इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के एक संस्थान में उपयोग करने के फायदे और नुकसान, फायदे और नुकसान हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के मुख्य लाभ:

संस्था की सभी संरचनाएं एक सूचना स्थान में काम करेंगी;

संस्था के भीतर दस्तावेजों के प्रसंस्करण की गति, दस्तावेजों की सुरक्षा और सुरक्षा बहुत बढ़ जाती है;

डेटा एन्क्रिप्शन का उपयोग सूचना रिसाव को रोक सकता है;

कर्मचारियों की उत्पादकता बढ़ जाती है और दस्तावेज़ प्रसंस्करण में त्रुटियों की संभावना कम हो जाती है, जो कर्मचारी की योग्यता पर निर्भर करता है;

महत्वपूर्ण आर्थिक प्रभाव।

प्रणाली के कार्यान्वयन का प्रत्यक्ष प्रभाव आपको उपभोग्य सामग्रियों पर खर्च किए गए धन को बचाने, डाक और कूरियर डिलीवरी सेवाओं के लिए भुगतान, सामग्री की फोटोकॉपी करने और श्रम लागत को कम करने की अनुमति देता है। एक अप्रत्यक्ष प्रभाव प्रबंधन के वे लाभ हैं जो संगठन के कामकाज के लिए महत्वपूर्ण हैं: प्रबंधन की पारदर्शिता, प्रदर्शन अनुशासन का नियंत्रण, आदि।

तो, ईडीएमएस की शुरूआत की अनुमति देता है:

दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया को पूरी तरह से स्वचालित करें;

दूरस्थ उपयोगकर्ताओं और उपयोगकर्ता समूहों के साथ काम के संगठन को सुनिश्चित करने के लिए;

बाहरी ईमेल सिस्टम के साथ एकीकरण प्रदान करना;

प्रतिरूपकता और अंतर्निर्मित उपकरणों की उपस्थिति का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की बुनियादी क्षमताओं का निर्माण;

असीमित संख्या में उपयोगकर्ताओं की प्रणाली में एक साथ काम करने की प्रक्रिया सुनिश्चित करने के लिए;

दस्तावेजों के साथ काम की दक्षता में सुधार;

दस्तावेजों के साथ काम करने की कॉर्पोरेट संस्कृति में सुधार;

पेपर वर्कफ़्लो की मात्रा को महत्वपूर्ण रूप से कम करें;

दस्तावेजों को संसाधित करने और भेजने के लिए समय, दस्तावेजों की खोज के समय, समझौते के समय और मसौदा दस्तावेजों के अनुमोदन के लिए महत्वपूर्ण रूप से कम करना;

दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक और कागजी संस्करणों के एक साथ उपयोग के साथ सभी दस्तावेजीकरण प्रक्रियाएं प्रदान करना;

सभी प्रकार के दस्तावेजों के पंजीकरण की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करना (ई-मेल और वेब-फॉर्म से पंजीकरण, स्ट्रीमिंग स्कैनिंग के लिए समर्थन, किसी भी प्रारूप की फाइलों का पंजीकरण);

वर्कफ़्लो प्रबंधन प्रदान करें (कलाकारों के बीच दस्तावेज़ों का स्थानांतरण);

संबंधित दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए एक प्रक्रिया प्रदान करें;

पूरे जीवन चक्र में दस्तावेज़ प्रबंधन सुनिश्चित करना;

दस्तावेज़ निर्माण के क्षण से संग्रह में जमा करने के क्षण तक सभी प्रक्रियाओं की पारदर्शिता सुनिश्चित करने के लिए;

दस्तावेजों के साथ काम करने के इतिहास को सहेजना (दस्तावेज़ के साथ सभी कार्यों के समय और लेखकों का ट्रैक रखना, कामकाजी टिप्पणियों को सहेजना, संलग्न फाइलों के संस्करण का समर्थन करना);

दस्तावेज़ निर्माण के इतिहास का पता लगाएं;

दस्तावेजों के समझौते और अनुमोदन की एक स्पष्ट प्रक्रिया प्रदान करें;

निर्देशों की एक अच्छी तरह से काम करने वाली प्रणाली का निर्माण;

अनुशासन के पालन पर सख्त नियंत्रण सुनिश्चित करना;

किसी भी मानदंड के अनुसार दस्तावेजों को छाँटें;

विभिन्न विशेषताओं और पूर्ण-पाठ खोज द्वारा सूचना खोज प्रदान करना;

दस्तावेजों की आवाजाही पर सांख्यिकीय डेटा के संग्रह और विश्लेषण का स्वचालन सुनिश्चित करना;

दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक छवियों का अभिलेखीय भंडारण प्रदान करना;

पहुंच अधिकारों का विनियमन सुनिश्चित करना;

दस्तावेजों तक त्वरित पहुंच प्रदान करें;

दस्तावेजों के मात्रात्मक नुकसान को कम करना;

श्रम उत्पादकता में वृद्धि;

दस्तावेजों के संग्रह और अभिलेखीय भंडारण को प्रस्तुत करने के लिए दस्तावेज तैयार करने की लागत को कम करना;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को कानूनी प्रभाव देने के लिए;

कूरियर और डाक सेवाओं की लागत कम करना;

आंतरिक और बाहरी कोरियर की संख्या कम करें;

सूचना और संदर्भ आधार के रखरखाव को सुनिश्चित करने के लिए;

उन्नत खोज क्षमताओं का प्रावधान (जिम्मेदार खोज, उन्नत खोज, रूसी भाषा की आकृति विज्ञान को ध्यान में रखते हुए पूर्ण-पाठ खोज, गतिशील खोज फ़ोल्डरों के लिए समर्थन);

संस्था की आवश्यकताओं के अनुसार कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के पंजीकरण के लिए समर्थन;

दस्तावेजों की आवाजाही के मार्गों के लिए समर्थन (अनुक्रमिक, समानांतर, मुक्त मार्ग, शर्तों के साथ मार्ग, स्थगित);

मिश्रित वर्कफ़्लो के लिए समर्थन (टेम्पलेट्स का उपयोग करके कागज़ के दस्तावेज़ और रिपोर्ट तैयार करना, दस्तावेज़ पंजीकरण कार्ड का प्रिंट आउट लेना, मूल दस्तावेज़ों के भंडारण स्थान के लिए लेखांकन);

वर्कफ़्लो का विश्लेषण करने, रिपोर्ट बनाने के साथ-साथ कर्मचारियों के कार्यकारी अनुशासन की निगरानी के लिए उपकरणों की उपलब्धता (रिपोर्ट और विश्लेषणात्मक संदर्भ उत्पन्न करने की क्षमता, स्वचालित लॉगिंग);

सूचना सुरक्षा (डिजिटल हस्ताक्षर, डेटा एन्क्रिप्शन, लॉगिंग, एक्सेस अधिकारों और भूमिका प्रणालियों के भेदभाव, अंतर्निहित डेटा अखंडता नियंत्रण और स्वचालित बैकअप के लिए समर्थन)।

लेकिन सभी फायदों के साथ, ईडीएमएस की अपनी कमियां हैं:

कर्मचारियों के बीच "तनाव" - सब कुछ नया है, इसे कठिनाई से स्वीकार किया जाता है;

खरीद कार्यक्रमों और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की लागत, साथ ही उनके कार्यान्वयन और आगे के रखरखाव की लागत;

सूचना सुरक्षा में अंतराल - "पायरेटेड" डिस्क को पंप किए गए डेटाबेस के साथ;

रिमोट एक्सेस का उपयोग करने वाले आधुनिक हैकर उच्चतम स्तर की सुरक्षा के साथ महंगे कार्यक्रमों को तोड़ने में सक्षम हैं;

वर्कफ़्लो के प्रवाह में तेज वृद्धि के साथ, सर्वर सामना नहीं कर सकते, और श्रम उत्पादकता गिर जाती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएम) तेजी से कागज की जगह ले रहा है। और यह काफी स्वाभाविक है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने के कई फायदे हैं। दस्तावेज़ विनिमय का समय कम हो जाता है - एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ लगभग तुरंत प्रसारित होता है, और मानवीय कारक से जुड़ी त्रुटियां कम हो जाती हैं। की कीमत पर स्वचालित गठनदस्तावेज़, मैनुअल इनपुट की त्रुटियां प्राथमिक दस्तावेजऔर टैक्स रिटर्न।
ग्राहकों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभों में उनके समकक्षों के साथ दस्तावेजों के आदान-प्रदान में तेजी (समय को 75% कम करना) शामिल है।
कागज के दस्तावेजों के विपरीत इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज खो नहीं जाते हैं, क्योंकि वे इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत होते हैं और प्रतियां नियमित रूप से सहेजी जाती हैं।

EDF आपको कर्मचारियों के समय को 65% तक बचाने की अनुमति देता है। वे इस समय को कुशल काम पर खर्च कर सकते हैं, न कि मुद्रण दस्तावेजों से जुड़े नियमित काम पर, उन्हें संसाधित करने और उन्हें पत्रिकाओं में दर्ज करने पर। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के उपयोग से दस्तावेजों की छपाई, वितरण और भंडारण के लिए उद्यम की लागत 80% कम हो जाती है। अब आपको उनके लिए कागजी अभिलेखागार और किराए के परिसर को रखने की आवश्यकता नहीं है।
कागज की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ सभी विभागों और उद्यम के समग्र रूप से अधिक कुशल कार्य हैं!

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली या ईडीएमएस किसी भी संगठन के कार्यालय के काम को बहुत सुविधाजनक बनाता है। स्वचालन दस्तावेजों के निर्माण, संचलन और भंडारण से जुड़ी सामग्री और समय की लागत को काफी कम कर सकता है। कागजी दस्तावेजों के साथ नियमित काम धीरे-धीरे अतीत की बात होता जा रहा है। उसी समय, दस्तावेजों के साथ काम को स्वचालित करने की अनुमति देने वाले सॉफ़्टवेयर की मांग अपरिवर्तित रहती है।

इस लेख में, आप सीखेंगे:

• आपको संगठन में ईडीएमएस लागू करने की आवश्यकता क्यों है;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली क्या कार्य करती है और यह किन कार्यों को हल करने में मदद करती है;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करने के क्या लाभ हैं;
• क्या ईडीएमएस दस्तावेज़ संचलन की लागत को कम करने में मदद करता है?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली

दस्तावेजों के साथ काम का स्वचालन अभी भी आधुनिक कार्यालय के काम के सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्रों में से एक है। अधिकांश आधुनिक संगठनों द्वारा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करने के लाभों की सराहना की गई है: से शुरू करना राज्य संरचनाएंछोटी निजी कंपनियों के साथ समाप्त। वे नियमित कागजी कार्रवाई से जुड़ी गतिविधियों को बहुत सरल करते हैं: वे समय और सामग्री की लागत को कम करते हैं, सूचना की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं, और व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पारदर्शिता बनाए रखते हैं। अधिकांश प्रबंधकों के पास अब यह प्रश्न नहीं है कि उन्हें इसकी आवश्यकता क्यों है एसईडी... आधुनिक कंपनियों में, यह आईटी अवसंरचना का एक आवश्यक तत्व बन जाता है।

ईडीएमएस एक विशेष सॉफ्टवेयर है जिसे असंरचित दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह आपको किसी भी डिजिटल दस्तावेज़ को बनाने, संशोधित करने, खोजने और स्थानांतरित करने की अनुमति देता है। कुछ मामलों में, ईडीएमएस एक ईसीएम सिस्टम (एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट) में विकसित हो सकता है, जो कि बड़े पैमाने पर है। कॉर्पोरेट सामग्री प्रबंधन प्रणाली ईडीएमएस के सभी कार्य करती है और साथ ही साथ सूचना प्रबंधन प्रौद्योगिकियां भी हैं।

ईडीएमएस के क्षेत्र में नियामक ढांचा

स्वचालित प्रणालियों की बढ़ती लोकप्रियता के बावजूद, उनके डेवलपर्स की गतिविधियों को व्यावहारिक रूप से विधायी स्तर पर विनियमित नहीं किया जाता है। सॉफ्टवेयर बनाते समय और उसके कार्यान्वयन के लिए, निम्नलिखित नियामक कानूनी कृत्यों को एक गाइड के रूप में उपयोग किया जाता है:

• N149-FZ "सूचना पर, सूचान प्रौद्योगिकीऔर सूचना के संरक्षण पर ";
• गोस्ट आर 51141-98। कार्यालय का काम और संग्रह;
• गोस्ट आर 6.30-2003। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;
• N1-FZ "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर";
• सरकारी डिक्री संख्या 754 "अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली पर विनियमों के अनुमोदन पर";
• N152-ФЗ "व्यक्तिगत डेटा पर";

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्य

प्रश्न का उत्तर, हमें क्यों चाहिए एसईडीउन गुणात्मक परिवर्तनों के रूप में कार्य कर सकता है जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली दस्तावेजों के साथ काम करने की अधिकांश प्रक्रियाओं में करती है। ईडीएमएस के मुख्य कार्य हैं:

• प्रलेखन का निर्माण, पंजीकरण, प्रसंस्करण, स्थानांतरण और भंडारण;
• दस्तावेजों में परिवर्तन को ट्रैक करना और उनके निष्पादन की समय सीमा का नियंत्रण;
• संदर्भ पुस्तकों का निर्माण;
• दस्तावेजों का संचलन, उनका उपयोग करने के अधिकारों का हस्तांतरण, समीक्षा और सुधार;
• रिपोर्ट का गठन;
• अभिगम नियंत्रण;
• संस्करण नियंत्रण;
• कार्यालय के काम के मुख्य क्षेत्रों का स्वचालन;
• बैठकों, बैठकों, अनुबंधों का प्रबंधन।

कार्यालय में ईडीएमएस के कार्य विभिन्न संगठनात्मक स्तरों पर कार्य करते हैं

कई प्रबंधक खुद से पूछते हैं कि उन्हें व्यक्तिगत रूप से ईडीएमएस की आवश्यकता क्यों है। अधिकांश इसे केवल कार्यालय कार्य सेवा के लिए एक उपकरण के रूप में देखते हैं, एक ऐसी तकनीक जो प्रशासनिक प्रक्रियाओं को प्रभावित नहीं करती है। हालांकि, यह विभिन्न पदानुक्रमित स्तरों की बातचीत को बहुत सुविधाजनक बनाता है। संगठनात्मक संरचना, आपको प्रासंगिक जानकारी का शीघ्रता से आदान-प्रदान करने और उसके आधार पर निर्णय लेने की अनुमति देता है।

ईडीएमएस कार्यों को कंपनी प्रबंधन के स्तरों के अनुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:

• कंपनी प्रबंधन, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुख:

  प्रबंधन निर्णय लेने के लिए आवश्यक डेटा की शीघ्र प्राप्ति;
  ○ दस्तावेजों के निष्पादन का नियंत्रण;

• सहायक प्रबंधक, सचिव, सहायक:

  ○ सेवा दस्तावेज़ीकरण के लिए तेज़ और सटीक खोज;
  अनुशासन के पालन पर नियंत्रण;
  ○ परियोजना की तैयारी के समय में कमी;
  अनुमोदन और अनुमोदन प्रक्रियाओं में तेजी लाना;
  घटनाओं की तैयारी की सुविधा;

• वित्तीय, आर्थिक और लेखा सेवा:

  शाखाओं से प्रधान कार्यालय में स्थानांतरण के समय में कमी;
  प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के नुकसान के जोखिम को कम करना;
  राज्य पर्यवेक्षी निकायों के सुलह या निरीक्षण के लिए रिपोर्ट तैयार करने, दस्तावेजों के चयन में लगने वाले समय में कमी;

• विधिक सेवाएं

  अनुबंधों, समझौतों, अनुबंधों की तैयारी पर काम की श्रम तीव्रता को कम करना;
  ○ समय सीमा का नियंत्रण;
  ○ स्थानीय विनियमों के लिए त्वरित खोज।

संबंधित दस्तावेज डाउनलोड करें:

• कार्यालय के काम के लिए निर्देश (टुकड़ा)। दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्राप्ति और निपटान का रजिस्टर
• माइग्रेशन का लॉग और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का पुनर्लेखन
• कॉर्पोरेट ईमेल के साथ काम करने के निर्देश

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करने के लाभ

बाजार में मौजूद इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में, यह भेद करने के लिए प्रथागत है: कार्यालय प्रणाली, डिजिटल अभिलेखागार, वर्कफ़्लो और ईसीएम सिस्टम। वे सभी समर्थित कार्यों की संख्या में भिन्न हैं, हालांकि, उनके समान फायदे हैं, जो इस सवाल को लगभग पूरी तरह से हटा देते हैं कि क्या हमें ईडीएमएस की आवश्यकता क्यों है?एक आधुनिक कंपनी में। यह प्रावधान:

• सुरक्षा;
• संस्करण;
• त्वरित खोज;
• रिपोर्ट और अधिसूचनाओं की त्वरित पीढ़ी;
• रूटिंग;
• वेब के साथ एकीकरण;
• डेटाबेस में प्रलेखन का व्यवस्थितकरण;
• मूल कागज की स्कैनिंग और मान्यता;
• बैकअप बनाने की क्षमता;
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं का सूचना समर्थन।

ईडीएमएस की तकनीकी क्षमताएं

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के पारंपरिक कार्यालय-कार्य प्रौद्योगिकियों पर कई स्पष्ट लाभ हैं। नई तकनीकों की शुरूआत ने विस्तार करना संभव बना दिया कार्यक्षमताएसईडी ऐसी तकनीकों के उदाहरण हैं:

• कागज दस्तावेजों की स्कैनिंग और मान्यता

प्राप्त होने पर पत्राचार को स्कैन करना और पहचानना, संग्रह में मूल कागज को स्थानांतरित करना और कर्मचारियों को आगे के उपयोग के लिए एक डिजिटल संस्करण प्रदान करना आने वाली वृत्तचित्र धाराओं को व्यवस्थित करने में मदद करता है।

• मीडिया प्रौद्योगिकी का उपयोग

आधुनिक ईडीएमएस आपको न केवल ग्राफिक छवियों और पाठ फ़ाइलों का आदान-प्रदान करने की अनुमति देता है, बल्कि अधिकांश मौजूदा मीडिया प्रारूपों का समर्थन करता है। मल्टीमीडिया आपको अधीनस्थों को सौंपे गए कार्यों को अधिक संक्षेप में प्रस्तुत करने की अनुमति देता है, आवश्यक कार्यान्वयन की विशेषताओं को व्यक्त करता है।

• इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर तकनीक ईडीएमएस की सूचना सुरक्षा को बढ़ाती है। यह आपको आधिकारिक कृत्यों के लेखकत्व को प्रमाणित करने की अनुमति देता है, विभिन्न संगठनात्मक स्तरों के प्रबंधकों के बीच समन्वय की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाता है।

• गोपनीय दस्तावेजों और ट्रांसमिशन चैनलों का एन्क्रिप्शन

एन्क्रिप्शन दस्तावेजों के प्रसारण की सुविधा प्रदान करता है उच्च स्तरगोपनीयता, और डिजिटल कुंजी का उपयोग करके उन तक पहुंच को विनियमित करने में भी मदद करता है।

• बल्क मेलिंग

ई-मेल के साथ एकीकरण से बड़ी संख्या में कर्मचारियों को तुरंत आदेश और सूचनाएं भेजना संभव हो जाता है, जिससे कार्य निष्पादन की दक्षता में काफी वृद्धि होती है।

• मुद्रण रिपोर्ट

एक आधुनिक संगठन द्वारा ईडीएमएस की आवश्यकता क्यों है इसका एक और उदाहरण स्वचालित रिपोर्टिंग की संभावना में देखा जा सकता है। यह महत्वपूर्ण समय की बचत और प्रत्येक कर्मचारी की दक्षता में वृद्धि में योगदान देता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरुआत करते समय, अधिकांश कंपनियां मुख्य रूप से स्वचालन के आर्थिक लाभों के बारे में सोचती हैं। हालांकि, लागत में कमी के संदर्भ में प्रणाली का आकलन केवल आंशिक रूप से सही है। ऐसी प्रणालियों का मुख्य कार्य प्रशासनिक निर्णयों की गुणवत्ता में सुधार करना है। यदि ईडीएमएस ने कार्यान्वयन परियोजना के प्रारंभिक कार्यों को हल करने में मदद की, तो इसका उपयोग उचित है, और प्रश्न का उत्तर: ईडीएमएस की आवश्यकता क्यों है, पहले ही मिल चुका है।

एकीकरण की डिग्री के आधार पर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों को निम्नलिखित प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है:

• यूनिवर्सल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली(ईडीएमएस सिस्टम)। ये स्वतंत्र दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ हैं जिन्हें दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए पूरी तरह से डिज़ाइन किया गया है। एक नियम के रूप में, ऐसे सिस्टम क्लाइंट-सर्वर तकनीक का उपयोग करते हैं।
• समूह कार्य प्रबंधन प्रणाली... ये सिस्टम उपयोगकर्ताओं के समूह के दस्तावेजों और डेटा के साथ वितरित कार्य प्रदान करते हैं। उनका मुख्य उद्देश्य सहयोग सुनिश्चित करना है। इसलिए, समूह कार्य प्रबंधन प्रणालियों में ईडीएमएस प्रणालियों की तुलना में काफी कम कार्यक्षमता होती है।
• अंतर्निहित मॉड्यूल शामिल हैं सूचना प्रणालियोंप्रबंध... सभी ईआरपी सिस्टम में ऐसे मॉड्यूल होते हैं। इन मॉड्यूल में सीमित कार्यक्षमता भी है (ईडीएमएस सिस्टम की तुलना में) और, एक नियम के रूप में, ईआरपी सिस्टम की बुनियादी कार्यक्षमता के कार्यान्वयन के बिना काम नहीं करते हैं।

एक अन्य क्षेत्र जिसमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की संरचना करना संभव है, वह है आवेदन का क्षेत्र। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ हैं जो विशेष प्रकार के दस्तावेज़ीकरण या गतिविधि के क्षेत्रों पर केंद्रित हैं। उदाहरण के लिए, पीडीएम सिस्टम, सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट सपोर्ट सिस्टम, हेल्पडेस्क-टाइप सिस्टम, मेडिकल डॉक्यूमेंटेशन सपोर्ट सिस्टम आदि।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का कार्यान्वयन

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन में कई चरण शामिल हैं जिन्हें संगठन को स्वतंत्र रूप से निष्पादित करना चाहिए, चाहे सिस्टम आपूर्तिकर्ता की भागीदारी कुछ भी हो। इन चरणों में तार्किक रूप से परस्पर संबंधित गतिविधियों और गतिविधियों का एक सेट शामिल है जो संगठन को परियोजना का समग्र रूप से मूल्यांकन करने और परियोजना के सफल समापन की संभावना को बढ़ाने की अनुमति देगा।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन के चरणों का सामान्य आरेख चित्र में दिखाया गया है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन के मुख्य चरणों में शामिल हैं:

चरण 1. बुनियादी प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं की परिभाषा।

इस चरण का उद्देश्य मौजूदा कार्यप्रवाह प्रक्रियाओं और प्रलेखन प्रसंस्करण प्रक्रियाओं की संरचना को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना है। इसके लिए मौजूदा प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं के विस्तृत विश्लेषण की आवश्यकता है।

इस चरण के दौरान यह आवश्यक है:

• शीर्ष-स्तरीय प्रक्रियाओं को परिभाषित करें;
• प्रक्रियाओं की विस्तृत संरचना का निर्धारण;
• कार्यप्रवाह प्रक्रियाओं के लिए व्यावसायिक लक्ष्यों को परिभाषित करना;
• कार्यप्रवाह प्रक्रियाओं के लिए तकनीकी लक्ष्यों को परिभाषित करें।

चरण 2. कार्यप्रवाह प्रक्रियाओं के लिए आवश्यकताओं का निर्धारण।

इस स्तर पर, यह निर्धारित किया जाता है कि कार्यप्रवाह प्रक्रियाओं में कौन से परिवर्तन करने की आवश्यकता है ताकि वे कुशलता से काम करें और स्वचालित हो सकें।

इस स्तर पर यह आवश्यक है:

• दस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रियाओं का तकनीकी मूल्यांकन करना;
• प्रक्रियाओं के लिए व्यावसायिक आवश्यकताओं को परिभाषित करें;
• प्रक्रिया मानचित्र तैयार करें "जैसा होना चाहिए";
• प्रक्रियाओं की मापनीय विशेषताओं को स्थापित करना;
• प्रतिपादित करना तकनीकी आवश्यकताएंकार्यप्रवाह प्रक्रियाओं के लिए और एक तकनीकी असाइनमेंट तैयार करने के लिए।

नमूना दस्तावेज:

प्रक्रिया मानचित्र "इनबाउंड पत्राचार प्रबंधन"	प्रक्रिया मानचित्र "आउटबाउंड पत्राचार प्रबंधन"	कार्यप्रवाह स्वचालन के लिए संदर्भ की शर्तें

चरण 3. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के लिए मानदंड का गठन।

पहले और दूसरे चरण के आंकड़ों के आधार पर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के लिए मानदंडों का एक सेट तैयार करना आवश्यक है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने का मानदंड बड़े पैमाने पर आगे के काम के दायरे और सिस्टम आपूर्तिकर्ता के साथ बातचीत के आयोजन की प्रक्रिया को निर्धारित करेगा।

इस स्तर पर यह आवश्यक है:

• मौजूदा दस्तावेजों को प्रकार से वर्गीकृत करें;
• दस्तावेजों के मौजूदा रूपों का आकलन करें;
• डेटा की संरचना निर्धारित करें जिसे इलेक्ट्रॉनिक रूप में स्थानांतरित किया जाएगा;
• उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस के लिए आवश्यकताओं को परिभाषित करें;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के लिए मानदंड का एक सेट तैयार करें।

चरण 4. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का चयन करना।

यह चरण संगठन को मुख्य प्रौद्योगिकियों को निर्धारित करने की अनुमति देता है जिसके आधार पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली संचालित होगी, उपयुक्त प्रणाली का चयन करें और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन के लिए सेवा प्रदाता का निर्धारण करें।

इस स्तर पर यह आवश्यक है:

• दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यों की संरचना का निर्धारण;
• दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के प्रकार का निर्धारण जो संगठन की आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त है;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के संभावित आपूर्तिकर्ताओं की सूची बनाएं;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का आपूर्तिकर्ता चुनें।

चरण 5. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन के लिए परियोजना प्रबंधन।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के आपूर्तिकर्ता को चुनने के बाद, एक कार्यान्वयन योजना विकसित करना आवश्यक है। इस चरण में काफी लंबा समय लग सकता है, लेकिन नियोजन समय प्रणाली के कार्यान्वयन के समय को काफी कम कर सकता है। योजना को सेवा प्रदाता के साथ मिलकर विकसित किया जा सकता है।

परियोजना प्रबंधन योजना में निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल होनी चाहिए:

• सिस्टम कार्यक्षमता डिजाइन;
• व्यवस्था का कार्यान्वयन;
• प्रणाली परीक्षण और मूल्यांकन;
• प्रणाली का परीक्षण संचालन;
• प्रणाली का संशोधन और ट्यूनिंग।

चरण 6. सिस्टम का दस्तावेजीकरण।

इस चरण को पिछले चरण के समानांतर किया जा सकता है। इस चरण का उद्देश्य कुछ संगठनात्मक नियम बनाना है जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के स्थिर संचालन को सुनिश्चित करेगा।

इस स्तर पर यह आवश्यक है:

• स्टाफ प्रशिक्षण आयोजित करना;
• उपयोगकर्ता सहभागिता के लिए प्रक्रियाओं और विनियमों का विकास करना;
• प्रणाली के साथ काम करने के लिए दिशानिर्देश विकसित करना।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के लिए मानदंड

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने का मानदंड काफी हद तक संगठन की जरूरतों और क्षमताओं पर निर्भर करता है। मानदंड की विस्तृत संरचना सीधे व्यावसायिक लक्ष्यों और कार्यप्रवाह प्रक्रियाओं के तकनीकी लक्ष्यों के आधार पर निर्धारित की जानी चाहिए।

विस्तृत मानदंडों के अलावा, संगठन को सामान्यीकृत मानदंडों का उपयोग करना चाहिए जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के प्रकार और उपयोग की जाने वाली तकनीकों से संबंधित हैं।

इन सामान्यीकृत मानदंडों में शामिल हैं:

• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की "परिपक्वता"... चयनित प्रणाली की "परिपक्वता" के स्तर का आकलन करना आवश्यक है। ऐसा मूल्यांकन आपको यह समझने की अनुमति देगा कि सिस्टम कितने समय से बाजार में है, कितने संगठन इस प्रणाली का उपयोग कर रहे हैं, क्या सिस्टम में अपडेट हैं। यदि सिस्टम नया है, और अभी बाजार में प्रवेश किया है, तो सिस्टम में त्रुटियों की उच्च संभावना है। इससे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के संचालन के दौरान समस्याएं हो सकती हैं।
• उद्योग अनुपालन... वी विभिन्न प्रकारगतिविधियों के अपने मानक होते हैं जो प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह को प्रभावित करते हैं। सिस्टम चुनते समय, इस बात पर ध्यान देना आवश्यक है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में इन मानकों की आवश्यकताओं को कैसे ध्यान में रखा जाता है।
• उद्देश्यों और महत्वपूर्ण सफलता कारकों के साथ संरेखण... एक प्रणाली चुनते समय, संगठन के उद्देश्यों के साथ संरेखण की डिग्री पर विचार करना आवश्यक है। यह महत्वपूर्ण है कि प्रणाली संगठन के लक्ष्यों और प्रमुख आवश्यकताओं के लिए यथासंभव प्रासंगिक हो। यदि सिस्टम आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है, तो सिस्टम की पसंद को बदलना आवश्यक है, लेकिन प्रमुख आवश्यकताओं और लक्ष्यों को नहीं बदलना है। एक संगठन एक विशिष्ट दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली के लिए कुछ आवश्यकताओं को बदल सकता है, लेकिन केवल तभी जब ये आवश्यकताएं संगठन की प्रक्रियाओं के लिए महत्वपूर्ण न हों।
• तकनीकी सहायता स्तर... यह मानदंड इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली आपूर्तिकर्ता की पसंद को संदर्भित करता है। कार्यान्वयन के दौरान और सिस्टम के संचालन के दौरान, सिस्टम के तकनीकी समर्थन के स्तर का आकलन करना आवश्यक है।
• सिस्टम मापनीयता... यह चयन मानदंड संगठन की गतिविधियों के विस्तार की दृष्टि से महत्वपूर्ण है। जैसे-जैसे कार्य का दायरा बढ़ता है और सिस्टम के उपयोगकर्ता आधार का विस्तार होता है, इसे संगठन को समाधानों को स्केल करने की अनुमति देनी चाहिए।
• सिस्टम प्रलेखन उपलब्धता... उपयोगकर्ता दस्तावेज़ीकरण के अलावा, किसी संगठन के लिए सिस्टम सेटिंग्स को प्रशासित करने या बदलने के लिए दस्तावेज़ीकरण तक पहुंच होना महत्वपूर्ण हो सकता है।
• प्रणाली सुरक्षा। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनते समय, सिस्टम में लागू सुरक्षा उपायों पर ध्यान देना आवश्यक है। किसी संगठन की अपनी डेटा सुरक्षा और गोपनीयता नीति संबंधी आवश्यकताएं हो सकती हैं। आपके द्वारा चुनी गई प्रणाली को आपको संगठन की सुरक्षा नीति के अनुसार सूचना और दस्तावेजों तक पहुंच को अनुकूलित करने की अनुमति देनी चाहिए।
• सिस्टम लचीलापन... कुछ संगठनों के लिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का डाउनटाइम एक महत्वपूर्ण कारक हो सकता है। सिस्टम चुनते समय, आपको इस बात पर ध्यान देने की आवश्यकता है कि सिस्टम को न्यूनतम कार्यशील कॉन्फ़िगरेशन में पुनर्स्थापित करने में कितना समय लग सकता है।
• स्वामित्व लागत... सिस्टम चुनते समय, सिस्टम के मालिक होने की कुल लागत को ध्यान में रखना आवश्यक है: लाइसेंस खरीदने की लागत, प्रशासन की लागत, सिस्टम के विस्तार की लागत, तकनीकी सहायता और उन्नयन की लागत, हार्डवेयर की लागत , आदि।

इन मानदंडों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनने के सबसे सामान्य पहलू शामिल हैं। मानदंडों का एक पूरा सेट विकसित करने के लिए, संगठन के कई विभागों को शामिल करना आवश्यक है: प्रबंधन, कानूनी सेवा, आईटी विभाग, तकनीकी विशेषज्ञ, दस्तावेज़ प्रवाह विशेषज्ञ, आदि।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लाभ

एक एकीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के मुख्य लाभ

कागज कार्यालय के काम से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में जाने की आवश्यकता पर लंबे समय से बात की गई है, लेकिन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत के वास्तविक लाभ क्या हैं?

ईडीएमएस एडवांटेज # 1: कंपनी की उत्पादकता में वृद्धि

खोज आवश्यक दस्तावेजऔर एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की उपस्थिति में जानकारी, पारंपरिक कागज कार्यालय के काम की तुलना में बहुत कम समय खर्च होता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन तक पहुंच आपकी कंपनी के किसी भी पीसी से प्राप्त की जा सकती है, जहां प्रभावी प्रबंधन प्रणाली बीबी कार्यक्षेत्र स्थापित है।

ईडीएमएस लाभ # 2: अप-टू-डेट जानकारी तक त्वरित पहुंच

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का मुख्य लाभ दस्तावेजों के नवीनतम संस्करणों को जल्दी और आसानी से खोजने की क्षमता है। इस प्रकार, वर्कफ़्लो की प्रासंगिकता की समस्या हल हो जाती है, अर्थात, भले ही एक ही दस्तावेज़ कई संस्करणों में मौजूद हो, उपयोगकर्ता इसे खोजने में सक्षम होगा नवीनतम संस्करणफ़ाइल और इसके साथ पहले से ही काम करें।

ईडीएमएस एडवांटेज # 3: मानव कारक त्रुटियों को कम करना

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का सही संगठन आपको उन त्रुटियों को बाहर करने की अनुमति देता है जो मानव कारक द्वारा दर्ज की जाती हैं। पेपर वर्कफ़्लो के साथ, लापता दस्तावेज़ों को खोजने में घंटों लगते हैं, जबकि ईडीएमएस कुछ ही सेकंड में समान कार्य का सामना करता है।

ईडीएमएस नंबर 4 का लाभ: सामग्री लागत में कमी

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली संगठन की लागत को काफी कम करती है। सबसे पहले, काम के स्वचालन के कारण कंपनी के कर्मचारियों की उत्पादकता बढ़ जाती है, और दूसरी बात, पेपर वर्कफ़्लो में उपयोग किए जाने वाले उपभोग्य सामग्रियों की लागत कम हो जाती है।

ईडीएमएस एडवांटेज # 5: बेहतर इंटरेक्शन

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के प्रमुख लाभों में से एक संगठन के भीतर विभागों और प्रभागों के बीच बेहतर संचार है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत संचार, सूचना विनिमय की सुविधा प्रदान करती है, और विभिन्न विभागों के बीच बाधाओं को तोड़ने में भी मदद करती है।

ईडीएमएस नंबर 6 का लाभ: दस्तावेजों के साथ सामूहिक कार्य

दस्तावेज़ प्रवाह स्वचालन कई उपयोगकर्ताओं को एक ही फ़ाइल के साथ एक ही समय में काम करने की अनुमति देता है, साथ ही दस्तावेज़ों के एक डेटाबेस के माध्यम से खोज करता है।

ईडीएमएस एडवांटेज # 7: अतिरिक्त कर्मचारियों की आवश्यकता को कम करना

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह के साथ उत्पादन की मात्रा में वृद्धि के लिए कर्मियों के महत्वपूर्ण विस्तार की आवश्यकता नहीं होती है; यह bb कार्यक्षेत्र प्रभावी प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करके मौजूदा टीम के काम को स्वचालित करने के लिए पर्याप्त है।

ईडीएमएस नंबर 8 का लाभ: दस्तावेजों के भंडारण की लागत को कम करना

रूसी संघ का कानून 5 साल के लिए दस्तावेजों के भंडारण की अवधि प्रदान करता है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत से दस्तावेजों के भंडारण की लागत कम हो जाएगी।

ईडीएमएस नंबर 10 का लाभ: दस्तावेजों की क्षति से सुरक्षा

ईडीएस का उपयोग आग या अन्य अप्रत्याशित परिस्थितियों के कारण जोखिम को कम करता है। दुर्भाग्य से, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर पूरी तरह से स्विच करना और कागजी कार्रवाई से छुटकारा पाना संभव नहीं है, क्योंकि रूसी संघ के कानून के अनुसार, कागज को अभी भी दस्तावेज़ का एक महत्वपूर्ण रूप माना जाता है, लेकिन कुल मात्रा में ऐसे दस्तावेज़ों का प्रतिशत है अपेक्षाकृत छोटा।

ईडीएमएस एडवांटेज # 11: संगठन के अमूर्त लाभ

अमूर्त लाभ पहली नज़र में इतने ध्यान देने योग्य नहीं हैं और केवल अप्रत्यक्ष रूप से कंपनी की दक्षता को प्रभावित करते हैं। उदाहरण के लिए, इन लाभों में दस्तावेज़ की धारणा में सुधार करना या कर्मचारियों और ग्राहकों के अनुशासन को बढ़ाना शामिल है।

ईडीएमएस # 12 का लाभ: कॉर्पोरेट जागरूकता बढ़ाना

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत से अप्रत्याशित परिणामों में से एक को कॉर्पोरेट चेतना में वृद्धि कहा जा सकता है। प्रत्येक कर्मचारी एक ही टीम के एक हिस्से की तरह महसूस करना शुरू कर देता है, सामान्य लक्ष्यों और उद्देश्यों को स्पष्ट रूप से समझता है।