда речь идет об отсутствии основной пломбы центра технического обслуживания. Во всех других случаях (и это подтверждено судебной практикой) штрафа не последует. Так, нельзя оштрафовать организацию, на кассовом аппарате которой нет дополнительной самоклеящейся пломбы ЦТО (решение Арбитражного суда г. Москвы от 04.08.03 по делу № А40-25493/03-12-299 , постановления ФАС МО от 18.02.04 № КА-А40/648-04 , ФАС СЗО от 24.02.04 № А56-23812/03 ).

Отсутствие на кассовом аппарате голограммы сервисного центра также не дает оснований для наложения штрафа за неприменение ККТ (Постановление Президиума ВАС РФ от 30.03.04 № 14447/03 ).

Для организаций розничной торговли

В Письме МНС РФ от 21.04.04 № 33-0-14/300 указано, что система расчетов нескольких организаций с покупателями через единый кассовый центр не соответствует требованиям Федерального закона № 54-ФЗ (далее – Закон о ККТ ). В случае продажи товаров каждая организация должна применять кассовый аппарат.

Для предприятий, занимающихся приемом металлолома от населения

Письмом МНС РФ от 09.04.04 № 33-0-11/281 разъяснено, что наличные денежные расчеты организаций и индивидуальных предпринимателей при приеме от населения металлолома должны в обязательном порядке проводиться с применением ККТ.

Для адвокатов и нотариусов

В Письме от 14.04.04 № 33-0-11/285@ МНС РФ сообщило, что положения ст. 2 Закона о ККТ на правоотношения, связанные с оплатой нотариальных действий, не распространяются. При этом при взимании платы наличными денежными средствами обязательно ее отражение в реестре регистрации нотариальных действий, являющемся первичным учетным документом.

Письмом МНС РФ от 28.05.04 № 33-0-11/357@ разъяснено, что адвокатские образования (в том числе адвокатские кабинеты) и нотариусы при осуществлении деятельности, предусмотренной российским законодательством, не подпадают под действие Закона о ККТ и не должны использовать при осуществлении такой деятельности контрольно-кассовую технику.

Для страховых агентов

В Письме МФ РФ от 02.02.04 № 24-07/04-01 указано, что если страховые взносы от имени и по поручению страховой организации с использованием бланков строгой отчетности, утвержденных Минфином по представлению Росстрахнадзора письмами от 23.02.94 № 16-37 и от 16.06.94 № 16-30-63 , получает страховой агент, действующий на основании заключенного со страховой организацией договора поручения, то полученные им взносы равносильны взносам, уплаченным страхователями непосредственно страховой организации. При этом полученные денежные средства должны быть внесены страховым агентом на счет страховой организации-доверителя путем передачи наличных денежных средств с использованием ККТ в кассу страховщика без отражения приема данных денежных средств в кассу самого агента или перечислением средств на счет страховой организации в безналичной форм е.

Аналогичное мнение высказало МНС РФ в Письме от 30.06.04 № 33-0-14/420 «О применении ККТ страховыми агентами» .

Для организаций, оказывающих бытовые услуги населению

В соответствии с Письмом МНС РФ от 12.05.04 № 33-0-14/328 при оказании услуг по ремонту, замене дверей и смене врезных и накладных замков организации и индивидуальные предприниматели могут использовать утвержденные Письмом МФ РФ от 20.04.95 № 16-00-30-33 (с учетом разъяснений, доведенных Письмом ГНС РФ от 31.03.98 № ВК-6-16/210 ) формы бланков строгой отчетности БО-1, БО-3 для оформления наличных денежных расчетов с населением без применения ККТ.

Для организаций, оказывающих услуги фотографии

В Письме МНС РФ от 25.10.04 № 33-0-13/682 говорится о том, что организации и индивидуальные предприниматели, перешедшие на уплату ЕНВД, должны применять кассовые аппараты, соответственно, выдавать кассовые чеки и (или) бланки строгой отчетности (в случаях, перечисленных в п. 2, 3 ст. 2 Закона о ККТ ).

При оказании услуг фотографии организации и индивидуальные предприниматели вправе использовать для приема наличных денег от населения бланки строгой отчетности по формам БО-3 , БО-9 и БО-11 (02) , утвержденные Письмом МФ РФ от 20.04.95 № 16-00-30-33 (с учетом разъяснений, доведенных Письмом ГНС РФ от 31.03.98 № ВК-6-16/210 ).

Для организаций, оказывающих услуги на автомобильном транспорте

Письмо МНС РФ от 04.06.04 № 33-0-11/364@ содержит перечень моделей ККТ, включенных в государственный реестр контрольно-кассовой техники для сферы услуг на автомобильном транспорте (в такси). В их числе: ГЕЛИОС-003Ф, «Меркурий-120Ф» и др.

Для организаций, оказывающих платные юридические услуги

Письмом МНС РФ от 24.08.04 № 33-0-09/524 разъяснено, что для организаций и индивидуальных предпринимателей, оказывающих платные юридические услуги, Минфином не утверждались в качестве бланков строгой отчетности какие-либо квитанции по приему наличных денег от населения, и, следовательно, денежные расчеты за эти услуги должны осуществляться с применением ККТ либо посредством кредитных расчетов.

Применение ККТ и залог (заем)

Письмом МНС РФ от 05.05.04 № 33-0-11/320 «О применении контрольно-кассовой техники» разъяснено, что расчеты по залогу (займу) не являются торговыми операциями либо разновидностью оказания услуг, поэтому применять ККТ в данном случае не требуется (аналогичная точка зрения высказана в Письме МНС РФ от 02.11.04 № 33-0-09/691 ).

При продаже ценных бумаг организации и предприниматели могут не применять кассовый аппарат (п. 3 ст. 2 Закона о ККТ ). Вместе с тем расчеты по оплате услуг брокера, являющегося профессиональным участником рынка ценных бумаг, должны производиться с использованием ККТ.

Применение ККТ при возврате подотчетных сумм

До недавнего времени среди налоговых органов не было единого мнения по вопросу применения кассового аппарата при возврате подотчетных сумм. Так, некоторые специалисты налоговых служб придерживались позиции, что в указанных случаях необходимо применять ККТ.

В письмах МНС РФ от 16.09.04 № 33-0-11/585 и от 02.11.04 № 33-0-09/691 на основании п. 1 ст. 2 Закона о ККТ сделан вывод о том, что при возврате подотчетных сумм использовать ККТ не нужно. Это связано с тем, что применять кассовый аппарат необходимо, если в кассу организации вносятся личные денежные средства физического лица (в оплату товаров, работ, услуг). Возврат же подотчетных сумм не связан с оплатой товаров (работ, услуг).

Кроме этого, налоговые органы обращают внимание на то, что в случае возврата подотчетных сумм предельный размер наличных денежных расчетов между юридическими лицами не действует.

Контрольно-кассовые чеки и налоговые вычеты по НДС

Минфин в Письме от 05.01.04 № 16-00-17/2 привел обязательный перечень реквизитов на кассовом чеке . На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке должны отражаться следующие реквизиты: наименование организации, ее идентификационный номер, заводской номер ККМ, порядковый номер чека, дата и время покупки (оказания услуги), ее стоимость, признак фискального режима. Также в чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ. Кроме того, в письме указано, что кассовый чек является первичным учетным документом .

Для принятия НДС к вычету в кассовом чеке, выданном при наличных расчетах юридическим лицам или предпринимателям, сумма налога должна быть выделена отдельной строкой (письма МНС РФ от 10.10.03 № 03-1-08/296311-АЛ268 и от 13.05.04 № 03-1-08/1191/15 , УМНС РФ по г. Москве от 12.05 . 04 № 24-11/31529 ).

При отсутствии кассового чека (документа, подтверждающего факт оплаты товаров) вычет по НДС применить нельзя (даже при наличии квитанции к приходному ордеру и счета-фактуры), так как не соблюдаются условия, перечисленные в п. 2 ст. 171 НК РФ и необходимые для налогового вычета – это требование Письма МФ РФ от 17.06.04 № 03-03-11/100 «О необходимости наличия кассового чека для применения вычета по налогу на добавленную стоимость» .

Однако с такой позицией специалистов Минфина можно поспорить. Во-первых, налоговое законодательство не содержит перечня необходимых документов, подтверждающих факт оплаты товаров. Во-вторых, квитанция к приходно-кассовому ордеру (ПКО), выдаваемая в момент поступления в кассу наличных денежных средств (п. 13 Порядка ведения кассовых операций ), является первичным документом – ее форма содержится в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций. Причем, как и в ПКО, при заполнении квитанции обязательно выделяется сумма НДС или указывается «без налога (НДС)».

К сведению: Постановлением ФАС СЗО от 05.04.04 № А26-4584/03-212 определено, что невыделение в платежном документе (в приходно-кассовом ордере) НДС не является основанием для отказа в применении налогового вычета, так как документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению, является счет-фактура.

Арбитражная практика

Президиум ВАС РФ в своих постановлениях от 03.08.04 № 5960/04 и № 6902/04 кардинальным образом поменял практику взыскания штрафов за неприменение ККТ в случаях, когда продавец не выбивает покупателю чек. Теперь отвечать за это будет не только работник, но и сама организация розничной торговли. Суд указал, что в обязанность организации входит обеспечение соблюдения требований Закона о ККТ .

К аналогичному выводу пришел ВАС РФ и в Постановлении от 28.09.04 № 6429/04 . Судьи указали следующее: «Привлечение к административной …ответственности физического лица не освобождает от административной ответственности за данное правонарушение юридическое лицо» .

Как известно, организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности, утвержденных Правительством РФ (п. 2 ст. 2 Закона о ККТ ). Но до настоящего времени порядок утверждения форм бланков строгой отчетности Правительством РФ не установлен, поэтому налогоплательщиков должно заинтересовать решение, вынесенное ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 10.03.04 № Ф03-А73/04-2/206 : н аложение штрафа за осуществление денежных расчетов с населением без применения ККМ (оказание услуг населению по организации водительских курсов) неправомерно, поскольку применяемые налогоплательщиком при расчетах с населением бланки приходных кассовых ордеров являются документами строгой отчетности.

Однако стоит заметить, что суд в данном случае принял достаточно спорное решение. Дело в том, что, относя ПКО к бланкам строгой отчетности, он сослался на Письмо МФ РФ от 24.02.94 № 16-39 «Об утверждении бланков строгой отчетности» , которое утвердило формы документов строгой отчетности (в том числе и ПКО по форме № КО-1 ), используемых при расчетах с населением только предприятиями Центрсоюза РФ (потребительской кооперации). В связи с этим считаем, что к такому решению суда следует отнестись с некоторой осторожностью – в первую очередь оно должно помочь тем организациям, у которых уже возникла подобная ситуация. Для остальных хотелось бы подчеркнуть ряд немаловажных моментов.

Арбитражные суды, вынося решения по аналогичным делам, относящимся к периоду действия утратившего силу Закона РФ от 18.06.93 № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» , всегда вставали на сторону налоговиков (см., например, п остановления ФАС ЦО от 09.12.03 № А54-1923А/03-с2; ФАС УО от 16.07.03 № Ф09-2086/03АК ).

Если вы решите пользоваться бланками «приходников» в качестве документов строгой отчетности, то не прибегайте к помощи компьютерной техники. Такие бланки, являясь полиграфической продукцией, должны изготавливаться только в типографиях – на это обращено внимание в Информации МФ РФ от 26.12.02 № 16-00-24/61 «О проставлении идентификационного номера налогоплательщика на бланках строгой отчетности» . Также следует иметь в виду все еще действующее Письмо МФ РФ от 23.08.01 № 16-00-24/70 «О документах строгой отчетности при осуществлении денежных расчетов с населением », регламентирующее порядок использования документов строгой отчетности, согласно которому документы строгой отчетности наряду с показателями, характеризующими специфику оформляемых операций, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

– гриф утверждения;

– наименование формы документа;

– шестизначный номер;

– код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);

– дату осуществления расчета;

– наименование и код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и

организаций (ОКПО);

– код ИНН;

– вид оказываемых работ (услуг);

– единицы измерения оказанных услуг (в натуральном и денежном выражении);

– наименование должности лица, ответственного за совершение хозяйственной операции и

правильность ее оформления с личной подписью.

В случае необходимости, как указано в письме, утвержденные формы документов строгой отчетности могут быть дополнены реквизитами, соответствующими роду деятельности предприятия или организации. При этом все реквизиты, предусмотренные в утвержденных формах, остаются без изменения; удаление отдельных реквизитов не допускается. Если та или иная строка, предусмотренная в утвержденной форме документа строгой отчетности, не заполняется вследствие отсутствия у организации соответствующих показателей, то она прочеркивается.

А вот обязательной регистрации документов строгой отчетности в налоговых органах, на чем настаивают налоговики, не требуется – это не установлено действующим законодательством. Налогоплательщики обязаны регистрировать лишь ККТ. Этой позиции придерживается Минфин (Письмо ДНП МФ РФ от 20.12.01 № 04-01-20 «О порядке применения при расчетах с населением бланков строгой отчетности» ) .

И в заключение еще раз подчеркнем, что норма, установленная п. 2 ст. 2 Закона о ККТ , действует лишь в отношении расчетов, производимых наличными денежными средствами в случае оказания услуг населению . Причем предусмотренное данной нормой правило распространяется и на индивидуальных предпринимателей – на это указано в п. 4 Постановления Пленума ВАС РФ от 31.07.03 № 16 «О некоторых вопросах практики применения административной ответственности, предусмотренной статьей 14.5 КоАП за неприменение контрольно-кассовых машин» . Следовательно, при наличных денежных расчетах, осуществляемых между юридическими лицами за оказанные услуги (работы ) , ККТ применяется в обязательном порядке.

Подводя итог вышесказанному, приведем таблицу, в которой представлены меры ответственности организаций при работе с денежной наличностью.

Ответственность за нарушения при работе с денежной наличностью

Вид нарушения	Взыскание	Процедура привлечения к ответственности
Нарушения в сфере применения ККТ
Фактическое неиспользование кассового аппарата (в том числе и по причине его отсутствия) Использование ККТ, не зарегистрированной в налоговых органах Использование ККТ, не включенной в государственный реестр Использование ККТ без фискальной памяти, с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти Использование ККТ, у которой отсутствует пломба либо имеется повреждение, свидетельствующее о возможности доступа к фискальной памяти Пробитие чека с указанием суммы, менее уплаченной покупателем	Статьей 14.5 КоАП РФ установлен административный штраф: – для граждан – в размере от 15 до 20 МРОТ; – для должностных лиц – от 30 до 40 МРОТ, – для юридических лиц – в размере от 300 до 400 МРОТ	При обнаружении нарушений налоговый орган должен немедленно составить протокол. Постановление о привлечении к ответственности выносится не позднее чем через два месяца после составления протокола. Жалобу на постановление можно подать в суд или вышестоящий налоговый орган в течение 10 дней после вручения копии постановления
Отсутствие первичных документов по учету денежных расчетов с населением (ф. № КМ 1–9 )	Статьей 120 НК РФ установлен штраф: – для организаций: – в размере 5 тыс. руб.; – в размере 15 тыс. руб., если нарушение совершено в течение более одного налогового периода; – в размере 10% от неуплаченной суммы налога, но не менее 15 тыс. руб., если нарушение повлекло занижение налоговой базы	При обнаружении нарушений налоговый орган выносит решение о привлечении налогоплательщика к ответственности. Это решение можно обжаловать в вышестоящий налоговый орган в течение трех месяцев. Штраф с налогоплательщика можно взыскать только через суд
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций
Расчеты между организациями наличными деньгами сверх установленных размеров (60 тыс. руб. по одной сделке) Неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности Несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств Накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов	Статьей 15.1 КоАП РФ установлен административный штраф: – для должностных лиц – от 40 до 50 МРОТ, – для юридических лиц – в размере от 400 до 500 МРОТ	Налоговые органы при наличии оснований подозревать эти нарушения направляют справку в банк, обслуживающий организацию, для проверки соблюдения требований расчетно-кассовой дисциплины. Банк после самостоятельной проверки направляет в налоговую инспекцию материалы о результатах ревизии. После этого налоговый орган составляет протокол об административном нарушении и выносит постановление о привлечении к ответственности в течение двух месяцев с момента его составления. Постановление можно обжаловать в суд или вышестоящий налоговый орган в течение 10 дней с момента получения его копии

Решение Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40

Федеральный закон от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88 « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе и на счетах в банке установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49, кроме этого дополнительно регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18.
Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банках, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике.
Материальную ответственность за сохранность всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир.
Напомним, что руководителям предприятий при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическому привлечению лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:
- ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
- страдающие хроническими психическими заболеваниями;
- систематически нарушающие общественный порядок;
- злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.
С кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Помещение кассы должно быть оснащено необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.
Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).
Также в составе инвентаризационной комиссии могут быть представители службы внутреннего аудита и независимых аудиторских организаций.
В случае если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, проверку можно считать недействительной.
Результаты проверок и правильность проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.
При проведении инвентаризации кассы, основные документы, которые необходимо проверить являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.
До начала инвентаризации наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет.
Кассир должен дать расписку о том, что до начала проверки все приходные и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая в кассу, оприходована, а выбывшая списана в расход. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.
При проверке кассовой книги необходимо проконтролировать соблюдение следующих требований:
– правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;
– кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, необходимо сравнить суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Эти суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 «Касса» и в оборотной ведомости (журнале-ордере № 1). В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, также при необходимости проверяют непосредственно в банке.
Расходование денежных средств из кассы проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, нет ли на них следов подчисток и исправлений.
При инвентаризации кассы необходимо также проверить:
– установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;
– есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;
– правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;
– своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.
Подсчет фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе производится по наличным деньгам, ценным бумагам и денежным документам.
Денежные средства и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Деньги пересчитываются по каждой купюре в отдельности. При наличии значительного количества денежных средств необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.
Путем сравнения фактических и учетных остатков выявляется результат инвентаризации: излишек или недостача.
Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г. № 88, в нем приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира – в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.
Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления их количественного расхождения с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.
Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию и принимаются к учету в составе внереализационных доходов. В бухгалтерском учете излишки денежных средств и документов приходуются следующей проводкой:
Дебет 50 «Касса» субсчета «Касса организации» или «Денежные документы»
Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы».
При выявлении излишков бланков документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 «Бланки строгой отчетности» в номинальной оценке.
На сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и документов в учете осуществляется запись:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит 50 «Касса организации» или «Денежные документы».
При выявлении недостачи бланков документов строгой отчетности они отражаются по кредиту счета 006 «Бланки строгой отчетности» в номинальной оценке.
Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица, то ее сумма списывается следующей проводкой:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Возмещение суммы недостачи возможно из заработной платы материально ответственного лица, что отражается следующей проводкой:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Если недостача возмещается в кассу организации, то в бухгалтерском учете отражается проводка:
Дебет 50 «Касса организации»
Кредит 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».
При отсутствии виновного лица сумма недостачи денежных средств списывается корреспонденцией счетов:
Дебет91 «Прочие расходы»
Кредит счет 94
При расчетах с населением организации используют контрольно-кассовые машины, установленные в операционных кассах. В этом случае установлен особый порядок проведения инвентаризации.
Инвентаризационная комиссия в присутствии кассира – операциониста снимает показания счетчиков контрольно-кассовых аппаратов на момент проверки. Эти показания, отражающие сумму выручки, сравниваются с данными кассовой ленты. Сопоставлением показаний счетчиков на начало дня и на момент проверки определяют дневную выручку от продажи, соответствующую сумме денежных средств, которые должны находиться в операционной кассе организации. На момент инвентаризации кассир-операционист составляет последний отчет, в котором указывает показания счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумму поступившей за день выручки. Суммы, отраженные в книге кассира-операциониста, в кассовой ленте и на счетчиках кассовых аппаратов должны быть идентичны и характеризуют учетные остатки денежных средств, находящихся в операционной кассе организации.
Инвентаризация денежных средств на расчетных счетах в банках проводится в обязательном порядке при составлении годовой отчетности. Организация может иметь один или несколько расчетных счетов в разных кредитных учреждениях. На валютном счете хранятся денежные средства в иностранных валютах. Организация вправе иметь валютные счета внутри страны и за рубежом.
Перед началом проведения инвентаризации устанавливается: какие счета и в каких кредитных учреждениях имеет организация. Проверяются все имеющиеся договоры о банковском обслуживании. Для учета информации о наличии и движении денежных средств предназначен счет 51 «Расчетные счета». На этом счете денежные средства оцениваются только в валюте Российской Федерации (в рублях). Учет движение денежной наличности в иностранной валюте осуществляется на счете 52 «Валютные счета». При проверке денежных средств на валютном счете устанавливается правильность пересчета сальдо в валюте в рубли на основании официального курса рубля, установленного Банком России. Порядок пересчета валютных ценностей в рубли определен Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000), утвержденным Приказом Минфина России от 10.01.2000 г. № 2н.
Инвентаризация денежных средств, находящихся на хранении в банках, производиться путем сверки остатков сумм по данным бухгалтерии организации с данными выписок банка.
Учет денежных средств в пути ведется на счете 57 «Переводы в пути». Проверка средств на этом счете осуществляется заключается в установлении документального обоснования отраженных по нему сумм. По каждому документу проверяется своевременность зачисления перевода на счет в банке. В случае необходимости могут быть сделаны письменные запросы банку, почтовому отделению о причине задержки зачисления или перевода.