एकीकरण की डिग्री के आधार पर, सिस्टम इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधननिम्नलिखित प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है:
- यूनिवर्सल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली(ईडीएमएस सिस्टम)। ये स्वतंत्र दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ हैं जिन्हें दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए पूरी तरह से डिज़ाइन किया गया है। एक नियम के रूप में, ऐसे सिस्टम क्लाइंट-सर्वर तकनीक का उपयोग करते हैं।
- समूह कार्य प्रबंधन प्रणाली... ये सिस्टम उपयोगकर्ताओं के समूह के दस्तावेजों और डेटा के साथ वितरित कार्य प्रदान करते हैं। उनका मुख्य उद्देश्य सहयोग सुनिश्चित करना है। इसलिए, समूह कार्य प्रबंधन प्रणालियों में ईडीएमएस प्रणालियों की तुलना में काफी कम कार्यक्षमता होती है।
- अंतर्निहित मॉड्यूल शामिल हैं सूचना प्रणालियोंप्रबंध... सभी ईआरपी सिस्टम में ऐसे मॉड्यूल होते हैं। इन मॉड्यूल में सीमित कार्यक्षमता भी है (ईडीएमएस सिस्टम की तुलना में) और, एक नियम के रूप में, ईआरपी सिस्टम की बुनियादी कार्यक्षमता के कार्यान्वयन के बिना काम नहीं करते हैं।
एक अन्य क्षेत्र जिसमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की संरचना करना संभव है, वह है आवेदन का क्षेत्र। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ हैं जो विशेष प्रकार के दस्तावेज़ीकरण या गतिविधि के क्षेत्रों पर केंद्रित हैं। उदाहरण के लिए, पीडीएम सिस्टम, सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट सपोर्ट सिस्टम, हेल्पडेस्क-टाइप सिस्टम, मेडिकल डॉक्यूमेंटेशन सपोर्ट सिस्टम आदि।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का कार्यान्वयन
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन में कई चरण शामिल हैं जिन्हें संगठन को स्वतंत्र रूप से निष्पादित करना चाहिए, चाहे सिस्टम आपूर्तिकर्ता की भागीदारी कुछ भी हो। इन चरणों में तार्किक रूप से परस्पर संबंधित गतिविधियों और गतिविधियों का एक सेट शामिल है जो संगठन को संपूर्ण रूप से परियोजना का मूल्यांकन करने और परियोजना के सफल समापन की संभावना को बढ़ाने की अनुमति देगा।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन के चरणों का सामान्य आरेख चित्र में दिखाया गया है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन के मुख्य चरणों में शामिल हैं:
चरण 1. बुनियादी प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं की परिभाषा।
इस चरण का उद्देश्य मौजूदा कार्यप्रवाह प्रक्रियाओं और प्रलेखन प्रसंस्करण प्रक्रियाओं की संरचना को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना है। इसके लिए मौजूदा प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं के विस्तृत विश्लेषण की आवश्यकता है।
इस चरण के दौरान यह आवश्यक है:
- शीर्ष-स्तरीय प्रक्रियाओं को परिभाषित करें;
- प्रक्रियाओं की विस्तृत संरचना का निर्धारण;
- कार्यप्रवाह प्रक्रियाओं के लिए व्यावसायिक लक्ष्यों को परिभाषित करना;
- कार्यप्रवाह प्रक्रियाओं के लिए तकनीकी लक्ष्यों को परिभाषित करें।
चरण 2. कार्यप्रवाह प्रक्रियाओं के लिए आवश्यकताओं का निर्धारण।
इस स्तर पर, यह निर्धारित किया जाता है कि कार्यप्रवाह प्रक्रियाओं में कौन से परिवर्तन करने की आवश्यकता है ताकि वे कुशलता से काम करें और स्वचालित हो सकें।
इस स्तर पर यह आवश्यक है:
- दस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रियाओं का तकनीकी मूल्यांकन करना;
- प्रक्रियाओं के लिए व्यावसायिक आवश्यकताओं को परिभाषित करें;
- प्रक्रिया मानचित्र तैयार करें "जैसा होना चाहिए";
- प्रक्रियाओं की मापनीय विशेषताओं को स्थापित करना;
- प्रतिपादित करना तकनीकी आवश्यकताएंकार्यप्रवाह प्रक्रियाओं के लिए और एक तकनीकी असाइनमेंट तैयार करने के लिए।
नमूना दस्तावेज:
| प्रक्रिया मानचित्र "इनबाउंड पत्राचार प्रबंधन" | प्रक्रिया मानचित्र "आउटबाउंड पत्राचार प्रबंधन" | कार्यप्रवाह स्वचालन के लिए संदर्भ की शर्तें | |
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चरण 3. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के लिए मानदंड का गठन।
पहले और दूसरे चरण के आंकड़ों के आधार पर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के लिए मानदंडों का एक सेट तैयार करना आवश्यक है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने का मानदंड बड़े पैमाने पर आगे के काम के दायरे और सिस्टम आपूर्तिकर्ता के साथ बातचीत के आयोजन की प्रक्रिया को निर्धारित करेगा।
इस स्तर पर यह आवश्यक है:
- मौजूदा दस्तावेजों को प्रकार से वर्गीकृत करें;
- दस्तावेजों के मौजूदा रूपों का आकलन करें;
- डेटा की संरचना निर्धारित करें जिसे इलेक्ट्रॉनिक रूप में स्थानांतरित किया जाएगा;
- उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के लिए आवश्यकताओं को परिभाषित करें;
- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के लिए मानदंड का एक सेट तैयार करें।
चरण 4. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का चयन करना।
यह चरण संगठन को मुख्य प्रौद्योगिकियों को निर्धारित करने की अनुमति देता है जिसके आधार पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली संचालित होगी, उपयुक्त प्रणाली का चयन करें और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन के लिए सेवा प्रदाता का निर्धारण करें।
इस स्तर पर यह आवश्यक है:
- दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यों की संरचना का निर्धारण;
- दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के प्रकार का निर्धारण जो संगठन की आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त है;
- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के संभावित आपूर्तिकर्ताओं की सूची बनाएं;
- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का आपूर्तिकर्ता चुनें।
चरण 5. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन के लिए परियोजना प्रबंधन।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के आपूर्तिकर्ता को चुनने के बाद, एक कार्यान्वयन योजना विकसित करना आवश्यक है। इस चरण में काफी लंबा समय लग सकता है, लेकिन नियोजन समय प्रणाली के कार्यान्वयन के समय को काफी कम कर सकता है। योजना को सेवा प्रदाता के साथ मिलकर विकसित किया जा सकता है।
परियोजना प्रबंधन योजना में निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल होनी चाहिए:
- सिस्टम कार्यक्षमता डिजाइन;
- व्यवस्था का कार्यान्वयन;
- प्रणाली परीक्षण और मूल्यांकन;
- प्रणाली का परीक्षण संचालन;
- प्रणाली का संशोधन और ट्यूनिंग।
चरण 6. सिस्टम का दस्तावेजीकरण।
इस चरण को पिछले चरण के समानांतर किया जा सकता है। इस चरण का उद्देश्य कुछ संगठनात्मक नियम बनाना है जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के स्थिर संचालन को सुनिश्चित करेगा।
इस स्तर पर यह आवश्यक है:
- स्टाफ प्रशिक्षण आयोजित करना;
- उपयोगकर्ता सहभागिता के लिए प्रक्रियाओं और विनियमों का विकास करना;
- प्रणाली के साथ काम करने के लिए दिशानिर्देश विकसित करना।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के लिए मानदंड
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने का मानदंड काफी हद तक संगठन की जरूरतों और क्षमताओं पर निर्भर करता है। मानदंड की विस्तृत संरचना सीधे व्यावसायिक लक्ष्यों और कार्यप्रवाह प्रक्रियाओं के तकनीकी लक्ष्यों के आधार पर निर्धारित की जानी चाहिए।
विस्तृत मानदंडों के अलावा, संगठन को सामान्यीकृत मानदंडों का उपयोग करना चाहिए जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के प्रकार और उपयोग की जाने वाली तकनीकों से संबंधित हैं।
इन सामान्यीकृत मानदंडों में शामिल हैं:
- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की "परिपक्वता"... चयनित प्रणाली की "परिपक्वता" के स्तर का आकलन करना आवश्यक है। इस तरह का आकलन आपको यह समझने की अनुमति देगा कि सिस्टम कितने समय से बाजार में है, कितने संगठन इस प्रणाली का उपयोग कर रहे हैं, क्या सिस्टम में अपडेट हैं। यदि सिस्टम नया है, और अभी बाजार में प्रवेश किया है, तो सिस्टम में त्रुटियों की उच्च संभावना है। इससे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के संचालन के दौरान समस्याएं हो सकती हैं।
- उद्योग अनुपालन... वी विभिन्न प्रकारगतिविधियों के अपने मानक होते हैं जो प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह को प्रभावित करते हैं। सिस्टम चुनते समय, इस बात पर ध्यान देना आवश्यक है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इन मानकों की आवश्यकताओं को कैसे ध्यान में रखा जाता है।
- उद्देश्यों और महत्वपूर्ण सफलता कारकों के साथ संरेखण... एक प्रणाली चुनते समय, संगठन के उद्देश्यों के साथ संरेखण की डिग्री पर विचार करना आवश्यक है। यह महत्वपूर्ण है कि प्रणाली संगठन के लक्ष्यों और प्रमुख आवश्यकताओं के लिए यथासंभव प्रासंगिक हो। यदि सिस्टम आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है, तो सिस्टम की पसंद को बदलना आवश्यक है, लेकिन प्रमुख आवश्यकताओं और लक्ष्यों को नहीं बदलना है। एक संगठन एक विशिष्ट दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली के लिए कुछ आवश्यकताओं को बदल सकता है, लेकिन केवल तभी जब ये आवश्यकताएं संगठन की प्रक्रियाओं के लिए महत्वपूर्ण न हों।
- तकनीकी सहायता स्तर... यह मानदंड इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली आपूर्तिकर्ता की पसंद को संदर्भित करता है। कार्यान्वयन के दौरान और सिस्टम के संचालन के दौरान, सिस्टम के तकनीकी समर्थन के स्तर का आकलन करना आवश्यक है।
- सिस्टम मापनीयता... यह चयन मानदंड संगठन की गतिविधियों के विस्तार की दृष्टि से महत्वपूर्ण है। जैसे-जैसे कार्य का दायरा बढ़ता है और सिस्टम के उपयोगकर्ता आधार का विस्तार होता है, इसे संगठन को समाधानों को स्केल करने की अनुमति देनी चाहिए।
- सिस्टम प्रलेखन उपलब्धता... उपयोगकर्ता दस्तावेज़ीकरण के अलावा, किसी संगठन के लिए सिस्टम सेटिंग्स को प्रशासित करने या बदलने के लिए दस्तावेज़ीकरण तक पहुंच होना महत्वपूर्ण हो सकता है।
- प्रणाली सुरक्षा। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनते समय, सिस्टम में लागू सुरक्षा उपायों पर ध्यान देना आवश्यक है। किसी संगठन की अपनी डेटा सुरक्षा और गोपनीयता नीति संबंधी आवश्यकताएं हो सकती हैं। आपके द्वारा चुनी गई प्रणाली को आपको संगठन की सुरक्षा नीति के अनुसार सूचना और दस्तावेजों तक पहुंच को अनुकूलित करने की अनुमति देनी चाहिए।
- सिस्टम लचीलापन... कुछ संगठनों के लिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का डाउनटाइम एक महत्वपूर्ण कारक हो सकता है। सिस्टम चुनते समय, आपको इस बात पर ध्यान देने की आवश्यकता है कि सिस्टम को न्यूनतम कार्यशील कॉन्फ़िगरेशन में पुनर्स्थापित करने में कितना समय लग सकता है।
- स्वामित्व लागत... सिस्टम चुनते समय, सिस्टम के मालिक होने की कुल लागत को ध्यान में रखना आवश्यक है: लाइसेंस खरीदने की लागत, प्रशासन की लागत, सिस्टम के विस्तार की लागत, तकनीकी सहायता और उन्नयन की लागत, हार्डवेयर की लागत , आदि।
इन मानदंडों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के सबसे सामान्य पहलू शामिल हैं। मानदंडों का एक पूरा सेट विकसित करने के लिए, संगठन के कई विभागों को शामिल करना आवश्यक है: प्रबंधन, कानूनी सेवा, आईटी विभाग, तकनीकी विशेषज्ञ, दस्तावेज़ प्रवाह विशेषज्ञ, आदि।
अधिक से अधिक बार, कंपनियां इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को लागू करने का निर्णय लेती हैं। यह क्या है और इसकी आवश्यकता क्यों है?
दस्तावेज़ प्रवाह- यह उनके निर्माण या प्राप्ति के क्षण से लेकर निष्पादन या भेजने के पूरा होने तक संगठन में दस्तावेजों की आवाजाही है; दस्तावेजों के साथ काम का परिसर: स्वागत, पंजीकरण, वितरण, निष्पादन नियंत्रण, मामलों का गठन, भंडारण और प्रलेखन का पुन: उपयोग, संदर्भ कार्य।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएफ)- "कागज रहित कार्यालय कार्य" की अवधारणा के कार्यान्वयन के साथ, इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए एक एकल तंत्र।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (ईडी)- कंप्यूटर सूचना प्रसंस्करण सुविधाओं की मदद से बनाया गया एक दस्तावेज, इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर (ईडीएस) के साथ हस्ताक्षरित और मशीन माध्यम पर संग्रहीत।
इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर (ईडीएस)- हस्तलिखित हस्ताक्षर का एक एनालॉग, जो सूचना की सुरक्षा का एक साधन है, अखंडता को नियंत्रित करने की क्षमता प्रदान करता है और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्रामाणिकता की पुष्टि करता है।
ईडीएम का उपयोग कार्यालय को स्वचालित करने, दस्तावेजों का इलेक्ट्रॉनिक संग्रह बनाने, कॉर्पोरेट इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (कार्यप्रवाह), संविदात्मक प्रक्रिया का प्रबंधन करने, क्यूएमएस (गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली) प्रलेखन के साथ काम को स्वचालित करने और नागरिकों के अनुरोधों को स्वचालित करने के लिए किया जा सकता है।
ईडीएफ का उपयोग किसी भी कंपनी में किया जा सकता है, इसके आकार और स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, सिस्टम को एक छोटी संरचना (विभाग, विभाग) और भौगोलिक रूप से वितरित संगठन के भीतर सूचना प्रवाह की एक विकसित योजना के साथ काम करने के लिए कॉन्फ़िगर किया जा सकता है।
2. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के मूल सिद्धांत
दस्तावेज़ का एकल पंजीकरण, जो दस्तावेज़ को विशिष्ट रूप से पहचानने की अनुमति देता है।
संचालन के समानांतर निष्पादन की संभावना - आपको दस्तावेजों की आवाजाही के समय को कम करने की अनुमति देती है।
दस्तावेज़ आंदोलन की निरंतरता - आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देता है कि किसी भी समय दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए कौन जिम्मेदार है।
दस्तावेजी जानकारी का एकल आधार - आपको दस्तावेजों के दोहराव की संभावना को बाहर करने की अनुमति देता है।
एक दस्तावेज़ खोज प्रणाली जो आपको इसके बारे में न्यूनतम जानकारी के साथ एक दस्तावेज़ खोजने की अनुमति देती है।
3. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के पेशेवरों और विपक्ष
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभों में से, वे ध्यान दें:
दस्तावेजों तक त्वरित पहुंच, कागजात सुधारने में तेजी,
प्रभावी दस्तावेज़ प्रवाह प्रबंधन,
कंपनी के सभी ढांचे एक ही सूचना स्थान में काम कर सकते हैं - यह आपको दस्तावेजों के अनुमोदन और निर्णय लेने में तेजी लाने की अनुमति देता है,
कार्यकारी अनुशासन में सुधार (चूंकि ईडीएम आपको किसी भी समय दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को निर्धारित करने की अनुमति देता है), कर्मचारियों की उत्पादकता में वृद्धि,
दस्तावेजों की सुरक्षा और सुरक्षा - डेटा एन्क्रिप्शन आपको सूचना के अनधिकृत उपयोग के प्रयासों को रोकने की अनुमति देता है,
दस्तावेज़ीकरण के दोहराव का उन्मूलन,
संग्रह स्वचालित रूप से बनता है,
दस्तावेज़ प्रवाह और कार्यालय के काम के लिए वित्तीय लागत को कम करना।
ईडीएफ के नुकसान में सॉफ्टवेयर की खरीद और कार्यान्वयन के लिए उच्च लागत शामिल है। इसके अलावा, कर्मचारियों को सीखने और सिस्टम के अभ्यस्त होने के लिए समय की आवश्यकता होगी। हालांकि, ये कमियां अस्थायी होंगी।
यदि युवा कंपनियां शुरू से ही ईडीएफ में स्विच करती हैं, तो वे मौजूदा दस्तावेजों को डिजिटाइज करने में कम समय व्यतीत करेंगी। इसके अलावा, वर्तमान में मौजूदा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ स्टार्टअप्स पर नज़र गड़ाए हुए हैं और उन्हें छूट दे रही हैं।
वर्तमान में, अधिकांश उद्यमों में, वर्कफ़्लो सामान्य, पारंपरिक पेपर रूप में रहता है, इस तथ्य के बावजूद कि कई कंपनियां स्वचालित करने की कोशिश कर रही हैं, यदि संपूर्ण वर्कफ़्लो नहीं है, तो कम से कम इसके कुछ चरण, क्योंकि स्वचालित तकनीक में कई महत्वपूर्ण हैं फायदे।
कार्यालय के काम का एक संगठनात्मक रूप चुनते समय मुख्य मानदंड संगठन द्वारा प्राप्त दस्तावेजों की मात्रा है और एक निश्चित अवधि के लिए इसके द्वारा बनाया गया है। इसलिए, कई दस्तावेजों की एक श्रृंखला से जुड़े विभागों की व्यापक संरचना वाली कंपनियों में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत एक महत्वपूर्ण कार्य बन जाती है।
आइए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की प्रमुख अवधारणाओं पर विचार करें। दस्तावेज़ प्रवाहउनके निर्माण या प्राप्ति के क्षण से निष्पादन या कार्यान्वयन के क्षण तक दस्तावेजों की आवाजाही की प्रक्रिया है, और अंत में, भंडारण, संग्रह या विनाश, यदि दस्तावेज़ एक निश्चित मूल्य का प्रतिनिधित्व नहीं करता है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनकंप्यूटर का उपयोग करके बनाए गए दस्तावेजों की आवाजाही के लिए एक एकीकृत तंत्र है, एक नियम के रूप में, एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित, साथ ही विभिन्न इलेक्ट्रॉनिक मीडिया का उपयोग करके इन दस्तावेजों को संसाधित करने का एक तरीका है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन किसी भी संगठन में लागू किया जा सकता है: दोनों एक छोटे व्यवसाय में और एक विशाल निगम में या शाखाओं के व्यापक नेटवर्क के साथ। इसके कई फायदे हैं।
सबसे पहले, यह है व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पारदर्शिता... निष्पादन, प्राप्ति, निर्माण पर नियंत्रण और, सामान्य रूप से, इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम में दस्तावेजों का अस्तित्व तेज और आसान है, जो प्रबंधन और लाइन प्रबंधकों को व्यावसायिक प्रक्रियाओं की निगरानी करने की अनुमति देता है।
साथ ही, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का निस्संदेह लाभ है कार्यकारी समारोह में वृद्धि... आंकड़ों के अनुसार, कर्मचारियों द्वारा आदेशों का काफी बड़ा प्रतिशत पूरा नहीं किया जाता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में, प्रबंधक सभी कार्य प्रक्रियाओं, निष्पादन की गति और गुणवत्ता, और, सबसे महत्वपूर्ण बात, कार्य के परिणाम को नियंत्रित कर सकता है।
कम प्रसंस्करण समयऔर दस्तावेजों का निष्पादन स्वयं... इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन तेजी से निर्माण, खोज, प्रसंस्करण और दस्तावेजों के वितरण के साथ-साथ सारांश, रिपोर्ट और रजिस्टरों का स्वचालित संकलन प्रदान करता है, जो आपको जल्दी और कुशलता से काम करने और अंततः व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने की अनुमति देता है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत भी अनुमति देती है गोपनीयता के स्तर में वृद्धि... प्रत्येक प्रतिभागी को कंपनी के दस्तावेजों तक पहुंच की डिग्री मिलती है जो उसके अधिकार से मेल खाती है: दस्तावेज़ को पढ़ना, संपादित करना, या पूर्ण अधिकार। सभी क्रियाएं कंप्यूटर सिस्टम में दर्ज की जाती हैं, इसलिए किसी भी समय आप देख सकते हैं कि डेटा के साथ किसने काम किया, उनमें परिवर्तन किए।
सामान्य तौर पर, गोपनीयता की समस्या बहुत तीव्र होती है। कंपनी के कुछ दस्तावेजों के खो जाने से लाखों का नुकसान हो सकता है। आखिरकार, कागज के दस्तावेजों को फ़ोल्डर से आसानी से हटाया जा सकता है और सभी जानकारी को साइड में स्थानांतरित किया जा सकता है। किसी कंपनी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करते समय, निश्चित रूप से सूचना रिसाव को पूरी तरह से समाप्त करना संभव नहीं होगा, लेकिन आप हमेशा देख सकते हैं कि कौन से कर्मचारी, कब, किस क्षण और कैसे इन दस्तावेजों का उपयोग करते हैं।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की अनुमति देता है नए कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण प्रक्रिया का अनुकूलन और कंपनी में नई प्रक्रियाओं का कार्यान्वयन... इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में नए निर्देशों और विनियमों की शुरूआत प्रत्येक कर्मचारी को अलग से सूचित करने और उसे कागजी दस्तावेजों से परिचित कराने की तुलना में बहुत तेज है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कॉर्पोरेट संस्कृति को बढ़ाता है... कंपनी के सभी ढांचे एक ही सूचना स्थान में काम करते हैं, जो लगभग हर कर्मचारी को कॉर्पोरेट प्रक्रियाओं में शामिल होने की अनुमति देता है।
उद्यम में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का अस्तित्व अनुमति देता है अंतरराष्ट्रीय मानकों के बाजार में बदलाव के लिए तेजी से अनुकूलन करें... जब नए मानक उत्पन्न होते हैं, तो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में काम करने वाली कंपनी अपने दस्तावेज़ों को एक नए टेम्पलेट में बदल सकती है, जिससे बाजार में प्रतिस्पर्धा का स्तर बढ़ जाता है।
यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में इसकी कमियां हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का एक महत्वपूर्ण नुकसान है दस्तावेज़ संरक्षण समस्या... दरअसल, किसी भी समय एक वायरस कंप्यूटर में प्रवेश कर सकता है, दस्तावेजों को सहेजने की प्रणाली काम नहीं कर सकती है। अतिरेक प्रणाली बनाकर समस्या का समाधान किया जा सकता है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के नुकसानों में से एक है कार्मिक,या कर्मचारी जो सिस्टम में व्यस्त हैं। दस्तावेज़ प्रवाह स्वचालन की प्रक्रिया में, उन कर्मचारियों के बीच तनाव से बचना संभव नहीं हो सकता है जो मैन्युअल काम के आदी हैं और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह का अपर्याप्त ज्ञान रखते हैं।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में, सक्षम डेटा प्रविष्टि विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। यहां मानवीय कारक विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, क्योंकि सिस्टम का आगे निर्बाध कामकाज योग्य कर्मियों के गुणवत्तापूर्ण कार्य पर निर्भर करेगा।
इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली प्राप्त करने और लागू करने के चरण में, कंपनी के लिए बड़ी लागतें अपरिहार्य हैं, हालांकि, दस्तावेजों के साथ काम करने और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन पर खर्च किए गए समय में कमी से मुआवजा दिया जाता है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के व्यापक कार्यान्वयन को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है और भौगोलिक कारक... एक सूचना स्थान की कमी के कारण सभी ठेकेदारों के साथ दस्तावेजों का इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान संभव नहीं है। इसलिए, कई कंपनियों को एक साथ पारंपरिक "कागज" और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय दोनों का संचालन करना पड़ता है। हालांकि, इलेक्ट्रॉनिक रूप से अधिनियम और अनुबंध भेजने से ग्राहकों और ग्राहकों के बीच किसी भी बाजार खंड में काम करना आसान हो जाएगा, खासकर भौगोलिक दृष्टि से दूर के क्षेत्रों के बीच।
यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि अधिकांश दस्तावेजों के लिए एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर एक अनिवार्य आवश्यकता है, जो उन्हें कानूनी बल देता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के कानूनी बल की पुष्टि इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर द्वारा की जाती है, जो 63-FZ के अनुसार तीन प्रकार के होते हैं। वर्तमान में, अधिकांश राज्य एक सामान्य हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित कागजी दस्तावेजों और एक योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कानूनी रूप से समान मानते हैं।
मानव संसाधन प्रशासन में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लिए एक पूर्ण संक्रमण असंभव है, क्योंकि यदि मानव संसाधन दस्तावेज़ में कर्मचारी के व्यक्तिगत हस्ताक्षर होने चाहिए, तो इसे कर्मचारी और नियोक्ता के बीच कानूनी संबंध को ठीक से सुनिश्चित करने के लिए कागज के रूप में तैयार किया जाना चाहिए। .
इसके अलावा, के रखरखाव काम की किताबें... यह और कई अन्य कार्मिक दस्तावेज तैयार किए जा सकते हैं, भरे जा सकते हैं और विशेष रूप से कागज के रूप में संग्रहीत किए जा सकते हैं।
हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ इतने स्पष्ट हैं कि आज एक मानव संसाधन विभाग की कल्पना करना मुश्किल है जो दस्तावेज़ के संचलन को विशेष रूप से कागज़ के रूप में संचालित करता है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह विधायी स्तर पर श्रम संबंधों में शामिल है। 2013 के वसंत में, रूसी संघ के श्रम संहिता को "टेलीवर्कर्स के लिए श्रम विनियमन की विशेषताएं" अध्याय के साथ पूरक किया गया था। दोनों पक्षों - नियोक्ता और कर्मचारी - के पास रोजगार संबंध को औपचारिक बनाने के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर होना चाहिए। यदि कोई व्यक्ति लगातार एक फ्रीलांसर के रूप में या घर पर काम करता है, तो यह निश्चित रूप से इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर पैसा खर्च करने और इस प्रक्रिया को और अधिक अनुकूलित करने के लायक है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के अपने फायदे हैं और डिवीजनों की एक विस्तृत संरचना वाले बड़े उद्यम के लिए उपयोगी हो सकते हैं। हालांकि, अपने अस्तित्व के इस स्तर पर, सिस्टम में कई कमियां हैं जो कागज से पूर्ण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह में संक्रमण को धीमा कर देती हैं। इस सब के लिए तकनीकी और विधायी दोनों स्तरों पर गंभीर सुधार की आवश्यकता है।
बहुत समय पहले मुझे ईडीएमएस 1 सी से निपटना पड़ा था: ग्राहकों में से एक का वर्कफ़्लो, स्थिति दर्दनाक रूप से विशिष्ट है:
- उद्यम सक्रिय रूप से 1C का उपयोग करता है, उदाहरण के लिए, UPP या न्यूफ़ंगल ERP, लेखांकन और कर्मियों के लिए, साइट प्रबंधन प्रणाली के रूप में 1C-Bitrix का उपयोग करती है
- मानक क्षेत्रों के स्वचालन के बाद, प्रबंधन ने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन शुरू करने का निर्णय लिया
- एक अन्य 1C उत्पाद के विरुद्ध sysadmins,
- 1C के प्रति वफादार एक वाणिज्यिक निदेशक, निश्चित रूप से फ़्रैंचाइजी के लिए उनके उपहार और सेमिनार के लिए धन्यवाद। वह लंबे समय से 1C के साथ काम कर रहा है और उसे इसकी आदत हो गई है।
नतीजतन, सिस्टम प्रशासकों ने प्रबंधन को यह समझाने के अनुरोध के साथ मुझसे संपर्क किया कि हर चीज के लिए 1C प्लेटफॉर्म का आँख बंद करके उपयोग करना उचित क्यों नहीं है।
मैं 1सी के फायदों और इसके ढेरों की कमी पर गंभीरता से विचार करने का प्रस्ताव करता हूं।
ईडीएमएस 1सी के बारे में: दस्तावेज़ प्रवाह।
1C कंपनी को लेखांकन, कर्मियों, गोदाम आदि के लिए उद्यम स्वचालन प्रणाली के विकासकर्ता के रूप में जाना जाता है।
1C: दस्तावेज़ प्रवाह तकनीकी प्लेटफॉर्म पर रूसी कंपनी "1C" का एक सॉफ़्टवेयर उत्पाद है "1सी: एंटरप्राइज 8"वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया।
1C में: दस्तावेज़ प्रवाह निम्नलिखित संस्करण हैं:
- "1C: दस्तावेज़ प्रवाह 8 PROF" छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए अभिप्रेत है और बजटीय संस्थानएक सरल संगठनात्मक संरचना और कार्यप्रवाह होना।
- "1C: दस्तावेज़ प्रवाह 8 CORP" को एक जटिल संगठनात्मक संरचना या जटिल दस्तावेज़ प्रवाह के साथ बजटीय संस्थानों और वाणिज्यिक उद्यमों के स्वचालन के लिए उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है।
- "1C: दस्तावेज़ प्रवाह 8 DGU" विशेष रूप से एक जटिल संगठनात्मक संरचना वाले बड़े बजटीय संस्थानों के लिए तैयार किया गया है।
इस समाधान के काम के मुख्य क्षेत्र कार्यालय का काम, सामान्य दस्तावेज़ प्रवाह, संविदात्मक गतिविधियों का प्रबंधन, इलेक्ट्रॉनिक संग्रह और अनुरोधों के साथ काम करना है।
1C के लाभ: दस्तावेज़ प्रवाह
दोनों 1C कंपनी और इसकी कई फ्रेंचाइजी मुख्य रूप से 1C समाधान के निम्नलिखित लाभों के बारे में बात करते हैं: दस्तावेज़ प्रवाह:
- लाइसेंस की कम लागत- 1C का संस्करण: PROF दस्तावेज़ प्रवाह की लागत 36,000 रूबल से है।
- कम समय में दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन- सभी समावेशी, सभी कार्यक्षमताडिलीवरी पैकेज में शामिल हैं, जो समाधान के लॉन्च समय में काफी तेजी लाते हैं।
- विकसित भागीदार नेटवर्क- 23 देशों के 600 शहरों में 10,000 से अधिक स्थायी भागीदार कार्यक्रम के कार्यान्वयन और अनुकूलन के लिए सेवाएं प्रदान करते हैं।
- - एक वेब क्लाइंट की उपस्थिति सहित, 1C के उपयोगकर्ताओं के लिए पहले से परिचित इंटरफ़ेस और मोबाइल एप्लीकेशनआईपैड और एंड्रॉइड के लिए।
- सिस्टम में संग्रहीत किसी भी दस्तावेज़ की आसान खोज- कार्यालय में किसी कर्मचारी की अनुपस्थिति में दस्तावेजों की त्वरित खोज
- अन्य 1C उत्पादों के साथ आसान एकीकरण- पहले से ही बॉक्स में उपयोग किए गए 1C उत्पादों को एक दूसरे के साथ एकीकृत करने की क्षमता।
- अद्यतनों का नियमित विमोचन- कार्यक्रम की कार्यक्षमता लगातार विकसित हो रही है, नए अवसर दिखाई देते हैं, हर छह महीने में नए संस्करण जारी किए जाते हैं।
- सेट अप करने में आसान- सिस्टम ग्राहक की आवश्यकताओं के अनुसार आसानी से कॉन्फ़िगर किया गया है।
खैर, सामान्य तौर पर, ये उत्कृष्ट प्रतिस्पर्धी लाभ हैं, जो पहले दृष्टिकोण के साथ, वास्तव में एक व्यक्ति को 1C: दस्तावेज़ प्रवाह के सही विकल्प के लिए मना सकते हैं।
हमारे पास वास्तव में क्या है ...
और अब हकीकत। 1C के नुकसान: दस्तावेज़ प्रवाह
आइए 1C के प्रत्येक लाभ का विश्लेषण करें: दस्तावेज़ प्रवाह क्रम में।
लाइसेंस की कम लागत
1C की कम लागत: दस्तावेज़ प्रबंधन एक मिथक है, क्योंकि सिस्टम के स्वामित्व की लागत को एक निश्चित समय अवधि के संदर्भ में ध्यान में नहीं रखा जाता है, न कि केवल लाइसेंस ही। 3 वर्षों के संदर्भ में सिस्टम के स्वामित्व की लागत की गणना करना इष्टतम है, जिसमें कॉन्फ़िगरेशन और प्लेटफ़ॉर्म के लिए न केवल सर्वर और क्लाइंट लाइसेंस शामिल हैं, बल्कि कार्यान्वयन के लिए 1C विशेषज्ञ या फ़्रैंचाइजी के काम की लागत भी शामिल है, 3 वर्षों के लिए सूचना और तकनीकी सहायता की लागत (आईटीएस), समर्थन और समाधान निरंतर अद्यतन समस्याएं, निरंतर अद्यतन के कारण डाउनटाइम, आदि।
3 वर्षों के लिए स्वामित्व की लागत की गणना करने के बाद, यह पता चला है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को स्वचालित करने के लिए 1C से बजट समाधान समान नहीं है।
विकसित भागीदार नेटवर्क
1C वेबसाइट पर आप अपने क्षेत्र में 1C: दस्तावेज़ प्रबंधन के कार्यान्वयन के लिए सेवाएं प्रदान करने वाले प्रमाणित भागीदारों की सूची पा सकते हैं।
वास्तव में, एक प्रमाणित 1C भागीदार का दर्जा प्राप्त करने के लिए, आपके पास स्टाफ में केवल 1 विशेषज्ञ होना चाहिए, जो इस फ्रैंचाइज़ी को बहुत पहले छोड़ सकता है, और कंपनी फ़्रैंचाइज़ी की स्थिति में बनी रहेगी। इसके अलावा, यह एक तथ्य नहीं है कि यह एक प्रमाणित विशेषज्ञ है जिसे आपकी परियोजना पर नियोजित किया जाएगा, कई परियोजनाएं हैं, लेकिन आमतौर पर पर्याप्त विशेषज्ञ नहीं होते हैं। इसलिए, वास्तव में, कोई भी आपके पास आ सकता है, यहां तक कि एक फ्रीलांसर जिसे आपकी परियोजना के लिए काम पर रखा गया था, यहां तक कि एक छात्र भी जिसने पेशकश की थी कम कीमत, या यूनिवर्सल 1C-ik, जो आपके प्रोजेक्ट में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की पेचीदगियों को समझता है।
अधिकांश फ्रेंचाइजी उत्कृष्ट विक्रेता हैं, लेकिन ईडीएमएस शुरू करने और आगे के रखरखाव के अभ्यास के लिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को व्यवस्थित करने में स्पष्ट रूप से क्षमता की कमी है, ईडीएम के साथ गैर-मानक समस्याओं को हल करने का कोई अनुभव नहीं है, ज्ञान की कमी है रूसी कानून, और इसलिए सफल कार्यान्वयन 1C: दस्तावेज़ प्रवाह केवल SMB क्षेत्र में हो सकता है।
इसलिए, प्रमाणित लोगों की सूची में 1C वेबसाइट पर एक या किसी अन्य फ्रेंचाइजी की उपस्थिति परियोजना की सफलता की गारंटी नहीं है।
परियोजना कार्यान्वयन की गुणवत्ता और आगे के रखरखाव को किसी भी तरह से 1C द्वारा नियंत्रित नहीं किया जाता है, परिणामस्वरूप, बिक्री के बाद सेवा बहुत कम है और वास्तव में केवल ITS पर अपडेट की बिक्री के साथ समाप्त होती है।
सब कुछ शामिल है या थोड़े समय में लागू होता है
बॉक्सिंग संस्करण की कार्यक्षमता एक पूर्ण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने के लिए पर्याप्त नहीं है, और कार्यक्षमता का विस्तार करने के लिए, 1C भाषा में प्रोग्रामिंग की आवश्यकता होगी।
प्रोग्रामिंग के माध्यम से परिशोधन कार्यान्वयन समय को स्वयं संशोधन के लिए इतना नहीं बढ़ाता है, बल्कि विकसित ऐड-ऑन और कॉन्फ़िगरेशन के परीक्षण की प्रक्रिया के लिए समग्र रूप से बढ़ाता है।
परिणामस्वरूप हमारे पास क्या है? संशोधित कॉन्फ़िगरेशन को बनाए रखना अधिक कठिन है, क्योंकि 1C के प्रत्येक अपडेट के साथ, आपको अतिरिक्त कार्यक्षमता को नए सिरे से "फिर से लिखने" की आवश्यकता सहित सभी अतिरिक्त विकासों का परीक्षण करना होगा।
कार्यक्षमता की सादगी, सुलभ इंटरफ़ेस
1C प्लेटफ़ॉर्म का इंटरफ़ेस कला में एक दृष्टांत है, इंटरफ़ेस को अपडेट करने के बाद भी, सिस्टम का इंटरफ़ेस लेखांकन से दूर, सामान्य कर्मचारियों के लिए समझ से बाहर है। 1C इंटरफ़ेस बहुत भ्रमित करने वाला लगता है, जैसे कि विशेष रूप से जटिल। और 1C में अन्य EDMS क्रियाओं के लिए कई सरल और सामान्य: कार्यप्रवाह स्पष्ट रूप से टेढ़ा है या बिल्कुल भी काम नहीं करता है।
उदाहरण खोज रहे हैं? आपका स्वागत है...
दस्तावेज़ पंजीकृत करते समय, आप उदाहरण के लिए, निम्नलिखित प्रतिबंधों का सामना करते हैं:
- आप आने वाले दस्तावेज़ के कार्ड से किसी अन्य आने वाले दस्तावेज़ का लिंक कार्ड नहीं बना सकते हैं
- यदि रजिस्ट्रार "अनुमोदन" प्रक्रिया में भागीदार नहीं है, तो रजिस्ट्रार यह नहीं देख सकता कि दस्तावेज़ को किसने अनुमोदित किया है
- साथ ही अतार्किक अनुमतियां (उदाहरण के लिए, "अनुमोदित नहीं" स्थिति वाले दस्तावेज़ को पंजीकृत करने की क्षमता)
- कानूनी संस्थाओं से आने वाले दस्तावेजों के दोहराव के लिए कोई जाँच नहीं है
- नकल जांच केवल नागरिकों की अपील के लिए मैनुअल मोड में लागू की गई है।
निष्पादन नियंत्रण प्रणाली में भी कई विशेषताएं हैं:
- "आदेश" व्यवसाय प्रक्रिया में, एक कार्य को कई निष्पादकों को संबोधित नहीं किया जा सकता है
- "निष्पादन" व्यवसाय प्रक्रिया में, यदि एक उपयोगकर्ता निष्पादन की गुणवत्ता और समय सीमा दोनों की जांच करता है, तो 2 भूमिकाएं निरीक्षक और नियंत्रक स्थापित करना आवश्यक है और, तदनुसार, व्यवसाय प्रक्रिया को दो बार करना होगा
- कई जिम्मेदार निष्पादकों की नियुक्ति का कोई प्रावधान नहीं है
- बहु-बिंदु दस्तावेजों के साथ काम करें, मसौदा प्रस्तावों की परिकल्पना नहीं की गई है।
खैर, और कुछ और 1C की "विशेषताएं" मिलीं: दस्तावेज़ प्रवाह, जिसने स्पष्ट रूप से आश्चर्यचकित किया:
- विवरण के लिए कोई अलग खोज इंजन नहीं है
- संगठन के भीतर एक कागजी दस्तावेज़ के आंदोलन को रिकॉर्ड करने के लिए, "दस्तावेज़ स्थानांतरण जर्नल" का उपयोग किया जा सकता है, लेकिन दस्तावेज़ के आंदोलन पर सभी चिह्नों को मैन्युअल रूप से करना होगा।
- संरचनात्मक विभाजनों के बीच आंतरिक दस्तावेजों की आवाजाही, यहां तक कि इलेक्ट्रॉनिक रूप में भी, रुक जाती है, क्योंकि आंतरिक दस्तावेजों के अधिकार फ़ोल्डरों के माध्यम से कार्यान्वित किए जाते हैं, फ़ोल्डर तक पहुंचने का कोई अधिकार नहीं है - इस फ़ोल्डर से दस्तावेज़ तक पहुंचने का कोई अधिकार नहीं है
- आउटगोइंग दस्तावेजों के लिए, बाहरी प्रेषण रजिस्टरों के साथ काम करने, डाक रजिस्टरों की छपाई, लिफाफों की अधिक छपाई, बैच मेल का उल्लेख नहीं करने के लिए प्रदान नहीं किया गया है
- दस्तावेजों के मामलों के साथ काम करने के कार्यों को मामलों के नामकरण को मुद्रित करने और संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए एक मामला तैयार करने के लिए दस्तावेजों को मुद्रित करने की संभावना तक कम कर दिया गया है। इस मामले में, अंतराल हैं, उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ "केस की आंतरिक सूची" एक खाली कॉलम "केस में दस्तावेज़ संख्या" के साथ बनाई गई है। संगठन के संग्रह के अन्य कार्यों को या तो इसमें या 1C के अन्य कॉन्फ़िगरेशन में लागू नहीं किया गया है।
- मानक वितरण में, मसौदा दस्तावेजों का कोई स्वतंत्र लेखा-जोखा नहीं होता है। कार्यान्वयन पर संशोधन की सहायता से इस कार्यक्षमता को अतिरिक्त रूप से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है।
- उपयोगकर्ता के व्यक्तिगत फ़ोल्डरों को बनाए रखने का कोई तरीका नहीं है।
- संलग्न फाइलों के लिए कोई अंतर्निहित दर्शक नहीं हैं, आप दस्तावेज़ पर क्लिक करते हैं, वही वर्ड, एडोब रीडर, आदि खुल जाएगा।
- समूह कार्यों को नहीं देखना, समूह के नेता द्वारा एक निष्पादक का असाइनमेंट
- आप अतिरिक्त विवरण के लिए अनिवार्य फिलिंग को कॉन्फ़िगर नहीं कर सकते हैं
- दस्तावेजों की संख्या निर्धारित करने की कमजोर संभावनाएं - ऐसी कोई कार्यक्षमता नहीं है जो आपको किसी विभाग के भीतर दस्तावेजों की संख्या की अनुमति देती है
- और सबसे अधिक आनंद जिसे 1सी के लगभग सभी उपयोगकर्ताओं और प्रशासकों को मिला: दस्तावेज़ प्रबंधन - अधिकार अक्सर उड़ जाते हैं
और इस तरह की बहुत सारी खामियां, असुविधाएं, बार-बार की जाने वाली कार्रवाइयां, अनावश्यक क्लिक और सिस्टम में पूरी तरह से गलतियां हैं।
बेशक, जो पहले से ही 1 सी उत्पादों के साथ काम कर चुके हैं, वे बहुत परिचित लगेंगे, जैसे कि हेजहोग के बारे में पुराने मजाक में, जिन्होंने इंजेक्शन लगाया, लेकिन कैक्टस खाना जारी रखा ... लेकिन जिन्होंने पहले 1 सी के साथ काम नहीं किया है, प्रबंधकों, कार्यालय की आपूर्ति, कई प्रबंधकों, उन कर्मचारियों को स्पष्ट रूप से यह अफ़सोस की बात है। कार्य से दक्षता कम होगी और ईडीएमएस का कार्यान्वयन स्पष्ट रूप से संघर्षों के बिना नहीं होगा।
सेट अप करने में आसान
1C के प्रशासन और रखरखाव में: दस्तावेज़ प्रबंधन, सब कुछ सुचारू भी नहीं है
- एक नए उपयोगकर्ता का एक सरल परिचय एक संपूर्ण घटना है जो एक घंटे या उससे भी अधिक समय तक खींच सकता है, क्योंकि अपडेट विवेकाधीन आधार पर होता है।
- सिस्टम में अधिकार लचीले हैं, लेकिन कॉन्फ़िगर करना मुश्किल है, अक्सर उड़ान भरते हैं, और अपडेट होने में लंबा समय लेते हैं। पुनर्गणना के दौरान, उपयोगकर्ता कार्यों को खो देते हैं, रिकॉर्ड के अंतिम खोले गए दस्तावेज़ों की सूची में, "ऑब्जेक्ट नहीं मिला" त्रुटि अक्सर बाहर निकलती है, श्रृंखला के विभिन्न संदेश "डेटाबेस तक कोई पहुंच अधिकार नहीं" बाहर आते हैं, अगर हम चाहते हैं जांचें कि किस उपयोगकर्ता के पास एक्सेस अधिकार हैं और "एक्सेस राइट्स" लिंक पर क्लिक करें, फिर वे सभी जिनके पास वास्तव में दस्तावेज़ (बग) तक पहुंच है, प्रदर्शित नहीं होते हैं।
- उपयोगकर्ता पहुँच अधिकारों को बदलने में भी ऐसी ही समस्याएँ हैं।
- विभिन्न 1C के एकीकरण की आसानी भी उतनी सरल नहीं है जितना कि 1C स्वयं प्रस्तुत करता है, बहुत सारे लेकिन, आइए कम से कम शुरू करते हैं मुखय परेशानी- एक दूसरे के साथ एकीकृत सभी 1C में नवीनतम अपडेट होने चाहिए, अन्यथा एकीकरण बंद हो जाएगा। और 1C-ki को अपडेट करने से बाकी सब कुछ गिर जाता है। उपयुक्त अनुभाग देखें।
यह पता चला है कि सर्विसिंग 1C: दस्तावेज़ प्रवाह लाभदायक हो जाता है ... सही - 1C के लिए: फ्रेंचाइजी।
अपडेट 1C - क्लाइंट के लिए परेशानी
क्या आप जानते हैं कि 1C के प्रोग्राम कैसे काम करते हैं? ज्यादातर मामलों में, ग्राहक एक या अधिक खरीदता है सॉफ्टवेयर उत्पादमंच और विन्यास (इस मंच के लिए आवेदन) से मिलकर।
कार्यान्वयन के दौरान, प्रोग्रामर क्लाइंट की आवश्यकताओं के लिए इस कॉन्फ़िगरेशन के काम को समायोजित करता है, रिपोर्ट को अंतिम रूप देता है, अतिरिक्त इंस्टॉल करता है। प्लगइन्स, आदि
उसी समय, 1C प्लेटफ़ॉर्म और उस पर आधारित कॉन्फ़िगरेशन इतने स्थिर नहीं हैं, वहाँ और वहाँ दोनों, 1C की ओर से, और फ़्रैंचाइज़ी से कॉन्फ़िगरेशन और संशोधनों दोनों से पर्याप्त बग हैं।
सभी प्रकार के बगों को ठीक करने के लिए, आपको उन अपडेट्स को इंस्टॉल करना होगा जो 1C महीने में 3-4 बार एक उल्लेखनीय स्थिरता के साथ जारी करता है, वही एकाउंटेंट पुष्टि करेगा कि 1C-उपनाम अक्सर मेहमान होते हैं जो अपडेट और फिक्स के साथ आते हैं, जिसके कारण, बाद में , 1C फिर से गिर जाता है, सप्ताह में 1-2 बार के अनुसार।
उसी समय, अपडेट करते समय, आपको न केवल उपयोग किए गए घटकों को, बल्कि पूरे प्लेटफॉर्म को, यहां तक कि उस हिस्से और उन मॉड्यूल को अपडेट करना होगा जो आपके द्वारा उपयोग नहीं किए जाते हैं।
नतीजतन, बनाई गई सेटिंग्स को फिर से लिखना आवश्यक है, जहां तक संभव हो सिस्टम का परीक्षण करें, जिसमें नई कार्यक्षमता भी शामिल है, जिसके कारण क्लाइंट के लिए लिखी गई कार्यक्षमता अब काम नहीं करती है, गिरने वाली 1 सी लाइसेंस कुंजी की मरम्मत के लिए , जो अद्यतन, आदि आदि के दौरान गहरी नियमितता के साथ गिर जाते हैं। और यह सब एक उत्पादन वातावरण में, जब सिस्टम को काम करने की आवश्यकता होती है, जब यह किसी प्रकार का डेटा संग्रहीत करता है, जब आपको एक परिचालन रिपोर्ट की आवश्यकता होती है या किसी समस्या को जल्दी से हल करना होता है, उदाहरण के लिए, एक अनुबंध पर सहमत होते हैं, परिणामस्वरूप, उपयोगकर्ता होते हैं इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के बारे में भूलने और ई-मेल लिंक + अनुमोदन पत्रक "धावक" पर वापस जाने के लिए मजबूर।
नया अपडेट नए बग लाता है, जिसके कारण फिर से कुछ गिर जाता है, आपको कॉन्फ़िगरेशन और सेटिंग्स में कुछ फिर से लिखना होगा, परीक्षण करना होगा, नए अपडेट इंस्टॉल करना होगा, नई समस्याओं के बावजूद, और फिर से लिखना, परीक्षण करना, आदि। यह ऐसा है एक दुष्चक्र, जिसकी बदौलत 1C फ्रैंचाइज़ी का व्यवसाय इतने वर्षों तक लाभदायक बना रहा, और 1998, 2008 और 2015 के सभी संभावित संकटों से भी बचा रहा, इसके लिए बनाए गए 1C पारिस्थितिकी तंत्र का धन्यवाद।
बेशक, आप 1C अपडेट को अस्वीकार कर सकते हैं, और केवल स्थिर अपडेट के लिए आवश्यक होने पर ही अपडेट कर सकते हैं, जो 1C के पास अभी भी है, लेकिन क्या होगा यदि वेतन और कर्मचारी एक ही प्लेटफॉर्म पर बैठे हैं, जिसके लिए नियमित अपडेट की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, करों पर? आप अपडेट को पूरी तरह से मना कर सकते हैं और रिपोर्टिंग के लिए उसी SBIS++ या KonturEkstern का उपयोग कर सकते हैं, और उन्हें कनेक्शन के लिए भुगतान कर सकते हैं, उनके बीच एकीकरण और निर्यात के साथ छेड़छाड़ कर सकते हैं। लेकिन फिर से, यह सिस्टम के स्वामित्व की कुल लागत और उपयोगिता दोनों को प्रभावित करेगा। और लेखा विभाग इस दृष्टिकोण से खुश नहीं होगा ...
1C पर फिर से शुरू करें: दस्तावेज़ प्रवाह
1C प्लेटफ़ॉर्म बहुत बड़ा और बोझिल है, जिसे उद्यम स्वचालन के सभी संभावित कार्यों को कवर करने के लिए डिज़ाइन किया गया है: लेखांकन और कर्मियों, उत्पादन और गोदाम, ग्राहक लेखांकन, संग्रह और दस्तावेज़ प्रबंधन आदि से। सबसे पहले, प्लेटफ़ॉर्म में यह दृष्टिकोण सराहनीय है , लेकिन जैसा कि इसका उपयोग किया जाता है, प्रशंसा जल्दी से गुजरती है।
क्या 1C: दस्तावेज़ प्रवाह का कोई भविष्य है? निश्चित रूप से हां, 1सी के विशाल नेटवर्क के कारण: फ्रेंचाइजी, जो पहले से ही देश में छोटे व्यवसायों से लेकर मध्यम आकार के व्यवसायों और सीआईएस तक दृढ़ता से "बैठती" हैं। मुझे लगता है कि 1सी: निकट भविष्य में दस्तावेज़ प्रवाह, इसके ब्लूपर्स और जाम के बावजूद, ईडीएमएस बाजार पर कब्जा करने में सक्षम होगा, मौजूदा नेताओं डायरेक्टम और ईओएस (शेयरपॉइंट के लिए ईडीएमएस डेलो और ईओएस) को वहां से हटा देगा, और काट देगा अगले 3-5 वर्षों में ईडीएमएस बाजार का 70% तक।
क्या 1C: दस्तावेज़ प्रवाह आपकी कंपनी के लिए उपयुक्त है आप पर निर्भर है। 1C चुनने से पहले: EDMS के रूप में दस्तावेज़ प्रबंधन, प्लेटफ़ॉर्म के बारे में समीक्षाओं का अध्ययन करें, समान एकाउंटेंट के साथ 1C समस्याओं के बारे में बात करें, प्लेटफ़ॉर्म अपडेट की आवृत्ति के बारे में पूछें, फ़्रैंचाइजी कितनी बार उनके पास आती हैं, कार्यक्षमता और इंटरफ़ेस का अच्छी तरह से अध्ययन करें। प्रणाली।
हो सकता है कि आपको अपने सभी अंडे एक टोकरी में न रखें और एक प्रणाली का उपयोग करके सभी कार्यों को हल न करें? बाजार में अब अन्य विक्रेताओं से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए उत्कृष्ट समाधान हैं, जिनका पहले ही हजारों बार परीक्षण किया जा चुका है।
स्क्रिप्टम के बाद
यदि आप 1C और 1C: दस्तावेज़ प्रवाह की सुविधाओं में रुचि रखते हैं, तो मैं निम्नलिखित लेख और फ़ोरम पढ़ने की भी अनुशंसा करता हूँ:
- 1C खराब क्यों है और 1C प्रोग्रामर इतने नापसंद क्यों हैं 1C के साथ तुलना करें
वर्तमान में, व्यावसायिक संस्थाओं और व्यक्तियों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान धीरे-धीरे कागज से इलेक्ट्रॉनिक की ओर बढ़ रहा है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के सादे कागज पर कई फायदे हैं - यह समय बचाता है और निर्णयों की दक्षता बढ़ाता है। ईडीएमएस को एक कंपनी के भीतर और इंटरनेट के माध्यम से विभिन्न कंपनियों के बीच बनाया जा सकता है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनइलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के प्रसंस्करण के लिए प्रक्रियाओं की एक प्रणाली है। अधिकांश आधुनिक लेखांकन और कार्मिक कार्यक्रम विधायी स्तर पर स्थापित मानक प्रारूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ उत्पन्न करने में सक्षम हैं। लेकिन इस तरह के दस्तावेज़ के लिए कानूनी वजन होने के लिए, इसे दोनों पक्षों द्वारा इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को दो बड़े प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है - कंपनी के भीतर या संचार चैनलों के माध्यम से विभिन्न कंपनियों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान। इन दो प्रणालियों को एक वैश्विक एक में संयोजित करने की अनुमति है।
कंपनी के भीतर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के उपयोग के लिए आवश्यक सॉफ़्टवेयर पैकेज (ईडीएम प्लेटफ़ॉर्म), साथ ही इसके संचालन के लिए उपकरण (नेटवर्क उपकरण, सर्वर, आदि) की खरीद की आवश्यकता होती है।
दो कंपनियों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान करने के लिए, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर की आवश्यकता होती है। यह संदेशों के वितरण की गारंटी देता है, अग्रेषित दस्तावेजों के प्रारूप को नियंत्रित करता है, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ डेटा के साथ काम के प्रमाणीकरण की आवश्यकता होती है, दस्तावेजों का एक संग्रह संग्रहीत करता है।
ध्यान!इन्हीं सेवाओं में से एक है। इसके माध्यम से प्राप्त दस्तावेज़ कानूनी रूप से महत्वपूर्ण हैं यदि उनके पास दस्तावेज़ प्रवाह के दोनों पक्षों के ईपीसी से एक चिह्न है।
ईडीएफ के फायदे और नुकसान
मुख्य लाभ
कागज पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह के निर्विवाद फायदे हैं:
- कार्यालय के काम को सुव्यवस्थित करना - सिस्टम अलग-अलग दस्तावेजों को एक ही नंबर निर्दिष्ट करने की अनुमति नहीं देगा, क्योंकि यह क्रम में और स्वचालित रूप से होगा;
- प्रत्येक दस्तावेज़ की स्थिति को ट्रैक करना - किसी भी समय यह पता लगाना संभव होगा कि दस्तावेज़ के साथ कौन काम कर रहा है। कर्मचारी इसे खराब या खो नहीं पाएगा। दुर्घटना या उद्देश्य से हटाए गए दस्तावेज़ को अभी भी बहाल किया जा सकता है;
- दस्तावेज़ प्रसंस्करण का त्वरण - यदि कंपनी के विभाग कई भवनों में बिखरे हुए हैं, तो कागजी दस्तावेज़ को व्यक्तिगत रूप से अनुमोदन के लिए वहाँ ले जाना चाहिए। ईडीएफ के साथ आवश्यक दस्तावेज़एक दूसरे विभाजन में कर्मचारी को मिलता है;
- संस्करणों के साथ सुविधाजनक काम - संपादन करते समय, सिस्टम प्रत्येक संस्करण को सहेजता है। यदि आवश्यक हो, तो आप ट्रैक कर सकते हैं कि दस्तावेज़ में किसने और कब परिवर्तन किए;
- चौबीसों घंटे रिमोट एक्सेस - यदि आवश्यक हो, तो ईडीएम सिस्टम तक पहुंच को दुनिया के किसी भी कंप्यूटर से इंटरनेट के माध्यम से व्यवस्थित किया जा सकता है। एक कर्मचारी व्यापार यात्रा पर, छुट्टी पर या बीमार छुट्टी पर दस्तावेजों के साथ काम कर सकता है;
- कार्य समय-निर्धारण - निर्माण तिथि और नियत तारीख के संकेत के लिए धन्यवाद, आप कतार के अनुसार आने वाले दस्तावेजों के निष्पादन की योजना बना सकते हैं;
- दस्तावेज़ खोजें - आप दस्तावेज़ों के सामान्य डेटाबेस में खोजशब्दों और अभिव्यक्तियों द्वारा खोज सकते हैं;
- कागज बचाएं - आपको आवश्यक सभी दस्तावेजों को प्रिंट करने की आवश्यकता नहीं है।
मुख्य नुकसान
स्पष्ट लाभों के बावजूद, ईडीएम सिस्टम के नुकसान भी हैं जो किसी कंपनी को लागू करने से रोक सकते हैं।
इसमे शामिल है:
- खर्च करने की जरूरत है नकदसिस्टम की खरीद के लिए, जो उपयोगकर्ताओं की संख्या के आधार पर 100 हजार रूबल तक हो सकता है;
- खरीद के बाद लंबे समय तकइसकी स्थापना, कार्यान्वयन और डिबगिंग लेता है;
- इसमें शामिल होने वाले सभी उपयोगकर्ताओं के लिए प्रशिक्षण आयोजित करना आवश्यक है;
- सिस्टम की सुरक्षा सुनिश्चित करना - उपयोगकर्ताओं के बीच पहुंच को सीमित करना, आवश्यक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर जारी करना, बाहर से प्रवेश के खिलाफ सुरक्षा करना;
- कंपनी के कर्मचारियों के पास एक प्रशासक होना चाहिए जो सिस्टम के कामकाज की निगरानी करेगा, सेवा कार्य करेगा, उपयोगकर्ता के मुद्दों को हल करेगा;
- जानकारी को संरक्षित करने के लिए, दस्तावेजों के साथ डेटाबेस का बैकअप लेना आवश्यक है;
- यदि भागीदार फर्मों के पास ईडीएम नहीं है, तो इलेक्ट्रॉनिक और पेपर दोनों प्रणालियों के अस्तित्व को सुनिश्चित करना आवश्यक है।
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की कार्यक्षमता
किसी भी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को कई कार्यों के प्रदर्शन को सुनिश्चित करना चाहिए:
- किसी भी प्रकार के दस्तावेजों के साथ काम करें - उन्हें बनाएं, तैयार करें, प्रक्रिया करें, रजिस्टर करें, उनके निष्पादन को नियंत्रित करें, समन्वय करें, आदि;
- दस्तावेज़ वर्कफ़्लो व्यवस्थित करें - कंपनी के भीतर मार्गों को परिभाषित करें, अलग-अलग उपयोगकर्ताओं के बीच पहुंच को सीमित करें, एक दस्तावेज़ के साथ कई व्यक्तियों के लिए एक साथ काम करने की क्षमता प्रदान करें;
- खोज, संग्रह करने की क्षमता वाले दस्तावेज़ों के संग्रह को व्यवस्थित करें।
ध्यान!इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को पारंपरिक पेपर वाले दस्तावेज़ों के साथ काम करने की समान क्षमता प्रदान करनी चाहिए।
बड़े विकसित सिस्टम अवसर प्रदान करते हैं:
- सभी उत्तीर्ण दस्तावेजों का पंजीकरण - आने वाले, बाहर जाने वाले, आंतरिक, उनके आगे के सिर पर पुनर्निर्देशन के साथ;
- कंपनी के प्रत्येक डिवीजन में दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए एक समान प्रक्रिया प्रदान करें;
- दस्तावेज़ के साथ व्यक्तिगत और सामूहिक रूप से काम करें;
- विभागों और विशिष्ट कर्मचारियों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान;
- दस्तावेजों तक पहुंच सीमित करें;
- सभी दस्तावेज़ों के लिए मानक प्रपत्रों का उपयोग करें;
- नियंत्रित करें कि दस्तावेज़ के साथ अनुमोदन, निष्पादन और अन्य कार्य समय पर पूरे किए जाएंगे;
- रिपोर्टिंग उत्पन्न करें - विश्लेषणात्मक, सांख्यिकीय, आदि;
- उपयोगकर्ता की पहुंच की तिथि और समय तय करके अभिलेखीय भंडारण को व्यवस्थित करें।
क्या कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को जोड़ना संभव है?
संगठन में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में संक्रमण के बाद, पहले तो कागजी दस्तावेजों को पूरी तरह से छोड़ना संभव नहीं होगा।
ऐसा कई कारणों से हो सकता है:
- सभी प्रतिपक्षकार ईडीआई का उपयोग नहीं करते हैं;
- कंपनी के पास पहले से ही संग्रह में बहुत सारे कागजी दस्तावेज हैं।
हालांकि, इलेक्ट्रॉनिक और कागजी दस्तावेजों के साथ काम करने में मूलभूत अंतर हैं। उदाहरण के लिए, एक कागजी दस्तावेज़ को मुद्रित करने और हस्ताक्षर के लिए प्रबंधक के पास लाने की आवश्यकता होती है, जबकि सिस्टम में ही एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए जाते हैं। कागज़ लेखांकन दस्तावेजोंप्रतिपक्ष को भेजे गए स्थानांतरण के दौरान मेल में खो सकते हैं, जबकि इलेक्ट्रॉनिक वाले पते पर पहुंच जाते हैं।
दो प्रकार के दस्तावेजों के साथ काम करने के बीच मुख्य अंतर उनका भंडारण है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तुरंत सिस्टम में प्रवेश करते हैं, जहां सभी उपयोगकर्ता उनके साथ काम कर सकते हैं। कागजी दस्तावेजों के लिए, एक संग्रह को अभी भी व्यवस्थित किया जाना चाहिए, जहां उन्हें व्यवस्थित तरीके से संग्रहीत किया जाएगा। साथ ही, कंपनी में प्रवेश करने के बाद, पेपर दस्तावेज़ को स्कैन किया जाना चाहिए, और इस स्कैन की गई कॉपी को आगे के काम के लिए सिस्टम पर अपलोड करना होगा।
ध्यान!इस प्रकार, कंपनी के भीतर काम अभी भी केवल इलेक्ट्रॉनिक रूप में ही किया जाना चाहिए। यदि कोई कागजी दस्तावेज आता है, तो उसे प्राप्त करने या उस पर हस्ताक्षर करने वाले ही दिखाई देते हैं। उसी समय, एक इलेक्ट्रॉनिक प्रति के साथ काम करने से आप मूल को लगभग किसी भी नुकसान से बचा सकते हैं, और कई उपयोगकर्ताओं को एक साथ इसके साथ काम करने की अनुमति देता है।
ईडीआई कार्यक्रम क्या हैं?
बाजार में कई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ हैं, जिनमें से प्रत्येक के अपने फायदे और नुकसान हैं। सबसे आम सिस्टम हैं:
| प्रणाली | peculiarities | कीमत |
| मामला | सबसे बड़े ईडीआई कार्यक्रमों में से एक। महान कार्यक्षमता, सादगी और उपयोग में आसानी। | 11 से 13.5 हजार रूबल तक। एक कार्यस्थल के लिए |
| लॉजिक्स | किसी भी आकार की कंपनियों में इस्तेमाल किया जा सकता है, सीखने में आसान, उपयोगकर्ता के लिए लचीला अनुकूलन | 4900 से 5900 प्रति सीट तक। |
| महानद | इसे सिस्टमों में सबसे उन्नत माना जाता है, डिलीवरी में इसका अपना डेटाबेस सिस्टम, हल्का और सुखद डिज़ाइन शामिल है | किसी संगठन के सर्वर पर तैनात होने पर प्रति कार्यस्थल 5,000 रूबल से, 10,000 रूबल से। जब डेवलपर के उपकरण पर रखा जाता है। |
| 1सी: पुरालेख | किसी भी 1C उत्पादों के साथ पूर्ण एकीकरण, किसी भी फाइल को स्टोर करने की क्षमता - टेक्स्ट, ग्राफिक, वीडियो और ऑडियो। | 12 से 57 हजार रूबल तक। पूरे कार्यक्रम के लिए। |
| डायरेक्टम | छोटे और मध्यम आकार के उद्यमों के लिए एक इष्टतम प्रणाली, आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को कागज के साथ जोड़ सकते हैं। | 7 हजार रूबल से। 2 मिलियन रूबल तक। लाइसेंस के लिए |
| ऑप्टिमा-कार्यप्रवाह | एक नई प्रणाली जो अभी सक्रिय रूप से विकसित होना शुरू हो रही है। कई विशेषताएं हैं जो इस प्रणाली के लिए अद्वितीय हैं। | 55 से 75 हजार रूबल तक। एक लाइसेंस के लिए। |
अन्य कार्यक्रमों के साथ एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सहभागिता
संगठन के इलेक्ट्रॉनिक वातावरण में अपना स्थान लेते हुए, ईडीएम प्रणाली को संचालन के दौरान पहले से ही काम कर रहे अन्य व्यावसायिक अनुप्रयोगों का स्वतंत्र रूप से समर्थन करना चाहिए। उदाहरण के लिए, लेखांकन दस्तावेजों को स्वतंत्र रूप से संसाधित करना आवश्यक है - चालान, अधिनियम, चालान, अटॉर्नी की शक्तियां, आदि।
इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को सभी के साथ समन्वित तरीके से काम करना चाहिए, और उसी डेटा के साथ काम करना चाहिए। इसलिए, यह आवश्यक है कि सिस्टम इलेक्ट्रॉनिक वातावरण में उपयोग की जाने वाली संदर्भ पुस्तकों को बनाए रखने में सक्षम हो, और उनमें डेटा को अपडेट करने में सक्षम हो।
इसके अलावा, बाहरी डेटा - ई-मेल, मार्केटप्लेस आदि के साथ काम को ध्यान में रखना आवश्यक है।
ईडीएफ चुनते समय, उद्यम में उपलब्ध अन्य साधनों और डेटा स्रोतों के साथ इसकी बातचीत की संभावना पर ध्यान देना आवश्यक है। आमतौर पर, लोकप्रिय, और इसलिए सक्रिय रूप से विकासशील प्रणालियों में सबसे लोकप्रिय कार्यक्रमों के लिए कई मॉड्यूल शामिल हैं - 1C, Parus, Oracle और कई अन्य।
उदाहरण के लिए, 1C कार्यक्रम का इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह आपको एक योग्य हस्ताक्षर के साथ पुष्टि करते हुए, इससे सीधे इलेक्ट्रॉनिक लेखांकन दस्तावेज़ बनाने, प्राप्त करने और भेजने की अनुमति दे सकता है।
