Sú situácie, keď musíte posielať správy skupine ľudí. Aby sa do zoznamu príjemcov nepridávali zakaždým tie isté osoby, Outlook má schopnosť automatizovať tento proces.
Teraz prejdime k vytvoreniu skupiny kontaktov. Pri otvorenom programe Outlook 2010 vyberte položku " Kontakty"a kliknite na" Domov". Vyberte položku " Vytvorte skupinu kontaktov» (obr. 1)
V poli" názov"Zadajte názov skupiny, na ktorú použijeme automatickú distribúciu a vyberte položku" Pridať členov».
Vyberte spôsob, ktorým budeme pridávať účastníkov Skupiny kontaktov: Z kontaktov programu Outlook, z existujúceho adresára vytvorením nového kontaktu. V našom príklade ide o pridávanie kontaktov z Outlooku.
V okne, ktoré sa otvorí, vyberte kontakt, ku ktorému chcete pridať Kontaktná skupina a kliknite na " členov". Potom nezabudnite kliknúť Uložiť a zavrieť» (obr. 2).
Kontrolujeme správnosť nášho konania. Vytvárame novú správu. V poli" Komu…» napíšte názov nami vytvoreného Skupiny kontaktov. Ak potrebujete odstrániť niektoré kontakty zo zoznamu adries, potom v poli " Komu…» správy, kliknite na znamienko plus (+) vedľa názvu zoznamu adries, aby ste videli jeho obsah, a potom odstráňte mená ľudí, ktorí nepotrebujú poslať správu (obrázok 3).
Použitie skrytá kópia v programe Outlook
Pri e-mailovej komunikácii je vhodné dať do kópií všetkých ľudí, ktorí majú záujem oboznámiť sa s korešpondenciou, ale nezúčastňujú sa na nej. V takýchto prípadoch príjemca listu uvidí, že mu list prišiel, a uvidí aj všetkých, ktorí sú v kópii listu.
Čo však robiť, keď nechcete dať protistrane jasne najavo, že tento list dostáva niekto iný ako on? V tomto prípade použite pole Skrytá kópia. Vytvorte nový e-mail, prejdite na „ Parametre» a vyberte ponuku « Zobraziť príjemcov BCC» (obr. 1).
Zadajte adresu a odošlite e-mail príjemcovi.
Použite skupinu kontaktov (predtým „zoznam adresátov“) na odoslanie e-mailovej správy viacerým ľuďom – projektovému tímu, provízii alebo dokonca len skupine priateľov – bez toho, aby ste museli pridávať každého do, kópie alebo kópie jednotlivo .
Skupiny kontaktov v Outlooku pre Mac nájdete v téme Vytvorenie distribučného zoznamu alebo skupiny kontaktov v Outlooku pre Mac.
Ďalšie informácie
Vytvorte skupinu kontaktov
Poznámka:Člen, ktorého pridáte do skupiny kontaktov, nemusí byť v adresári. Jeho meno a e-mailová adresa sú zahrnuté pri kopírovaní a vkladaní z e-mailovej správy.
Pridajte skupinu kontaktov prijatú od iného používateľa
Ak dostanete správu, ktorá obsahuje požadovanú skupinu kontaktov, uložte ju do svojho zoznamu kontaktov.
Otvorte e-mailovú správu, ktorá obsahuje skupinu kontaktov.
V teréne Komu alebo Kopírovať kliknite pravým tlačidlom myši na skupinu kontaktov a vyberte príkaz Pridať do kontaktov programu Outlook.
Ďalšie informácie
Vytvorte zoznam adries
Zoznamy adries sú uložené v predvolenom priečinku Kontakty. Ak používate konto Microsoft Exchange, globálny zoznam adries môže obsahovať globálne distribučné zoznamy, ktoré sú dostupné pre všetkých používateľov siete. Osobné zoznamy adries, ktoré si vytvoríte vo svojom priečinku Kontakty, k dispozícii iba vám, ale môžete
Otvorte e-mailovú správu obsahujúcu zoznam adries.
V hlavičke správy kliknite pravým tlačidlom myši na zoznam adries a vyberte príkaz z kontextovej ponuky Pridať do kontaktov programu Outlook.
Poučenie
Spustite program Outlook. Dvakrát kliknite ľavým tlačidlom myši na ikonu aplikácie na pracovnej ploche alebo kliknite na tlačidlo „Štart“ a vyberte požadovanú položku z ponuky „Všetky programy“. Po stiahnutí aplikácie vyberte ponuku „Súbor“ a nájdite riadok „Vytvoriť“. Keď umiestnite kurzor myši na tento nápis, zobrazia sa podpoložky akcií. Nájsť "Zoznam" zoznamy adries» a kliknite naň ľavým tlačidlom myši. Otvorí sa okno na vytvorenie a úpravu nového zoznamu príjemcov pošty.
Do poľa Názov zadajte názov zoznamu. Týmto spôsobom môžete vytvoriť niekoľko rôznych skupín príjemcov pre rôzne úlohy a potom medzi nimi rýchlo prepínať. Napríklad "Zákazníci", "Zamestnanci", "Priatelia" atď.
Kliknutím na tlačidlo označené „Vybrať členov“ pridáte príjemcov zo svojho adresára. Nájsť Správny človek v zozname a kliknite na tlačidlo OK. Okno výberu cieľa sa zatvorí a zoznam zoznamy adries zobrazí sa príjemca, opakujte, kým nezadáte všetky požadované adresy. Táto metóda je vhodná, ak už máte v adresári programu Outlook mená a e-maily tých, ktorým chcete poslať poštu. Ak ide o nové meno, musíte použiť iný spôsob pridávania príjemcov.
Kliknite ľavým tlačidlom myši na „Pridať“. Otvorí sa malé okno, v ktorom uvidíte polia „Krátky názov“ a „E-mailová adresa“. Skopírujte a prilepte meno a adresu, ak máte e-mail od tejto osoby, alebo zadajte nové meno a adresu manuálne. Stlačte tlačidlo OK (aktivuje sa až po zadaní e-mailovej adresy). Dialógové okno sa zatvorí a v zozname príjemcov sa zobrazí nový riadok. Opakujte túto akciu toľkokrát, koľkokrát je potrebné pridať všetkých odberateľov zoznamy adries.
Kliknite na tlačidlo "Súbor" v hornej časti okna a vyberte "Uložiť". Kliknite naň ľavým tlačidlom myši a po niekoľkých sekundách zoznam zoznamy adries vytvorí sa výhľad.
Zdroje:
- ako vytvoriť zoznam
Poučenie
Vyvolajte hlavné systémové menu kliknutím na tlačidlo "Štart" a prejdite na položku "Všetky programy". Rozbaľte prepojenie Microsoft Office a spustite aplikáciu Outlook. Ak chcete použiť mená príjemcov, ktorí sú v adresári aplikácie, otvorte ponuku „Súbor“ na hornom paneli služieb Oulooku a vyberte príkaz „Nový“.
Vyberte podpríkaz "Zoznam adresátov" a do riadku "Názov" zadajte požadovaný názov zoznamu, ktorý chcete vytvoriť. V dialógovom okne, ktoré sa otvorí, prejdite na kartu „Zoznam adresátov“ a použite odkaz „Vybrať členov“. Zadajte adresár obsahujúci požadované e-mailové adresy v adresári Address Book. Do riadku „Hľadať“ zadajte meno vybraného príjemcu a v adresári umiestnenom pod riadkom vyhľadávania vyberte určené meno. Kliknite na odkaz „Účastníci“ a zopakujte všetky vyššie uvedené kroky pre každého požadovaného príjemcu zoznamu adries. Potvrďte zvolenú akciu stlačením tlačidla OK.
Poučenie
Dovoľte mi pripomenúť terminológiu. Zoznam adries je skupina kontaktov. Tieto zoznamy uľahčujú odosielanie správ skupinám ľudí. Ak sa napríklad správy často odosielajú obchodnému oddeleniu, je vhodné vytvoriť zoznam adresátov s názvom „Oddelenie predaja“, ktorý obsahuje mená všetkých zamestnancov v tomto oddelení. Správa odoslaná na adresy v tomto zozname sa odošle všetkým príjemcom v zozname adresátov. V tomto prípade príjemcovia neuvidia v riadku správy „Komu“ názov zoznamu adresátov, ale mená všetkých osôb zahrnutých v zozname. Zoznamy adries možno použiť pre správy, úlohy, žiadosti o schôdzu a iné zoznamy adries.
Môžete pridať mená do zoznamu adries a odstrániť ich, poslať zoznam iným používateľom a vytlačiť ho. Zoznamy adries sú označené ikonou a sú štandardne uložené v priečinku Kontakty, čo vám umožňuje triediť a kategorizovať ich. Ak používate Microsoft Exchange Server, globálny zoznam adries môže obsahovať globálne distribučné zoznamy, ktoré sú dostupné pre všetkých používateľov v danej sieti. Osobné zoznamy adresátov vytvorené v priečinku Kontakty sú dostupné iba pre jedného používateľa, ale možno ich skopírovať a odoslať iným používateľom.
Správa alebo Pozvánka Na schôdzu môžete poslať iba časti distribučného zoznamu. Ak to chcete urobiť, vyberte členov zoznamu kliknutím na znamienko plus (+) za názvom zoznamu a potom odstráňte názvy, ktoré nie sú potrebné. Kontakty na zoznamy adries v poli E-mail Mail“ sa nedá predĺžiť.
Pridanie mena do zoznamu adries alebo odstránenie mena
- Ak chcete pridať adresu z adresára alebo priečinka Kontakty, kliknite na tlačidlo Vybrať členov.
- Ak chcete pridať adresu, ktorá nie je z priečinka kontaktov ani z adresára, kliknite na tlačidlo Pridať.
- Ak chcete meno odstrániť, kliknite naň a kliknite na tlačidlo Odstrániť.
Odoslanie správy do časti zoznamu adries
- Vykonajte príkaz Súbor → Vytvorte → Správa.
- Kliknite na tlačidlo "Komu" a v poli "Zadajte alebo vyberte meno" vyberte zoznam adresátov obsahujúci používateľov, ktorým chcete poslať správu.
- Zoznamy adries sú označené ikonou.
- Kliknite na tlačidlo "OK".
- Kliknutím na znamienko plus (+) za názvom zoznamu adries zobrazíte jeho obsah a potom vymažte mená ľudí, ktorým nechcete poslať správu.
Odoslanie zoznamu adries
- Otvorte novú správu.
- Kliknite do oblasti textu správy.
- Vykonajte jednu z nasledujúcich akcií:
- ak používate Microsoft Word ako editor e-mailov, presuňte zoznam adries z priečinka Kontakty do správy;
- ak používate Microsoft Outlook ako editor e-mailov, vyberte z ponuky Vložiť príkaz dokument.
- Uvedené Priečinky kliknite na priečinok obsahujúci zoznam adries, ktorý chcete odoslať. Zoznamy adries sú štandardne uložené v priečinku Kontakty.
- Uvedené Prvky kliknite na distribučný zoznam, ktorý chcete odoslať, a kliknite na tlačidlo OK.
- Poslať správu.
Ak chcete odoslať distribučný zoznam, ktorý obsahuje členov globálneho zoznamu adries (Globálny zoznam adries je adresár, ktorý obsahuje e-mailové adresy všetkých používateľov, skupín a distribučných zoznamov v organizácii. Tento adresár je vytvorený a udržiavaný Môže obsahovať aj e-mailové adresy verejnej zložky mail.), uistite sa, že príjemca tohto zoznamu adries používa rovnaký globálny zoznam adries.
Zobrazenie mien v zozname adries
- Ak vytvárate novú správu, kliknite na tlačidlo „Komu“.
- V zozname Zdroj adresy vyberte adresár, ktorý obsahuje distribučný zoznam, o ktorom chcete získať informácie.
- Do poľa „Zadajte alebo vyberte názov“ zadajte názov zoznamu adries. V tomto zozname kliknite na požadované meno.
- Postupne kliknite na tlačidlá "Rozšírené" a "Vlastnosti".
Ak chcete aktualizovať adresy v zozname adresátov, otvorte zoznam adresátov v priečinku Kontakty (konferencie sú označené ikonou) a kliknite na tlačidlo Obnoviť. Ak potrebujete presunúť zoznam adries zo správy do priečinka Kontakty, postupujte podľa týchto krokov.
- Otvorte správu obsahujúcu zoznam adries.
- Kliknite na vnorený zoznam adries a presuňte ho do priečinka Kontakty.
